公司文件公章管理制度

公司文件公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件和公章的管理，确保公司文件的安全、有效传递和公章的规范使用，维护公司的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度。2.确保文件和公章的使用准确、规范、安全、高效。3.实行分级管理、责任到人。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类通知、决定、通报、报告等行政性文件。2.业务文件：涉及公司业务运营的合同、协议、项目文档、技术资料等。3.人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核资料等。4.财务文件：财务报表、预算文件、报销凭证等。（二）文件起草与审核1.起草各部门根据工作需要负责起草相关文件，确保内容准确、表述清晰、逻辑严谨。涉及多个部门的文件，由主办部门牵头起草，并征求相关部门意见。2.审核文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、合规性和格式规范性。初审通过后，将文件提交至相关职能部门审核。行政文件由行政部门审核，业务文件由业务归口部门审核，人事文件由人力资源部门审核，财务文件由财务部门审核。审核部门应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件质量。审核通过后，审核人在文件上签字确认。（三）文件编号与登记1.编号行政部负责对公司各类文件进行统一编号，编号规则应保持一致性和连贯性。文件编号应包含年份、部门代码、文件类别代码和顺序号等信息，例如：20XXXXXXXXX，其中20XX表示年份，XX表示部门代码，XX表示文件类别代码，XXX表示顺序号。2.登记行政部设立文件登记台账，对每份文件的编号、名称、起草部门、起草人、审核人、批准人、印发日期、发放范围等信息进行详细登记。文件登记应及时、准确，确保文件信息可追溯。（四）文件审批与签发1.审批文件审核通过后，根据文件性质和审批权限进行审批。一般性行政文件由分管领导审批；涉及重要事项、重大决策的文件，需经总经理审批。业务文件根据业务流程和审批权限，由相关业务负责人和分管领导审批。人事文件由人力资源部门负责人和分管领导审批。财务文件由财务部门负责人和分管领导审批。2.签发文件经审批通过后，由总经理或其授权人签发。签发人应认真审阅文件内容，确认无误后在文件上签字。（五）文件印发与发放1.印发行政部根据文件签发人的意见，对文件进行排版、校对、印刷。文件印刷应保证质量，格式规范，文字清晰。2.发放行政部按照文件发放范围，将文件及时发放至相关部门和人员。文件发放可采用纸质发放或电子发放的方式。纸质文件发放时，应进行签收登记；电子文件发放时，应通过公司内部办公系统或指定邮箱发送，并确保接收人已成功接收。（六）文件归档与保管1.归档文件办理完毕后，各部门应及时将文件整理归档，移交至公司档案室。归档文件应齐全、完整、准确，按照文件类别和时间顺序进行分类整理，编制归档目录。2.保管公司档案室负责文件的保管工作，应配备必要的保管设备，确保文件安全。档案室应建立文件借阅登记制度，对文件的借阅情况进行详细记录。定期对文件进行清查、盘点，确保文件无丢失、损坏等情况。（七）文件查阅与借阅1.查阅因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息。《文件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交至档案室查阅。查阅文件时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将文件带出档案室。查阅人员不得在文件上涂改、标记、污损。2.借阅因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限、借阅用途等信息。《文件借阅申请表》经所在部门负责人和分管领导签字同意后，交至档案室办理借阅手续。借阅文件的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自复印、摘录文件内容。借阅期满后，应及时归还文件。（八）文件销毁1.定期清理档案室定期对已超过保管期限或已无保存价值的文件进行清理，列出拟销毁文件清单。2.审批销毁拟销毁文件清单经行政部负责人审核后，报总经理审批。3.销毁实施经批准销毁的文件，由行政部指定专人负责销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁文件的名称、文号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，记录由行政部留存备案。三、公章管理（一）公章种类公司公章包括：公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制由行政部统一负责，根据公司设立、变更等相关规定，办理刻章手续。2.刻制公章应选择具有资质的正规刻章单位，确保公章的质量和安全性。3.新刻公章启用前，行政部应进行登记备案，记录公章的名称、规格、启用日期等信息。（三）公章保管1.专人保管公司公章由行政部指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。合同专用章由业务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。2.保管要求公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保公章安全。公章保管人员不得擅自将公章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，应经总经理批准，并办理相关交接手续。（四）公章使用1.使用范围公司公章用于公司对外签订合同、协议、出具证明、报送文件等正式文件的签署。合同专用章用于公司对外签订各类合同。财务专用章用于公司财务结算、票据开具等相关财务业务。法定代表人章用于特定的财务审批、文件签署等需要法定代表人签字的场合。2.使用流程申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，注明使用公章的事项、文件名称、文号、使用时间、使用部门等信息。审核：《公章使用申请表》经所在部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重要事项、重大决策的，需经总经理审批。用印：公章保管人员根据审批后的《公章使用申请表》，在指定位置加盖公章，并进行登记。登记内容包括用印日期、用印文件名称、文号、用印部门、用印人等信息。盖章要求：盖章应清晰、端正，确保公章印记完整、清晰可辨。（五）公章停用与销毁1.停用因公司名称变更、机构调整、公章损坏等原因，需要停用公章的，由行政部提出申请，经总经理批准后，办理公章停用手续。公章停用后，行政部应及时通知各部门，并将停用公章封存保管。2.销毁对于已停用且无保存价值的公章，由行政部填写《公章销毁申请表》，经总经理审批后，指定专人负责销毁。销毁公章应采用适当的方式，确保公章无法恢复使用，并对销毁过程进行记录，记录由行政部留存备案。四、监督与检查（一）监督部门公司行政部负责对文件和公章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.文件管理方面文件起草、审核、审批、印发、发放、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合规定流程。文件编号、登记是否准确、及时。文件保管是否安全，有无丢失、损坏等情况。2.公章管理方面公章刻制、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定流程。公章使用审批是否严格，有无未经审批擅自使用公章的情况。公章保管是否安全，有无转借他人或违规使用的情况。（三）检查方式1.定期检查：行政部定期对文件和公章管理情况进行全面检查，一般每季度进行一次。2.不定期抽查：行政部不定期对各部门文件和公章使用情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。（四）违规处理1.对于违反文件和公章管理制度的行为，行政部应及时进行调查核实。2.根据违规情节轻重，给予相应的处理措施，包括但不限于批评教育、责令改