活动策划疫情防控期间会议管理工作流程

活动策划疫情防控期间会议管理工作流程引言新冠疫情的全球大流行改变了组织的工作方式，会议管理成为确保企业正常运转和防疫安全的重要环节。制定科学合理的会议管理流程，能够有效降低交叉感染风险，提升会议效率，保障会议的顺利进行。本文将结合实际需求，从流程规划、风险控制、操作细节、信息管理及持续改进等方面，设计一套符合疫情防控要求的会议管理工作流程，确保每个环节细致、可操作、科学合理。一、流程目标与范围本流程旨在建立一套疫情防控期间会议管理的标准化操作体系，涵盖会议的筹备、组织、执行及后续评估各环节。适用范围包括公司内部会议、培训、业务洽谈、跨部门协作等多种类型的会议。流程目标在于保障会议安全、高效，减少人员聚集风险，确保会议内容的完整传达与信息的有效传递。二、现有流程分析与问题识别在疫情背景下，传统会议管理存在如下问题：人员聚集带来的交叉感染风险未被充分控制、会议场地管理不规范、签到统计不准确、会议资料传递效率低、会后跟踪与反馈机制不完善。针对这些问题，流程设计应突出预防为主、控制为辅的原则，强化信息化手段的应用，提升管理的科学性和执行力。三、详细工作流程设计（一）会议需求申报与审批会议筹备始于明确需求。部门负责人根据工作需要，填写《会议申请表》，注明会议类型、人数、时间、地点、会议内容及特殊要求。申请提交后，由会议管理负责人进行初步审核，确认会议的必要性和规模。审批环节主要包括：部门主管审批、公司高层领导审批（如涉及重要事项）以及防疫部门的安全评估。审批过程中，应重点考虑会议人数、场地容量、人员健康状况等因素。（二）会议场地与人员准备场地安排：会议场地应选择通风良好、面积充裕、易于消毒的空间。对场地进行提前预定，确保在会议当天无冲突。设置入口体温检测点，配备免洗洗手液、消毒液和口罩。人员准备：参会人员提前填写《体温检测表》和健康状况登记表。所有人员需携带本人身份证或工作证，进行身份核验。会前进行场地消毒，准备足够的口罩、手套等防护用品。建立人员签到机制，采用电子签到或扫码签到，避免人员接触。（三）会议通知与资料准备通知方式应采用电子邮件、企业微信、内部OA系统等线上渠道，避免线下传递。通知内容包括会议时间、地点、议题、疫情防控要求（如佩戴口罩、保持社交距离等）、签到方式等。会议资料尽量实现电子化存储和传递。主持人提前整理会议资料，上传到云端共享平台，确保所有参会人员可以提前查阅，无需纸质资料流转。（四）会议当天管理签到环节：设立专门的签到台，采取电子签到或扫码签到。逐一核验人员健康状态，确保无发热、咳嗽等症状。记录签到信息，建立会议人员出入追溯档案。会议过程中：会议主持人强调疫情防控要求，提醒参会人员戴好口罩，保持距离。控制会议人数，避免超员。建议采用分组或轮流参会方式。提供洗手区，提醒人员勤洗手。会议期间控制通风，避免空气滞留，必要时开启空气净化设备。会后工作：会议结束后，及时进行场地消毒。汇总会议纪要，将电子版资料上传共享平台。通知未到场人员会议内容，确保信息传达完整。（五）会后跟踪与反馈建立会议出席与健康状况追溯档案，方便风险追查。收集参会人员对会议流程、场地管理、疫情防控措施的意见建议，不断优化管理措施。监控疫情风险变化，动态调整会议规模和管理措施。四、信息化手段的应用信息技术在会议管理中的作用不可或缺。建议采用企业微信、钉钉、OA系统等平台进行预约、通知、签到、资料共享等环节的电子化操作，减少接触。引入健康码、行程码等技术手段，实时监控人员健康状况。利用视频会议技术，减少线下会面，确保会议内容的传达和决策的高效。五、风险控制与应急预案设置多层次的风险控制措施，如严格体温检测、健康码验证、场地消毒、人员限流等。在出现疑似病例时，立即启动应急预案，包括隔离、报告、追溯和后续消杀工作。定期组织培训，提高相关人员的疫情防控意识和应急处置能力。六、流程优化与持续改进建立会议管理的反馈机制，定期评估会议流程的执行效果。收集参会人员的意见，分析存在的问题，调整流程细节。利用数据分析工具监控会议效率与防疫效果，确保流程不断优化，适应疫情变化和组织发展的需要。七、流程的培训与宣贯组织专门培训会议管理人员，确保其熟悉流程内容和操作流程。制作简明操作手册，进行现场指导。利用线上平台进行宣贯，确保所有相关人员理解并遵守流程要求。总结疫情防控期间的会议管理流程设计应兼顾安全性、科学性与高效性，强调事前准备、现场管理和