公司离职谈话管理制度

公司离职谈话管理制度一、总则（一）目的为规范公司离职谈话管理流程，确保离职员工能够顺利完成离职手续，同时维护公司与离职员工之间的良好关系，了解员工离职原因，收集员工对公司的意见和建议，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有主动或被动离职的员工，包括试用期内离职和正式员工离职。（三）基本原则1.尊重原则：在离职谈话过程中，充分尊重离职员工的人格和权益，以平等、友善的态度进行沟通。2.客观公正原则：谈话内容应基于事实，客观公正地记录离职员工的反馈和意见，不偏袒、不歧视。3.保密原则：对离职员工提供的个人隐私信息和涉及公司商业机密的信息严格保密，不得泄露。4.反馈改进原则：及时将离职员工的意见和建议反馈给相关部门，并推动公司进行改进，以提升公司管理水平和员工满意度。二、离职谈话流程（一）离职申请受理1.员工提出离职申请后，所在部门负责人应及时与员工进行初步沟通，了解离职原因，并在[X]个工作日内将离职申请提交至人力资源部。2.人力资源部收到离职申请后，对申请信息进行审核，确认离职员工的离职手续是否齐全，如工作交接情况、财务结算情况等。（二）确定谈话人员1.根据离职员工的岗位性质和层级，确定离职谈话的人员。一般情况下，离职谈话由人力资源部主导，涉及重要岗位或高层管理人员离职的，可邀请公司高层领导参与。2.对于普通员工离职，谈话人员包括人力资源部工作人员和离职员工所在部门负责人；对于部门主管级及以上员工离职，谈话人员包括人力资源部负责人、公司分管领导及以上领导。（三）谈话准备1.谈话人员提前了解离职员工的基本信息、工作表现、离职原因等情况，查阅员工的人事档案和绩效考核记录，以便在谈话过程中有针对性地进行沟通。2.准备好离职谈话提纲，提纲内容应涵盖离职原因、工作评价、对公司的意见和建议、职业发展规划等方面。3.确定谈话时间和地点，确保谈话环境安静、舒适，不受干扰。谈话时间一般控制在[X]分钟左右，根据实际情况可适当延长。（四）离职谈话实施1.谈话开始时，谈话人员向离职员工介绍谈话的目的和流程，营造轻松、和谐的谈话氛围。2.按照谈话提纲，依次询问离职员工的离职原因、对工作的感受、对公司管理和团队协作的看法等问题，鼓励离职员工畅所欲言，表达真实想法。3.认真倾听离职员工的反馈和意见，对于离职员工提出的问题和困难，能够当场解答的及时给予答复；不能当场解答的，记录下来并承诺在规定时间内给予反馈。4.对离职员工的工作表现进行客观评价，肯定其工作成绩和贡献，同时指出存在的不足之处，并提出改进建议。5.询问离职员工对公司未来发展的期望和建议，了解其对公司文化、制度、管理等方面的看法，以便公司不断完善和优化。（五）谈话记录1.在谈话过程中，安排专人负责记录谈话内容，记录应准确、完整、客观，包括谈话时间、地点、谈话人员、离职员工姓名、离职原因、谈话要点等信息。2.谈话记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后由谈话人员签字确认。纸质记录应妥善保存，电子记录应备份保存，保存期限为[X]年。（六）反馈与沟通1.谈话结束后，谈话人员及时整理谈话记录，将离职员工的意见和建议进行分类汇总，并形成书面报告。2.将书面报告提交给相关部门负责人，由相关部门负责人针对离职员工提出的问题和建议进行分析研究，提出改进措施和落实计划。3.相关部门负责人将改进措施和落实计划反馈给人力资源部，人力资源部跟踪监督改进措施的执行情况，并定期向公司领导汇报。4.对于离职员工提出的合理诉求，如未结清的工资、奖金、福利等，人力资源部协调相关部门及时处理，确保离职员工的合法权益得到保障。