财务报销及费用管理制度

财务报销及费用管理制度一、总则1.1目的本财务报销及费用管理制度的目的在于规范公司的财务报销行为，加强费用管理，合理控制成本，提高资金使用效率，保证公司财务活动的合规性和准确性。通过明确报销流程、费用分类、预算管理、报销标准等方面的规定，为公司员工的费用报销提供明确的指导和依据，同时也为公司的财务管理提供有效的保障。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构的员工。凡涉及公司财务报销及费用管理的各项活动，均应遵守本制度的规定。1.3报销原则（1）真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的费用情况。（2）合理性原则：报销费用应符合公司的业务需要和财务预算，具有合理性和必要性。（3）合规性原则：报销行为应符合国家法律法规和公司的财务制度规定，不得违反相关规定。（4）及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，不得拖延或积压。二、报销流程2.1报销申请员工在发生费用后，应及时填写报销申请单，详细说明费用的发生事由、时间、地点、金额等信息，并附上相关的报销凭证，如发票、收据等。报销申请单应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门进行审批。2.2审批流程（1）部门负责人审批：部门负责人应对报销申请单进行审核，确认费用的真实性、合理性和合规性，并签字确认。（2）财务部门审批：财务部门应根据公司的财务制度和预算规定，对报销申请单进行审核，确认费用的报销标准和金额是否符合规定，并签字确认。（3）公司领导审批：对于超过一定金额的报销申请，需经公司领导审批。公司领导应根据公司的战略和财务状况，对报销申请进行审核，确认费用的必要性和合理性，并签字确认。2.3报销凭证（1）发票：发票应是合法有效的税务发票，发票内容应与报销事项相符，包括发票抬头、发票代码、发票号码、开票日期、商品或服务名称、数量、单价、金额等信息。（2）收据：对于无法取得发票的费用，如小额现金支付等，应取得合法有效的收据，并在收据上注明费用的发生事由、时间、地点、金额等信息。（3）其他凭证：如差旅费报销单、办公用品采购清单等，应作为报销凭证的附件，一并提交给财务部门进行审批。三、费用分类3.1差旅费差旅费是指员工因公务出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。差旅费的报销标准应根据出差的地点、时间、级别等因素进行确定。3.2办公费办公费是指公司为维持正常办公秩序而发生的费用，如办公用品、水电费、通讯费等。办公费的报销标准应根据公司的实际需求和预算情况进行确定。3.3招待费招待费是指公司为招待客户、合作伙伴等而发生的费用，如餐饮、住宿、礼品等。招待费的报销标准应严格控制，不得超出公司的规定范围。四、预算管理4.1预算编制公司应根据年度经营计划和财务预算编制要求，编制年度财务预算，包括各项费用的预算金额。预算编制应科学合理，具有可操作性。4.2预算调整在预算执行过程中，如因业务变化、市场环境等因素导致预算金额需要调整，应按照公司的预算调整程序进行审批。预算调整应经相关部门负责人和公司领导审批同意后，方可实施。4.3预算控制公司应建立预算控制机制，对各项费用的支出进行严格控制，保证费用不超出预算范围。财务部门应定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发觉问题并采取措施进行调整。五、报销标准5.1交通费用标准（1）市内交通费用：员工在市内出差应乘坐公共交通工具，如公交车、地铁等。如因特殊情况需要乘坐出租车，应事先经部门负责人批准，并在报销申请单上注明原因。（2）长途交通费用：员工长途出差应乘坐火车、飞机等公共交通工具。如因特殊情况需要乘坐高铁或动车一等座、飞机商务舱等，应事先经公司领导批准，并在报销申请单上注明原因。（3）交通费用报销标准应根据出差的地点、时间等因素进行确定，具体标准可参照公司的相关规定。5.2住宿费用标准（1）住宿标准应根据出差的地点、级别等因素进行确定。具体标准可参照公司的相关规定。（2）员工在出差期间应选择符合公司规定标准的住宿场所，不得擅自提高住宿标准。如因特殊情况需要提高住宿标准，应事先经公司领导批准，并在报销申请单上注明原因。5.3餐饮费用标准（1）餐饮费用标准应根据出差的地点、级别等因素进行确定。具体标准可参照公司的相关规定。（2）员工在出差期间应合理控制餐饮费用，不得擅自超标准报销。如因业务需要需要宴请客户，应事先经公司领导批准，并在报销申请单上注明原因。六、费用报销审批权限6.1各级审批人员职责（1）部门负责人：负责审核本部门员工的报销申请单，确认费用的真实性、合理性和合规性，并签字确认。（2）财务部门负责人：负责审核报销申请单的财务合规性，包括发票的真实性、报销标准的合理性等，并签字确认。（3）公司领导：负责审批超过一定金额的报销申请，以及特殊情况下的报销申请，如超预算报销、紧急报销等，并签字确认。6.2审批流程及权限（1）一般费用报销：部门负责人审核→财务部门负责人审核→出纳付款。（2）超预算报销：部门负责人审核→财务部门负责人审核→公司领导审批→出纳付款。（3）紧急报销：部门负责人审核→财务部门负责人审核→公司领导审批→出纳付款。6.3超权限报销审批对于超过公司规定审批权限的报销申请，应逐级上报审批，直至获得公司最高领导的批准。超权限报销申请应在报销申请单上注明审批权限和审批路径。七、财务核算与监督7.1财务核算要求财务部门应按照公司的财务制度和会计准则，对各项费用进行准确的核算和记账，保证财务数据的真实性、准确性和完整性。7.2费用监督机制公司应建立费用监督机制，对各项费用的支出进行监督和检查，及时发觉和纠正违规行为。费用监督机制应包括内部审计、财务稽核等方面的内容。7.3违规处理对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括责令退回违规报销款项、扣发绩效奖金、给予行政处分等。情节严