DB62T 2345-2020 农业科研项目文件归档整 理规范

农业科研项目文件归档整理规范2020-09-28实施2020-09-28实施甘肃省市场监督管理局发布I 1 13术语和定义 14总则 35农业科研项目文件材料归档范围 36案卷(件)的整理 47案卷(件)与卷内文件材料排序 5 69档号标引 710案卷(件)装订 8 812移交入库 8附录A(规范性附录)卷内目录式样 附录B(规范性附录)卷内备考表式样 附录C(规范性附录)案卷封面式样 附录D(规范性附录)档号章式样 附录E(规范性附录)案卷目录式样 附录F(规范性附录)移交表式样 本标准依据GB/T1.1给出的规则进行起草。本标准替代DB62/T2345-2013《农业科研项目文件归档整理规范》,与DB62/T2343-2013相比主要技术变化如下：——更新了引用文件·GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。·DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》替代DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。GB/T9704党政机关公文格式GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求DA/T13档号编制规则DA/T70文书类电子档案检测一般要求DA/T85政务服务事项电子文件归档规范——修改完善术语、定义；——新设总则；——修改完善农业科研项目文件归档范围；——改进案卷(件)整理技术规则；——改进档号标引技术规则；——改进案卷与卷内文件著录技术规则；——新设案卷装订、案卷检索目录、移交入库的技术标准。本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃省农业科学院本标准主要起草人：郭秀萍、张开乾、郭天文、刘元寿、胡新元、王晓华、李国峰、吕迎春、班明辉、甄东海、董炅、王婧、刘风、付金元。本标准于2013年首次发布，版本发布情况：DB62/T2345-2013本次是第一次修订。DB62/T2345-2013的发布实施，从科学管理、规范流程与技术标准方面针对农业科研项目文件材料归档整理建立了指导规范。经实践应用，切实提升了农业科研项目档案管理的科学规范化水平，在服务农业科技创新与农业生产中发挥了积极作用。为进一步促进农业科研项目文件材料归档整理的科学化、标准化，保证农业科研项目档案的真实、齐全、完整、准确，增强档案在农业科技创新、农业生产及社会活动中的利用价值和服务能力，修订本规范。由于DB62/T2345-2013所应用文件有了更新，同时，随着时间推移与社会发展，农业科研项目不断发展变化，农业科研文件材料来源、形式及结构背景等随之变化。因此，非常有必要对DB62/T2345-2013进行修订。号、互见号等术语定义，规定了农业科研项目文件材料归档范围、案卷(件)整理、排序、档号标引、凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T9704党政机关公文格式GB/T11822科学技术档案案卷构DA/T13档号编制规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T52档案数字化光盘标识规范DA/T85政务服务事项电子文件归档规范JGJ25档案馆建筑设计规范在农业科学技术研究领域，具有一定目标、期限(起点与终点)、预算、资源消耗与资源约束，专工2在农业科研项目研究全过程中，产生形成的有利用价值的文由互有联系的若干农业科研项目文件材料组合而成的档案保以字符形式赋予农业科研项目档案案卷(件)固定其形成者、背景信息及其排列顺序的一组代码，表达档案馆(室)著录和管理本案卷(件)的从属类别与存放序列、位置，呈现其唯一性。档号标引对农业科研项目档案案卷(件)的来源、内容及其从属类别、保管期限等分析、选择、排序结果赋档案馆(室)根据立卷单位法人名称及背景信息，赋予农业科研项目档案案卷(件)的数字序号或根据农业科研项目研究主题内容所属分类体系中的特定位置，赋予本案卷(件)的类别及层级的标遵循农业科研项目档案案卷(件)分类号序列，赋予本案卷(件)的排列位置的流水号。根据案卷(件)呈现的研究内容、背景信息及作用价值等综合分析、研判，确定本案卷(件)的最页数每一个应归档的案卷(件)的页面总数。有文字(数据、图像)内容的页面为1页。3根据案卷(件)呈现的内容、特征及其情报信息、作用意义等分析、研判，确定保密程度的等级。4.1农业科研项目承担单位，对农业科研项目档案管理工作负责，业务上接受档案管理部门和上级主4.3农业科研项目档案管理应纳入农业科研项目计划、任务，与农业科研项目研究工作同步推进。