新编大学计算机基础教程 课件 3.7 长篇文档的处理

13.7长篇文档的处理3.7.1文档的显示页面视图阅读版式视图Web版式视图大纲视图草稿视图23.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化格式刷用鼠标去刷要复制格式的其它文本注意：单击格式刷，只能复制格式一次；

双击格式刷，可以复制格式多次。选定已有格式的文本格式刷33.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化样式样式：是已设置好字符和段落格式的一个组合，使

用样式可使不同段落具有相同的格式设置。样式类型：标准样式、用户自定义样式。“开始”选项卡→“样式”组43.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化样式“样式”窗格启动按钮自定义样式标准样式新建样式前将光标置于设置好格式的段落中“开始”选项卡→“样式”组53.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化样式新建样式自动更新新建样式名称63.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化样式73.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化文档模板使用模板可以快速创建出外观精美、格式专业的文档，Word2010提供了多种模板，用户可以根据具体的应用需要选用不同的模板。下面举例说明Office2010已将MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了应用程序中，以使用户可以在新建文档时快速浏览并选择适用的模板使用。83.7长篇文档的处理3.7.2快速格式化文档模板“文件”选项卡93.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等长文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。103.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引编制目录

文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入目录。1．手动创建文档目录2．自动创建文档目录10113.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引编制目录11123.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引编制目录当创建文档目录后，如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录功能。133.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引编制索引

为了能够在文档中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。13效果显示143.7长篇文档的处理3.7.3编制目录和索引编制索引标记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本插入标记。153.7长篇文档的处理3.7.4文档的修订与批注修订

修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。1．使用修订2．在修订过程中使用批注框3．显示以供审阅4．设置显示标记5．审阅窗格的使用6．接受或者拒绝修订15163.7长篇文档的处理3.7.4文档的修订与批注批注在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过Word的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用Word2010的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。173.7长篇文档的处理3.7.4文档的修订与批注批注批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。1．创建批注2．删除批注17183.7长篇文档的处理3.7.5文档保护为了防止其他用户对重要的文档进行修改，除了常用的设置文档为只读属性外，Word2010还提供了强大的文档保护功能。启用文档保护功能，可以限制用户对文档的编辑、格式设置等。193.7长篇文档的处理3.7.6邮件合并无论是活动通知还是成绩报告单，都需要发给多个不同的人，但是这类文档的主题内容却是固定的，只是少部分关键词不同，如：姓名、称谓、成绩、邮递地址等。虽说通过复制粘贴逐个处理也未尝不可，但是如果人数众多，难免效率低下，而且容易出现差错和疏漏。如果了解域的运用，就可以通过邮件合并高效率地批量处理。邮件合并是通过域的操作实现的。20邮件合并步骤首先建立活动通知还是成绩报告单的WORD文档；其次建立包含文档中部分关键词如：姓名、称谓、成绩、邮递地址等的EXCEL表格文件；。通过连接数据源，在WORD文档中逐项插入EXCEL表格中的关键字域；最后通过邮件合并高效率地完成批量文档的生成、打印或邮件发送。3.7长篇文档的处理21邮件合并数据源3.7长篇文档的处理22邮件合并源文档3.7长篇文档的处理23邮件合并打开数据源3.7长篇文档的处理24邮件合并插入域关键字3.7长篇文档的处理25邮件合并完成并合并为单个文档3.7长篇文档的处理2