公司采购资产管理制度

公司采购资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购资产管理，规范采购行为，提高资产使用效益，保障公司运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要进行的各类资产采购活动，包括但不限于固定资产、办公用品、低值易耗品等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.效益性原则：追求采购资产的性价比最大化，确保资产能有效支持公司业务发展。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受公司内部监督。4.职责明确原则：明确各部门在采购资产管理中的职责，避免职责不清导致的问题。二、采购资产的分类及定义（一）固定资产指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值1000元以上、专用设备单位价值1500元以上），并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括房屋及建筑物、办公设备、运输设备、电子设备等。（二）办公用品指用于日常办公的各类物品，如文具、纸张、文件夹、墨盒、硒鼓等。（三）低值易耗品指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、量具、劳保用品等。三、采购资产的预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度业务计划和实际需求，在每年年末编制下一年度采购资产预算。2.预算内容应详细列出采购资产的名称、规格、数量、预计金额等，并说明采购原因和使用计划。3.采购资产预算需经部门负责人审核后，提交至财务部门进行汇总和审核。（二）预算审批1.财务部门对各部门提交的采购资产预算进行审核，结合公司年度财务状况和资金安排，提出审核意见。2.采购资产预算经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。3.经公司管理层审批后的采购资产预算，作为年度采购资产的控制依据。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因业务发展需要调整采购资产预算，相关部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计金额。2.采购资产预算调整申请经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。3.未经批准，任何部门不得擅自调整采购资产预算。四、采购资产的采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写《采购资产申请表》，详细注明采购资产的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.《采购资产申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购资产申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的合规性等。2.对于金额较小（一般指不超过[X]元）的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门审核后提交至公司管理层审批。3.经审批通过的采购申请，采购部门方可组织实施采购。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，采购部门应按照国家法律法规及公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。3.对于询价采购，采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和产品质量，选择合适的供应商进行采购。4.对于竞争性谈判采购，采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.对于单一来源采购，采购部门应说明采用单一来源采购的原因，并报公司管理层批准。6.在采购过程中，采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购资产的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。（四）验收1.采购资产到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。2.使用部门负责对采购资产的数量、规格、型号、外观等进行验收，确保与采购合同一致。3.质量检验部门负责对采购资产的质量进行检验，如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。4.验收合格后，使用部门和质量检验部门应在《采购资产验收单》上签字确认。（五）付款1.采购部门根据《采购资产验收单》和采购合同，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收情况、发票等。3.经财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。五、采购资产的日常管理（一）资产登记1.财务部门负责建立采购资产台账，对采购资产的名称、规格、数量、购置时间、购置金额、使用部门等信息进行详细登记。2.使用部门负责对本部门使用的采购资产进行实物登记，建立资产卡片，注明资产的编号、名称、规格、型号、购置时间、使用状况等信息。（二）资产保管1.使用部门应指定专人负责采购资产的保管，确保资产的安全和完整。2.对于贵重资产和易损资产，应采取必要的保管措施，如设置专门的存放地点、配备防护设备等。（三）资产使用1.使用部门应按照采购资产的用途和使用说明，合理使用资产，不得擅自改变资产用途。2.员工在使用采购资产过程中，如发现资产损坏或故障，应及时报告部门负责人，并填写《资产维修申请表》。（四）资产维修1.部门负责人对《资产维修申请表》进行审核后，提交至采购部门或相关维修部门。2.采购部门或相关维修部门根据资产维修情况，联系供应商进行维修或自行组织维修。3.维修完成后，使用部门应对维修情况进行验收，并在《资产维修记录单》上签字确认。（五）资产盘点1.公司定期组织采购资产盘点工作，原则上每年至少进行一次全面盘点。2.财务部门负责制定资产盘点计划，组织各部门进行盘点。3.使用部门应在规定时间内完成本部门资产的盘点工作，并将盘点结果上报财务部门。4.财务部门对各部门的盘点结果进行汇总和核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。六、采购资产的处置管理（一）资产报废1.采购资产因磨损、损坏、技术淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写《资产报废申请表》，详细说明资产报废原因、资产状况等信息。2.《资产报废申请表》经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。3.经批准报废的资产，由采购部门或相关部门负责组织处置，处置方式包括报废变卖、捐赠等。4.处置报废资产取得的收入，应按照公司财务管理制度进行核算。（二）资产转让1.公司因业务调整等原因需要转让采购资产时，由采购部门提出资产转让申请，说明转让原因、资产状况、转让价格等信息。2.资产转让申请经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。3.经批准转让的资产，采购部门应按照公司相关规定进行公开转让，确保转让过程的公开、公正、公平。（三）资产捐赠1.公司因社会公益等原因需要捐赠采购资产时，由采购部门提出资产捐赠申请，说明捐赠原因、资产状况等信息。2.资产捐赠申请经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。3.经批准捐赠的资产，采购部门应按照相关规定办理捐赠手续，并做好记录。七、采购资产的监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门负责对采购资产管理制度的执行情况进行定期审计和监督，检查采购活动的合规性、资产使用的合理性等。2.财务部门负责对采购资产的财务核算进行监督，确保资产核算的准确性和规范性。3.各部门应配合公司内部审计部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核1.公司建立采购资产考核机制，对各部门采购资产管理工作进行考核评价。2.考核内容包括采购预算执行情况、采购资产质量、资产使用效益、资产日常管理等方面。