行业交流会议服务合同

行业交流会议服务合同编号：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX区XX街道XX号

乙方：XX咨询有限公司

地址：XX省XX市XX区XX街道XX号

鉴于甲方希望在业务领域内提升专业素养，乙方拥有丰富的行业交流会议服务经验，双方本着平等互利的原则，经友好协商，就甲方举办行业交流会议服务事宜，达成如下协议：

一、合同目的：甲方委托乙方提供行业交流会议服务，以促进甲方在业务领域内的交流与合作，提升公司形象及知名度。

二、合同背景：随着我国经济的快速发展，甲方认识到行业交流会议在业务拓展和资源整合方面的重要性，为提高公司竞争力，甲方决定举办行业交流会议。乙方凭借在会议服务领域的丰富经验，成为甲方的合作伙伴。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应按照合同约定的时间、地点举办行业交流会议，并确保会议的顺利进行。

2.甲方应提前向乙方提供会议主题、参会人员名单、会议议程等相关资料，以便乙方做好会议筹备工作。

3.甲方应负责会议期间的场地租赁、音响设备、投影仪等硬件设施的安排。

4.甲方应确保会议期间的安全、秩序，并负责参会人员的餐饮、住宿等后勤保障。

5.甲方应按照合同约定向乙方支付服务费用，并在合同约定的期限内完成支付。

6.甲方应配合乙方在会议前进行宣传推广，提高会议的知名度和影响力。

乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的相关资料，制定详细的会议服务方案，包括场地布置、音响设备调试、会务接待等。

2.乙方应确保会议期间各项服务的质量，包括音响设备、投影仪等硬件设施的正常运行。

3.乙方应指派专人负责会议现场的协调与管理，确保会议按计划进行。

4.乙方应负责会议资料的收集、整理和归档，并按照甲方要求提供会议总结报告。

5.乙方应按照合同约定的时间、地点为甲方提供行业交流会议服务，确保会议的顺利进行。

6.乙方应按照合同约定收取服务费用，并在合同约定的期限内提供发票。

7.乙方应积极配合甲方在会议前进行宣传推广，提高会议的知名度和影响力。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定提供高质量的行业交流会议服务。

2.甲方有权要求乙方在会议期间保持良好的服务态度，确保会议顺利进行。

3.甲方有权要求乙方在会议结束后提供会议总结报告及相关资料。

双方义务：

1.双方应遵守合同约定，履行各自的权利和义务。

2.双方应保持沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题。

3.双方应共同维护会议的秩序和形象，确保会议的顺利进行。

4.双方应遵守国家法律法规，不得损害对方及第三方的合法权益。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本合同项下，乙方提供行业交流会议服务的总金额为人民币拾万元整（￥100,000.00），大写：人民币壹拾万元整。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在合同签订后五个工作日内向乙方支付合同总金额的30%作为预付款，用于乙方开始筹备会议的相关费用。

2.进度款：甲方应在会议筹备期间，根据乙方提交的进度报告和实际支出，分阶段支付剩余款项的70%。具体支付节点如下：

a.会议场地确认及设备租赁完毕后，支付剩余款项的20%；

b.会议前一个月，支付剩余款项的10%；

c.会议结束后七个工作日内，支付剩余款项的10%。

3.结算款：甲方应在会议结束后七个工作日内，根据乙方提供的会议总结报告及发票，支付剩余款项的10%作为结算款。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，乙方应提供合法有效的发票或收据。

2.甲方支付款项后，乙方应按照合同约定提供相应的服务。

3.任何一方因非对方原因导致合同无法履行或提前终止时，已支付的款项不予退还，未支付的款项按原约定继续支付。

四、财务处理

1.双方应按照国家相关税收法律法规的规定，依法纳税。

2.乙方应在收到甲方支付款项后七个工作日内，将发票或收据寄送至甲方指定地址。

3.双方应保持财务记录的完整性和准确性，以便进行后续的审计和核对。

五、违约责任

1.如甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金按每日千分之五计算。

2.如乙方未按时提供会议服务，应向甲方支付违约金，违约金按每日千分之五计算，并赔偿甲方因此遭受的损失。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.违约行为：任何一方违反本合同约定的义务、条款或承诺的行为均构成违约。

