任务二：商务会议礼仪

任务描述：在这个任务中需要掌握商务会议的流程，并掌握会议座次的安排。举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。知识点和技能点：

1．会议工作流程２．会议座次安排任务二商务会议礼仪情景导入：某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2012XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：2012年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表、服装集团产品介绍资料、订货意向书、购销合同。

7．会

址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、足够的椅子、

纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件)等。

10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。

项目任务：1．本案例中的服装展示会内容安排是否完整？2．你认为会议应该有哪些礼仪流程？知识点1：公司会议流程礼仪情景1：公司会议会前工作流程图情景2：公司会议会中工作流程图情景3：公司会议会后工作流程图

一个多变的通知有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。问题：

请你从协调的角度说说怎样才能不出现上述这种情况，从而使工作顺利进行？

情景分析：技能点1：会议座次安排:情景1：小型会议座次安排

1．小型会议形式：适合于召开15人至20人左右的会议。

2．小型会议类型：如工作周例会、月例会、技术会议、董事会。

3．它的主要特征：是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。

4．小型会议的排座种类：（1）面门设座它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座，即尊位。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。（2）依景设座所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。5．沙发式小型会议，商务接洽：[实践训练一]小型会议座次安排实训以下是一个小型会议的参加人员名单，请为下列人员安排会议的座次，把代表人员的字母添入图中代表座位的圆圈中。A．董事长（东道主）B．公关部经理（东道主）C．秘书（东道主）D．翻译（东道主）E．外联部经理（外方）F．外联部工作人员（外方）G．公关部工作人员（外方）

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1．大型会议：一般是指与会者众多、规模较大的会议。

2．类型：如企业职工代表大会、报告会、经验交流会、新闻发布会、庆祝会。

3．最大特点：会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。情景2：大型会议座次安排主席台排座：

1．大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。

2．在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。

3．主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。主席团排座：（互动）

1．按照国际惯例排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是右侧高于左侧，但我国政务会议是左侧高于右侧（如下图）。753124675312468主席台人数为单数时主席台人数为双数时8642主宾主人3579

2．判断左右的基准是顺着主席台上就座的视线,而不是观众视线。

主持人座席：

1．会议主持人，又称大会主席。

2．其具体位置之所在有三种方式可供选择：

一是居于前排正中央；

二是居于前排的两侧；

三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。发言者席位：

1．发言者席位，又叫做发言席。

2．在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。

3．发言席的常规位置有两种：

一是主席团的正前方；

二是主席台的右前方。

群众席排座：在大型会议上，主席台之下的一切座席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二：

1．自由式择座：即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。

2．按单位就座：它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。具体依据：（1）既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成序列。（2）按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。（3）在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排；二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。照像排位：次序排列等同与主席台排列方式

照像排位：次序排列等同与主席台排列方式

提问１：商务会议禁忌事项有哪些内容？

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则

上以3分钟为限)；

2.不可从头到尾沉默到底；

3.不可取用不正确的资料；

4.不要尽谈些期待性的预测；

5.不可做人身攻击；

6.不可打断他人的发言；7.不可不懂装懂，胡言乱语；8.不要谈到抽象论或观念论；9.不可对发言者吹毛求疵；10.不要中途离席。提问２：商务会议中如何运用肢体语言？1．不要摆出双手紧握或双臂交叉胸前的防卫姿势，这些动作只能说明你比较保守。

2．不要摆出说教式的动作，也就是那些指指点点表示强调、坐在台前交叉握双手、手指撑出一个高塔形状的动作，这些动作是骄傲自大的表现。3．无论你讲的主题多么严肃，偶尔的微笑，而不是咧嘴大笑，总能帮助你赢得更多的支持。提问３：如何按照规范格式做好会议记录？1．会议基本情况。包括：

会议名称；开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）；会议地点；出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会，人数过多的会议可只写出席范围和人数）；列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。2．会议内容。包括：会议议题；会议发言；会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。[实践训练二]商务会议礼仪训练一、训练内容：我们将在这个任务中训练学生座次安排能力，主持人、发言人及与会者的礼仪技巧运用能力。二、情境设置：华南海洋公司为表彰一年来为公司发展做出突出贡献的有功人员，今天将举行总结表彰会议，公司7位领导将全部出席，会议由分管销售的张经理主持，刘总经理将做重要讲话，有两位典型代表将发言，与会人员约50人。就此次会议进行安排，并演练会议过程。

三、训练组织：课余时间布置实训内容，指定7位同学担任上述不同角色，其他同学扮演与会者。根据上述情景，演练开会过程，并展现座位安排，主持人、发言人及与会者的礼仪技巧运用能力。四、教学安排：