合同协议书采购流程模板

合同协议书采购流程模板

合同协议书采购流程一、采购申请1.需求提出：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预计金额、用途、需求时间等信息。2.部门审核：部门负责人对《采购申请表》进行审核，确认申请内容的必要性和合理性，签署审核意见后提交至采购部门。二、采购审批1.采购部门初审：采购部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行初审。审查申请的采购项目是否符合公司采购政策和预算安排，核实相关信息的完整性。如发现问题，及时与申请部门沟通协调。2.预算审核：财务部门对采购申请涉及的预算进行审核，确认该采购项目是否在预算范围内。若超出预算，需按公司规定的预算调整流程办理相关手续。3.领导审批：经采购部门初审和财务部门预算审核通过的《采购申请表》，根据采购金额大小及公司规定的审批权限，提交相应领导进行最终审批。领导审批通过后，采购申请方可进入采购流程。三、供应商选择与评估1.供应商搜索：采购部门根据采购项目的需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商资源库。2.初步筛选：采购部门依据采购需求和公司对供应商的基本要求，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合条件的供应商。筛选标准可包括供应商的经营范围、生产能力、质量保证体系、价格水平、信誉状况等。3.实地考察（如需）：对于重大采购项目或对供应商情况存在疑虑时，采购部门可组织相关人员对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产环境、设备设施、质量管理体系、人员素质等方面，以全面了解供应商的实际情况。4.供应商评估：采购部门组织相关部门（如技术部门、质量部门等）对通过初步筛选的供应商进行综合评估，评估内容包括技术能力、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单。四、采购谈判1.谈判准备：采购部门根据采购项目的特点和需求，制定谈判方案。明确谈判目标、谈判策略、谈判人员分工等内容，并收集与谈判相关的资料，如市场价格信息、供应商报价等。2.谈判实施：采购部门与选定的供应商就采购物品或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，双方应充分沟通，争取达成双方都能接受的合作条款。3.谈判记录：谈判过程中，安排专人负责记录谈判内容和达成的共识。谈判记录应详细、准确，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判议题、双方观点及最终达成的一致意见等信息。谈判结束后，谈判记录需经双方参与人员签字确认。五、合同起草1.合同模板选用：采购部门根据采购项目的性质和特点，选用公司制定的相应合同模板。合同模板应包含合同的基本条款，如当事人信息、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。2.条款确定：根据采购谈判达成的共识，对合同模板中的条款进行具体细化和确定。确保合同条款准确反映双方的权利和义务，避免出现模糊不清或容易引起歧义的表述。3.审核修改：合同起草完成后，采购部门将合同草案提交给相关部门（如法务部门、财务部门等）进行审核。相关部门从各自专业角度对合同条款进行审查，提出修改意见。采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善，形成合同初稿。六、合同审批与签订1.内部审批：合同初稿完成后，采购部门按照公司规定的合同审批流程，将合同提交给相关领导和部门进行审批。审批内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及对公司利益的保障等方面。各级审批人员应认真审核合同内容，签署审批意见。如存在不同意见，需及时与采购部门沟通协调，直至达成一致。2.合同签订：经内部审批通过的合同，由采购部门负责与供应商签订。签订合同前，仔细核对双方的名称、法定代表人、地址、联系方式等信息是否准确无误，确保合同签字盖章的真实性和有效性。合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门存档，作为后续执行和监督的依据。七、采购执行1.订单下达：合同签订后，采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点、运输方式等要求，并及时发送给供应商确认。2.进度跟踪：采购部门负责对采购订单的执行进度进行跟踪，及时了解供应商的生产、备货情况。如发现供应商可能无法按时交货或出现其他问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施确保采购任务的顺利完成。3.到货验收：货物到达指定地点后，采购部门组织相关部门（如使用部门、质量检验部门等）按照合同要求和验收标准对货物进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量等方面。如验收合格，验收人员应签署验收报告；如发现货物存在问题，应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施。对于服务采购项目，按照合同约定的服务标准和验收方式进行验收。八、付款结算1.付款申请：货物验收合格或服务完成后，供应商按照合同约定提交付款申请及相关发票、验收报告等资料。采购部门对供应商提交的付款申请进行审核，确认资料的完整性和合规性后，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务审核：财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及付款金额是否符合合同约定等内容。审核通过后，按照公司财务审批流程提交领导审批。3.付款处理：经领导审批通过后，财务部门根据公司资金安排和付款流程，办理付款手续。付款完成后，财务部门将付款凭证反馈给采购部门，采购部门负责与供应商确认款项到账情况。九、合同归档与总结1.合同归档：采购项目完成后，采购部门负责将采购过程中形成的所有文件资料（包括采购申请、供应商评估资料、谈判记录、合同文本、验收报告、付款凭证等）进行整理、归档。建立完善的合