单位采购控制管理制度

单位采购控制管理制度一、总则（一）目的为了加强单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和单位内部规章制度的要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应当公开透明，公平对待所有供应商，确保采购过程公正。4.诚实守信原则：采购活动各方应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位高层管理人员组成，负责审议采购战略、重大采购项目等。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购合同执行情况。5.处理采购过程中的相关问题。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购评审，负责验收采购物资或服务。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款，监督采购资金使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算草案，明确采购项目、数量、规格、预计金额等。2.采购部门汇总各需求部门的采购预算草案，结合单位整体战略和财务状况，进行综合平衡和审核，形成年度采购预算方案。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照预算安排组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门会签、采购领导小组批准后执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交给采购部门，对于重大采购项目，还需提交采购领导小组审议。（二）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、经营范围、联系方式、信用状况等。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购项目的要求，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等。可采用实地考察、样品测试、查阅供应商业绩和信用记录等方式进行评估。3.供应商确定根据评估结果，采购部门选择合适的供应商，并与其进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。对于重要采购项目，应组织相关部门进行联合评审，确定最终供应商。4.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评价和考核，根据考核结果调整供应商合作关系。如供应商出现质量问题、交货延迟等情况，应及时采取措施，如责令整改、暂停合作、取消供应商资格等。（三）采购合同签订1.采购部门与供应商达成一致意见后，起草采购合同文本。合同内容应符合法律法规要求，明确采购项目的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本应提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门审核付款条款，法务部门审核合同的合法性和合规性。3.根据审核意见，采购部门对采购合同进行修改完善，经采购部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人签字后，报单位法定代表人或其授权代表签字盖章。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行各自职责。（四）采购实施1.采购部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购货物的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等内容。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，并及时将发货信息通知采购部门。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决可能出现的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。（五）验收1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检查。2.对于重要采购项目或技术复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购数量、验收标准、验收结果等内容。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、验收报告、发票等，提交给财务部门。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，审核相关资料无误后，办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪预付款项的使用情况，确保资金安全。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.可采用风险矩阵、头脑风暴等方法进行风险识别，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险等级。风险等级可分为高、中、低三个等级。2.对于高风险等级的风险，应制定详细的风险应对措施；对于中风险等级的风险，应采取适当的风险控制措施；对于低风险等级的风险，可进行持续监测。（三）风险应对1.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。对供应商进行定期评价和考核，建立供应商信用档案，及时发现和防范供应商违约风险。对于重要采购项目，可要求供应商提供履约保证金或银行保函。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资质量的检验和验收。要求供应商提供质量合格证明文件，并对采购物资进行抽检或送检。建立质量反馈机制，及时处理采购物资质量问题，如要求供应商整改、换货、退货等。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，定期收集和分析价格信息，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，如根据市场价格指数、原材料价格变化等因素调整采购价格。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整。定期对采购合同进行审查和清理，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护单位合法权益。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保资金使用合规、安全、有效。3.审计部门对采购活动进行定期审计和专项审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。2.主动接受社会监督，如供应商、客户等的监督，及时处理投诉和举报。七、采购信息化管理（一）建立采购信息系统1.单位应建立采购信息系统，实现采购业务的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购申请、供应商管理、采购合同签订、采购实施、验收、付款等采购全过程。2.通过采购信息系统，实现采购信息的实时共享和动态管理，提高采购工作效率和透明度。（二）数据管理与分析1.采购信息系统应及时准确地记录采购活动中的各项数据，如采购项目、供应商信