（七）离职手续办理1.离职员工在完成离职谈话后，按照公司规定的离职手续办理流程，依次到各相关部门办理工作交接、财务结算、物品归还等手续。2.各相关部门在收到离职员工的手续办理申请后，应在规定时间内完成审核和办理工作，并在离职手续办理清单上签字确认。3.人力资源部在离职员工完成所有离职手续后，为其办理离职证明，并按照国家法律法规和公司规定支付离职员工的经济补偿（如有）。三、谈话内容要点（一）离职原因1.了解离职员工是主动离职还是被动离职，主动离职的原因是个人发展、家庭因素、薪资待遇等；被动离职的原因是绩效考核不达标、违反公司规章制度等。2.对于主动离职的员工，询问其对公司整体环境、职业发展机会、工作氛围等方面的看法，是否存在公司无法满足其职业发展需求的情况。3.对于被动离职的员工，客观公正地向其说明离职原因，听取其对公司管理和考核标准的意见和建议，是否认为考核结果存在不合理之处。（二）工作评价1.请离职员工对自己在公司的工作表现进行自我评价，包括工作能力、工作态度、团队协作等方面。2.谈话人员结合离职员工的日常工作表现和绩效考核结果，对其工作进行客观评价，肯定其优点和成绩，同时指出存在的不足之处，并提出改进建议。3.询问离职员工在工作中遇到的最大困难和挑战是什么，公司在哪些方面给予了支持和帮助，哪些方面还需要进一步改进。（三）对公司的意见和建议1.鼓励离职员工对公司的管理、文化、制度、流程等方面提出意见和建议，如公司组织架构是否合理、工作流程是否繁琐、企业文化是否得到有效贯彻等。2.询问离职员工对公司培训体系的看法，是否认为培训内容和方式能够满足员工的职业发展需求，是否有针对性的培训需求未得到满足。3.了解离职员工对公司薪酬福利体系的满意度，是否认为薪酬水平具有竞争力，福利待遇是否完善，是否存在需要调整或改进的地方。（四）职业发展规划1.询问离职员工未来的职业发展规划，是否有明确的职业目标和发展方向，公司在其职业发展过程中起到了怎样的作用。2.对于有潜力的离职员工，了解其对公司未来发展的看法和建议，是否愿意继续与公司保持联系或合作，为公司的发展提供支持。四、谈话人员职责（一）人力资源部工作人员职责1.主导离职谈话流程，确保谈话按照规定的程序和要求进行。2.负责记录谈话内容，整理谈话报告，及时反馈给相关部门和领导。3.协调各相关部门办理离职员工的手续，确保离职手续办理的顺利进行。4.跟踪监督离职员工意见和建议的改进落实情况，定期向公司领导汇报。（二）离职员工所在部门负责人职责1.参与离职谈话，对离职员工的工作表现进行评价，提供客观的反馈和建议。2.协助人力资源部了解离职员工的离职原因，分析部门管理中存在的问题，提出改进措施。3.负责安排离职员工的工作交接事宜，确保工作交接的顺利进行，避免因人员离职对工作造成影响。（三）公司高层领导职责1.对于重要岗位或高层管理人员离职，参与离职谈话，表达公司对离职员工的感谢和期望。2.听取离职员工对公司整体发展的意见和建议，从战略层面审视公司存在的问题，为公司的决策提供参考。五、保密规定1.参与离职谈话的所有人员应严格遵守保密规定，对离职员工提供的个人隐私信息和涉及公司商业机密的信息予以保密。2.个人隐私信息包括离职员工的身份证号码、家庭住址、联系方式、薪资待遇、健康状况等；商业机密信息包括公司的产品研发资料、客户信息、市场策略、财务数据等。3.未经离职员工书面同意，任何人不得将离职谈话中涉及的保密信息泄露给第三方，否则将承担相应的法律责任。六、监督与考核1.人力资源部负责对离职谈话管理制度的执行情况进行监督检查，定期对离职谈话记录和报告进行审查，确保谈话内容真实、完整，反馈意见得到及时处理。2.将离职谈话管理工作纳入相关部门和人