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文档简介

现成软件采购管理制度一、目的为规范公司项目中采购工作流程，提升采购效率、降低采购成本，特制订本办法。二、范围适用于公司项目涉及的软硬件产品、信息技术工程、服务采购。三、内容1、需求部门根据项目方案或客户需求，须提前5个工作日向市场部提交由部门负责人签字确认的《采购需求明细表》（附件二）及备选供应商表格为必填项。采购需求应尽量细致明确，如：是否预装操作系统、操作系统版本号。2、市场部、实施部根据销售部门提供的《采购需求明细表》分别进行初步询价，选择三家及三家以上有实力、信誉和服务良好的供应商，并在售前方案确定前召开首轮采购会议，遵循同质低价、同价质优的选择标准，根据采购会议最终决定，确定具体的品牌、型号及参数。3、项目中标后，销售部门发起正式采购申请,由销售部门、实施部、市场部根据采购需求明细表中的采购需求进行最终询价，并由市场部形成《询价分析报告》（附件三）。由市场部组织采购会形成最终采购决议。4、市场部按照采购委员会的最终决议确定采取重新询价流程或者在销售部门确立采购后，提交《采购需求确认单》（附件四）进行审批流程（各负责人签字确认）。5、《采购需求确认单》审批结束，市场部进入合同审批及签订合同，合同主要包括具体的采购内容、付款方式、发票开具方式、账期等关键内容，其中采购内容涉及到的具体参数需要与招投标文件一致并在合同中明确。（按照公司统一合同审批流程执行）。6、合同签订时一式四份，分别由供货方、行政部、财务部、市场部留存。7、合同审批及签订结束，市场部申请采购付款流程（按照公司合同统一付款审批流程执行），向供应商支付货款，并负责发票开具（发票开具时，须注意开票内容与合同签订内容相一致）。8、付款审批结束，市场部负责向技术中心（实施部）提交《货物到货计划表》，详细说明货物名称、规格型号、数量以及货物预计到货时间，以便实施部门及时验收入库。9、实施部确认货物无误验收入库后，向市场部提交货物验收单，采购流程方可结束。10、采购完毕后由市场部商务专员统一归档，完善供应商基本信息库和供应商项目信息库。11、对于实施过程中的项目，原则上单项采购金额在2000元人民币以下或同一项目采购总金额不超过5000元的采购活动不上采购委员会，由实施部、市场部和销售部门协商后，由实施部和市场部分别询价并形成最终的询价需求分析报告报请总经理批准后，审批通过后由实施部进行采购。四、附则本管理办法归公司所有，具体条款修订及解释权归市场部。本管理办法自公司正式发文通知后开始执行。实行过程中如若发生内容变更、删减或补充，由市场部组织总经办、采购委员会、财务部

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