委托协议承办会议协议书

委托协议承办会议协议书甲方（委托方）：姓名/名称：______________________法定代表人：____________________地址：________________________联系方式：____________________乙方（受托方）：姓名/名称：______________________法定代表人：____________________地址：________________________联系方式：____________________鉴于甲方拟举办[会议名称]，并期望乙方为其提供承办会议的相关服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议筹备协助甲方确定会议议程、议题及相关活动安排。根据会议规模及需求，负责会议场地的选址、租赁及布置，确保场地符合会议要求，并提供必要的设备设施，如音响、灯光、投影仪等。协助甲方邀请参会嘉宾，发送邀请函、确认参会信息，并负责嘉宾的接待安排，包括接送机/站、住宿安排等。负责会议资料的准备与印刷，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍资料等，确保资料内容准确、排版精美。2.会议组织与实施会议期间，负责现场的组织协调工作，确保会议各项活动顺利进行，包括开幕式、闭幕式、分组讨论、主题演讲等环节的有序开展。安排专业的会议工作人员，负责会议签到、现场引导、茶水服务等工作，为参会人员提供优质的服务体验。负责会议期间的安全保障工作，制定安全预案，确保参会人员的人身安全和财产安全，配备必要的安保人员和安全设备。做好会议期间的摄影、摄像工作，记录会议精彩瞬间，并在会后及时提供相关影像资料。3.餐饮与住宿安排根据甲方要求和会议规模，提供合理的餐饮方案，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等，确保餐饮质量符合标准，菜品丰富多样，满足不同参会人员的口味需求。负责与优质的酒店或住宿机构合作，为参会人员提供舒适、便捷的住宿安排，协助办理入住、退房手续，并协调解决住宿过程中出现的问题。4.会议后续工作会议结束后，负责收集参会人员的反馈意见，对会议效果进行评估，并向甲方提交详细的会议总结报告，提出改进建议。协助甲方整理会议期间的文件资料，进行归档保存，以便后续查阅和使用。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，如乙方未达到约定要求，甲方有权要求乙方进行整改或采取补救措施。有权获取乙方提供的与会议承办相关的各项报告和资料，包括会议总结报告、费用明细清单等。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、参会人员名单、会议议程等，确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办会议的费用。积极配合乙方的工作，协助乙方协调与参会人员、嘉宾及其他相关方的关系，共同推进会议的顺利进行。在会议举办前，对乙方准备的会议场地、资料、餐饮、住宿等各项安排进行审核确认，如有异议应及时提出。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取承办会议的费用。根据会议实际需求和工作需要，自主安排承办会议的各项具体工作，但应确保工作内容符合本协议约定的服务标准和要求。在承办会议过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致无法履行本协议约定的部分或全部义务时，有权根据实际情况与甲方协商调整服务内容或解决方案。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，精心筹备、组织和实施会议，确保会议的顺利进行和圆满成功。严格遵守国家法律法规和相关政策规定，合法合规地开展承办会议的各项工作。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得泄露给任何第三方，除非法律另有规定或经甲方书面同意。会议期间，安排专人负责处理突发情况和应急事件，及时采取有效措施解决问题，并向甲方报告相关情况。会议结束后，按照甲方要求及时提交会议总结报告、费用明细清单等相关资料，并对甲方提出的问题和建议进行认真整改和落实。四、费用及支付方式（一）费用总额本协议项下承办会议的总费用为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）费用构成1.场地租赁费用：人民币[X]元，用于租赁符合会议要求的场地，并承担场地布置及相关设备设施的租赁费用。2.会议资料印刷费用：人民币[X]元，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍资料等的设计、排版及印刷费用。3.嘉宾邀请及接待费用：人民币[X]元，涵盖邀请函制作与发送、嘉宾接送机/站、住宿安排及接待服务等费用。4.餐饮费用：人民币[X]元，根据会议期间的餐饮安排，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等的费用。5.住宿费用：人民币[X]元，为参会人员提供住宿安排及相关服务的费用。6.会议组织与实施费用：人民币[X]元，包括会议工作人员的薪酬、现场组织协调、安全保障、摄影摄像等费用。7.其他费用：人民币[X]元，用于支付其他与承办会议相关的必要费用，如办公用品、水电费等。（三）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付承办会议总费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.在会议举办前[X]个工作日，甲方应向乙方支付承办会议总费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.会议结束后，乙方应在[X]个工作日内，向甲方提交详细的费用结算清单及相关发票。甲方在收到结算清单和发票后的[X]个工作日内，对费用进行审核确认。如无异议，甲方应在审核确认后的[X]个工作日内，向乙方支付剩余的承办会议费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在甲方每次付款前，向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停承办会议的相关工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若甲方提供的资料和信息存在虚假、错误或不完整等情况，导致乙方无法按照本协议约定提供服务或造成乙方损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。3.若甲方违反本协议约定，擅自变更会议时间、地点、规模或其他重要事项，导致乙方需要重新调整工作计划和安排的，甲方应承担由此增加的费用，并赔偿乙方因此遭受的损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，导致会议出现质量问题或无法顺利进行的，乙方应采取积极有效的措施进行整改或补救，并承担由此给甲方造成的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定的时间完成会议筹备、组织或后续工作，每逾期一日，应按照本协议总费用的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照本协议总费用的[X]%向甲方支付违约金。3.若乙方泄露甲方提供的资料和信息，给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。4.若乙方在承办会议过程中违反国家法律法规或相关政策规定，导致甲方遭受行政处罚或其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。六、保密条款双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密及其他机密信息予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用该等信息。本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。七、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力，如补充