实归档，同计划、同部署、同推进、同检查，加强全过程管理。4.4农业科研项目档案应真实、齐全、完整、准确、有效，有利于今后咨询、查证、参考、借鉴、存b)调研中形成的调查记载本、调查数据、调查问卷、调研工作笔记等；c)农业科研项目可行性调研报告、专家意见5.1.2农业科研项目计划申请报告(含申报书、建议书等)及相关文件材料。5.1.3与农业科研项目计划立项有关的图表、图册、照片、音(视)频等。5.2研究试验(实验)阶段5.2.2试验(实验)大纲、研究方案、设计图，各单项试验(实验)计划、研究方案等。5.2.3试验(实验)原始记载本、研究数据、检测数据，以及研究数据分析、5.2.5与项目研究相关的测试(检验)报告、抗性鉴定、查新报告等。5.2.6与项目研究相关的农作物标本、样品及其目录，畜产品标本、样品及其目录，农产品标本、样5.2.7项目研究中形成的工艺设计文件、图样草稿及定稿、图表、图册等。5.2.8项目研究中形成的电子文件材料及其相关软件、背景信息数据等。5.2.9与项目研究相关的观摩会、研讨会活动中形成的会议文件、议程、照片、音(视)频等。5.2.10项目计划调整或撤销、中断工作中形成的文件材料。5.3验收(鉴定、评价)阶段45.3.1农业科研项目验收、鉴定申请过程中形成的文件材料。5.3.2项目研究工作报告(含最终完成、阶段完成或中断)。5.3.4与项目研究相关的论文、专著(含草稿、定稿、出版物)等。5.3.5与项目研究相关的品种权申请保护、品种登记(审/认定)过程中形成的文件材料。5.3.7与项目研究相关的农业基础标准、种子标准、农产品质量标准、技术规程等文本及有关文件材5.3.8项目结题验收报告、评价报告、专家意见及其验收证书、评价证书等。5.3.10与项目结题验收有关的文件材料、照片、音(视)频等。5.4.1项目研究成果登记、成果鉴5.4.3项目研究成果示范生产中形成的测产报告、应用证明、经济效益报5.4.4项目研究成果产品品质检测报告、检验报告、测试报告，以及试生产、试运行、正式运行过程5.4.5与项目研究成果有关的获奖证书、专利证书、著作权证书、品种权证书、品种登记(审/认定)5.5.3与项目成果推广应用有关的国内、外同行评价，农户、农业技术推广中心、农业实验站的反馈5.5.4农业科研项目成果简介、宣传报道、情况反映，以及与项目成果推广有关的照片、音(视频)5.5.5农业科研项目成果权益转让合同、协议等相关文件材料。5.6其他与项目研究有关的文件材料5.6.1反映农业科研项目研究过程的电子文件材料、数码照片、录音录像、音频视频及其迁移刻录的磁(光)盘等。5.6.2与农业科研项目有关的建设工程设计、施工、监理、竣工验收中形成的文件材料、图纸、图册5.6.3农业科研项目文件材料的归档范围，包括6案卷(件)的整理56.1组卷(件)原则根据农业学科与农业科研项目研究主题内容从属类别，遵循农业科研项目文件材料的形成规律与6.2.2农业科研文件材料的文字、格式及其用纸技术指标、电子6.2.3纸质农业科研文件材料的用纸技术6.3.1农业科研项目的管理性文件材料，应6.3.2农业科研项目文件材料，根据项目研究所呈现的内容、形式，按照农业学科与农业科研项究过程(阶段)、形成时间相结合，整理组卷。6.3.3项目研究年度内形成的文件材料，按照形成时间，结合重可组多卷，但每卷厚度不超过2cm。每一案卷独立编写页码、卷内目录和卷内备考表，有序组卷，保持6.3.4与项目研究相关的各类证书，应以“件”的形式整理，按DA/T22的规定执行。整理组卷。按GB/T11822的规定执行。6.3.6项目成果管理、推广应用中形成的文件材料，单独组卷，在卷内备考表中予以说明并标注互见其他涉及通用图、标准图的文件材料，应在卷内备考表中说明，并标注通用图、标准图的图号或档号。按DA/T78的规定执行。各类电子文件材料迁移刻录的磁(光)盘的整理，按DA/T52的规定执行。但应在各自的卷内备考表中注明互见号。7案卷(件)与卷内文件材料排序7.1农业科研项目档案案卷与卷内文件材料的排列，应保持演7.2卷内文件材料的排列，项目任务书、协议等正式文件在前，研究计划、记载、总结等文字材料在度结合形成时间排序，重要的、查阅频繁的在67.3农业科研项目管理工作中形成的文件材料，遵循管理程序、研究过程与重要程度合理排列。一般7.4农业科研项目档案案卷(件)的排序，遵循项目立项、研究试验(实验)、结题验收、鉴定评价、成果管理和知识产权保护、成果推广应用等研究工作进程，7.5农业科研项目产品类案卷(件)的排列，应以农产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、7.6与农业科研项目研究相关的工程建设类案卷(件)的排列，按照工程建设进度、管理程序，结合7.7农业科研项目研究中涉及的试验仪器、设备类案卷(件)的排列，按照仪器、设备类型，分别整a)序号，从1起依次标注卷内农业科研文件材料件数顺序的数字。