公司快递寄发管理制度

公司快递寄发管理制度一、总则（一）目的为规范公司快递寄发流程，提高工作效率，降低快递成本，确保公司文件、资料及物品能够安全、准确、及时地送达目的地，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因工作需要寄发的各类快递，包括但不限于文件、合同、样品、办公用品等。（三）基本原则1.准确性原则：确保快递信息填写准确无误，包括收件人姓名、地址、联系电话等，避免因信息错误导致快递延误、丢失或退回。2.及时性原则：根据工作需要和紧急程度，合理安排快递寄发时间，确保文件和物品能够及时送达收件人手中，不影响工作进展。3.安全性原则：选择信誉良好、服务可靠的快递公司，确保快递在运输过程中的安全，防止文件和物品损坏、丢失。4.成本控制原则：在保证快递服务质量的前提下，合理选择快递服务方式，降低快递成本，提高公司经济效益。二、寄发流程（一）寄件申请1.各部门因工作需要寄发快递时，由寄件人填写《快递寄发申请表》（以下简称“申请表”），详细注明寄件人姓名、部门、联系电话、收件人姓名、地址、联系电话、快递内容、预计重量、寄发原因及紧急程度等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部。行政部对申请表进行初步审核，检查信息是否完整、准确，对不符合要求的申请表退回寄件人重新填写。（二）快递选择1.行政部根据寄件内容、重量、目的地及紧急程度等因素，综合考虑各快递公司的服务质量、价格等因素，选择合适的快递公司。2.对于一般文件和资料，可选择普通快递服务；对于紧急文件、重要合同或样品等，应优先选择顺丰、EMS等速度较快的快递公司。3.在选择快递公司时，行政部应与多家快递公司进行沟通洽谈，争取更优惠的价格和更好的服务。同时，应定期对快递公司的服务质量进行评估，如出现服务问题或价格不合理等情况，及时更换合作快递公司。（三）快递包装1.寄件人应根据快递内容的性质和特点，选择合适的包装材料进行包装。对于文件类，应使用文件袋或信封进行包装，并确保封口牢固；对于物品类，应使用纸箱、泡沫等材料进行包装，确保物品在运输过程中不受损坏。2.在包装过程中，应注意对快递内容进行妥善保护，避免因挤压、碰撞等原因导致文件或物品损坏。对于易碎物品，应在包装内填充足够的缓冲材料，并在外包装上注明“易碎物品，小心轻放”字样。3.寄件人应在包装上清晰标注收件人姓名、地址、联系电话及寄件人姓名、部门、联系电话等信息，以便快递公司准确识别和投递。（四）快递称重计费1.寄件人将包装好的快递送至行政部，由行政部安排专人对快递进行称重，并根据快递公司的收费标准计算快递费用。2.行政部应在称重后及时记录快递重量、费用等信息，并将相关信息反馈给寄件人。寄件人对快递费用有疑问时，可向行政部咨询。3.对于月结客户，行政部应定期与快递公司核对账单，确保费用结算准确无误。如发现账单有误，应及时与快递公司沟通协商解决。（五）快递寄发1.行政部根据快递费用结算情况，安排专人到选定的快递公司营业网点办理寄发手续。办理寄发手续时，应向快递公司提供《快递寄发申请表》及快递包装，并确保快递信息填写准确无误。2.快递公司收件人员对快递进行检查、称重、计费后，出具快递单号及发票。行政部应妥善保管快递单号及发票，并及时将快递单号告知寄件人。3.寄件人可通过快递公司官方网站或客服电话查询快递物流信息，了解快递运输状态。行政部应定期跟踪快递物流信息，如发现快递出现延误、丢失等异常情况，应及时与快递公司联系，协调解决问题。三、费用结算（一）费用标准1.公司快递寄发费用标准根据快递公司收费标准及市场行情制定，并定期进行调整。行政部应及时将最新的费用标准通知各部门。2.对于不同类型的快递，如文件快递、物品快递、加急快递等，应制定相应的费用标准，以便各部门合理选择快递服务方式。（二）费用结算方式1.公司快递寄发费用结算方式分为现结和月结两种。对于费用金额较小的快递，可采用现结方式；对于费用金额较大或寄发频率较高的部门，可采用月结方式。2.采用现结方式的，寄件人在申请寄发快递时，应将快递费用支付给行政部，行政部在办理寄发手续时向快递公司支付费用。3.采用月结方式的，行政部应每月定期与快递公司核对账单，确认无误后，填写《快递费用月结申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部。财务部根据申请表进行费用结算，并在规定时间内支付给快递公司。（三）费用报销1.对于采用现结方式的快递寄发费用，寄件人可凭快递公司出具的发票及《快递寄发申请表》到财务部办理报销手续。2.对于采用月结方式的快递寄发费用，由行政部统一向财务部报销。行政部应在报销时提供快递公司出具的发票、《快递费用月结申请表》及快递费用明细清单等资料。3.财务部应严格按照公司财务制度对快递寄发费用进行审核，对不符合报销规定的费用不予报销。四、快递跟踪与查询（一）跟踪职责1.行政部负责对公司寄发的快递进行跟踪，及时了解快递运输状态，确保快递能够按时、准确送达收件人手中。2.寄件人在寄发快递后，可通过快递公司官方网站或客服电话查询快递物流信息，并将查询结果及时反馈给行政部。（二）异常处理1.如发现快递出现延误、丢失、损坏等异常情况，行政部应及时与快递公司联系，了解具体原因，并要求快递公司采取相应的解决措施。2.对于因快递公司原因导致的快递延误、丢失、损坏等问题，快递公司应按照相关规定进行赔偿。行政部应协助寄件人办理赔偿手续，并及时将赔偿情况反馈给寄件人。3.对于因不可抗力等非快递公司原因导致的快递异常情况，行政部应及时与寄件人沟通协商，共同采取措施解决问题，如重新寄发快递、调整寄发时间等。五、快递安全管理（一）信息安全1.寄件人在填写《快递寄发申请表》时，应严格遵守公司保密制度，确保快递内容涉及的公司机密信息不被泄露。2.行政部在办理快递寄发手续时，应妥善保管快递信息，不得随意泄露给无关人员。3.快递公司应严格遵守国家相关法律法规，对客户信息进行保密，不得将客户信息用于任何非法目的。（二）物品安全1.寄件人应确保快递包装牢固、密封良好，防止快递在运输过程中出现物品丢失、损坏等情况。2.对于贵重物品或重要文件，寄件人可选择保价服务，以降低运输风险。3.行政部在安排快递寄发时，应提醒寄件人注意物品安全，并对快递包装进行检查，确保符合安全要求。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部负责对公司快递寄发管理制度的执行情况进行监督检查，定期对各部门的快递寄发情况进行统计分析，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门负责对快递寄发费用的使用情况进行审计监督，确保费用支出合理、合规。（二）考核办法1.将快递寄发工作纳入各部门绩效考核体系，对快递寄发工作完成情况较好的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力、违反制度的部门和个人进行批评和处罚。2.考核指标包括快递寄发的准确性、及时性