2.违约责任：

a.违约方应承担因其违约行为给守约方造成的直接经济损失。

b.违约方应支付违约金，违约金金额由双方根据违约的具体情况协商确定。

c.如违约行为导致合同无法履行，违约方应赔偿守约方因此遭受的全部损失。

3.违约赔偿：

a.守约方有权要求违约方赔偿因其违约行为造成的经济损失。

b.守约方应在发现违约行为之日起十个工作日内书面通知违约方，并要求其在十五个工作日内采取补救措施或支付违约金。

c.如违约方在规定期限内未采取补救措施或未支付违约金，守约方有权解除合同，并追究违约方的违约责任。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方应友好协商解决合同履行过程中产生的争议。协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

2.适用法律：本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：本合同项下产生的争议，由合同签订地人民法院管辖。

4.仲裁：双方也可选择仲裁作为解决争议的方式。如双方同意仲裁，应共同选择一家具有管辖权的仲裁机构，并按照该机构的仲裁规则进行仲裁。

5.保密：在争议解决过程中，双方应遵守保密原则，不得泄露与争议相关的任何信息。

三、争议解决程序

1.争议发生后，双方应立即停止争议行为，并尽力采取必要措施减轻损失。

2.双方应尽最大努力通过友好协商解决争议，协商期限为自一方提出争议之日起三十个工作日。

3.如协商无果，任何一方均有权根据上述争议解决方式采取相应措施。

四、合同解除

1.如一方严重违约，守约方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

2.合同解除后，双方应按照合同约定办理合同终止后的相关事宜。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。合同生效前，双方应确保合同内容符合国家法律法规，并经各自内部审批程序。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至甲方举办的行业交流会议结束之日止。在会议结束后，如双方无异议，本合同自动终止。

三、变更

1.本合同的任何变更，必须以书面形式经双方签字（或盖章）确认，否则变更无效。

2.任何一方不得擅自变更合同内容，否则对方有权拒绝执行。

四、终止

1.本合同因以下原因终止：

a.合同约定的有效期届满；

b.双方协商一致解除合同；

c.一方违约，另一方根据本合同规定解除合同；

d.因不可抗力导致合同无法履行，经双方协商一致解除合同。

2.合同终止后，双方应按照合同约定办理合同终止后的相关事宜，包括但不限于费用结算、资料归档等。

五、通知

1.任何一方按照本合同发出的通知，应以书面形式发送至对方提供的地址。

2.通知自发出之日起视为送达，除非对方有证据证明未收到通知。

六、争议解决

本合同的争议解决方式按照“违约与争议解决机制”部分的规定执行。

七、其他

1.本合同未尽事宜，由双方协商解决。

2.本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。

甲方（盖章）：____________________

乙方（盖章）：____________________

签订日期：____________________

备注：本合同未尽事宜，可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档

1.行业交流会议需求说明书，包括会议主题、目标受众、会议议程、预期效果等。

2.参会人员名单，包括姓名、职务、单位等信息。

二、设计方案

1.会议场地布置图，包括座位安排、舞台设计、展示区域等。

2.会议活动流程图，包括各个环节的时间节点和具体内容。

三、技术规格

1.会议设备清单，包括音响设备、投影仪、网络设备等的技术参数。

2.会议软件系统要求，包括会议管理软件、投票系统、互动平台等的技术规格。

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照副本复印件。

2.乙方营业执照副本复印件。

3.乙方相关资质证明文件复印件，如行业认证、企业信用等级等。

五、其他附件

1.双方协商确定的宣传资料，如会议海报、邀请函等。

2.会议期间的摄影、摄像服务合同。

3.会议现场安全保障协议。

4.会议期间餐饮、住宿等相关服务合同。

甲方（盖章）：_______________