d)文件材料题名，填写该份农业科研项目文件材料标题的全称。e)日期，填写每份农业科研文件材料的形成(定稿)日期。日期书写格式应统一，××××年××月××日，填写格式应是××××××××,或者上行××××、下行××××。如：2019年12月31日，填写格式应是20191231,或者上行2019、下行1231;2020年1月1日，填写格式应是20200101,或上行2019、下行0101。g)卷内目录，排列在本案卷的首份文a)互见号，填写反映同一内容而形式载体不同且另行保管的农业科研项目档案(如纸质案卷、电子信息包、照片、视频等)保管单元的档号。b)说明，填写本案卷内农业科研文件材料的总件数、总页数以及在组卷或案卷(件)提供利用过c)负责人，指农业科研项目的责任人(主持人),对案卷内文件材料的真实、完整、准确和有效d)整理人，指完成本案卷文件材料收f)检查人，指对本案卷文件材料内容质量及其整理、装订质量全面检查的人员，并签名。g)检查日期，填写本案卷检查结束的日期，由检查人填写。h)卷内备考表，排列在本卷(件)全部农业科研项目文件材料的最后。卷内备考表不编写页码。78.2案卷封面著录封面著录式样，见附录C:a)案卷封面，在本案卷或卷盒的正表面，也可采用内封面形式。b)档号，由本单位档案馆(室)编制。与本标准9.2相一致。c)立卷单位，填写承担农业科研项目法人单位名称的全称。d)起止日期，填写本案卷内农业科研项目文件材料形成的起止日期。e)保管期限，填写本案卷内农业科研文件材料划定的保管期限。与本标准3.10相一致。f)密级，填写本案卷农业科研文件材料划定的密级。与本标准3.11相一致。g)页数，填写本案卷文件材料最后一页的页码数字。9档号标引9.1标引原则9.1.1统一性档号是检索农业科研项目档案案卷(件)的主要途径，应当保持持续、统一，方便检索、查找和阅9.1.2专指性档号应遵循农业科研项目研究的特殊性和规律性，反映农业科研项目档案的来源、内容、结构及其整理秩序，保持档号的唯一性、独有性，避免重复与交叉。9.1.3条理性一个全宗内的农业科研项目档案是一个井然有序的有机整体。因此，农业科研项目档案案卷(件)的档号应当层次分明，衔接有序，体现其内在联系与演进关系。9.1.4适用性农业科研项目档案档号应当遵循农业科研项目档案分类管理的合理性、广泛性，反映和固定本案卷(件)类别标识、管理秩序及实体存放路径，便于查找利用。9.2档号编制9.2.1制作档号章档号章式样，见附录D。9.2.2登录全宗号9.2.2.1凡建立档案馆(室)和接收所属立档单位农业科研项目档案的档案馆(室),应当给定全宗号，与本单位其它门类档案(文书档案)保持一致。9.2.2.2将全宗号登录到农业科研项目档案案卷(件)的档号、案卷目录中。9.2.3登录分类号89.2.3.1凡移交档案馆(室)的农业科研项目档案案卷(件),按照农业科研项目档案分类划定的类别层级号，登录到本案卷(件)的档号、案卷目录中。9.2.3.2案卷(件)分类号的标识应当准确，符合农业科研项目主题所对应的农业学科及农业科研项目档案类别，能够反映本案卷(件)内容的属性、特征，便于检索。依据农业科研项目档案案卷(件)标引的分类号，将本案卷(件)依次排列的流水号登录到档号、10案卷(件)装订10.1案卷(件)一般采用装订的形式。各类农业科研成果的获奖证书、农作物品种权证书、品种登记 10.2不装订的案卷(件),以“件”的形式管理。在每份文件材料的右上角编制档号或加盖档号章。由本单位档案室(馆)编制或加盖。按DA/T22的规定执行。10.4装订案卷前，先检查剔除文件材料的金属物后再装订。移交归档的案卷(件)内不允许有金属装10.5装订案卷前，如有破损的页面，应先行修复后再装订。按DA/T25的规定执行。10.6装订的案卷内如果有不同幅面的文件材料，折叠为统一幅面再装订。一般按照国际标准A4型(297mm×210mm)大小折叠。折叠时图纸标题栏露在右下角。按DA/T28的规定执行。见附录E。11.2对照农业科研项目档案案卷目录，逐一912.1建立农业科研项目档案案卷(件)移交入库工作制度，确保完成标引、著录的农业科研项目档案案卷(件),全面、完整移交入库。12.2执行农业科研项目档案案卷(件)移交制度，严格移交清点程序，办理交接手续。交接手续1式3份，双方各持1份，归档1份。农业科研项目档案案卷移交表式样，见附录F。12.3加强农业科研项目档案库房管理，保持案卷(件)实体按类有序存放，排列整体。案卷(件)装具应符合档案保护质量要求，确保档案原件与信息的全面安全。按JG