单位文件保存管理制度

单位文件保存管理制度一、总则（一）目的为加强单位文件保存管理，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、使用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构所形成的各类文件，包括纸质文件、电子文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位文件由专门的部门或人员进行集中统一管理，避免文件分散保存导致的管理混乱。2.分类分级原则：按照文件的来源、内容、性质等进行分类分级管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：确保文件的安全，防止文件泄露、丢失、损坏等情况发生，对涉及机密的文件要严格保密。4.方便利用原则：在保证文件安全保密的前提下，要充分考虑文件的利用需求，提供便捷的查阅和使用服务。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括单位发布的各类通知、决定、通报、报告、请示等行政公文。2.业务文件：与单位业务工作相关的文件，如合同协议、项目计划、业务报表等。3.人事文件：涉及员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等人事管理方面的文件。4.财务文件：财务预算、决算、审计报告、财务凭证等财务相关文件。5.技术文件：单位的技术标准、操作规程、技术图纸、研究报告等技术类文件。6.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、宣传资料等。（二）文件编号1.为便于文件的识别和管理，对每类文件进行编号。编号规则如下：编号由字母和数字组成，字母表示文件类别，数字为顺序号。例如：行政文件编号为XZ[顺序号]，业务文件编号为YW[顺序号]等。2.编号应具有唯一性，不得重复使用。新形成的文件应按照编号规则及时进行编号。三、文件形成与收集（一）文件形成1.各部门应指定专人负责文件的起草、审核和签发工作。文件起草应内容准确、格式规范，符合国家法律法规和单位相关规定。2.文件审核应重点审查文件的内容是否合法合规、表述是否准确清晰、格式是否符合要求等。审核通过后，由相关负责人进行签发。3.文件签发后，起草部门应及时将文件定稿交付文件管理部门进行登记和保存。（二）文件收集1.文件管理部门应定期对各部门形成的文件进行收集，确保文件及时归档。收集方式可采用定期催交、上门收取等方式。2.各部门应积极配合文件管理部门的收集工作，按时将本部门形成的文件整理好并移交文件管理部门。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由文件接收部门及时将文件原件或复印件送交文件管理部门进行登记和保存。四、文件整理与归档（一）文件整理1.文件管理部门收到文件后，应按照分类分级原则对文件进行整理。对于纸质文件，应去除文件上的金属物，进行折叠或装订，使其规格统一。2.电子文件应按照文件类别和年度进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并对文件进行命名，命名应规范、准确，便于识别和查找。3.对于同一事项的系列文件，应按照时间顺序进行排列，确保文件的连贯性和完整性。（二）文件归档1.文件整理完成后，应及时进行归档。归档文件应填写归档登记表，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.归档文件应按照年度、类别分别装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度等信息。3.电子文件应进行备份存储，备份介质可采用光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新，确保电子文件的安全性和完整性。五、文件保管（一）保管场所1.单位应设立专门的文件保管场所，如档案室、文件柜等，确保文件有安全、适宜的存放环境。2.保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。3.档案室应保持清洁、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。（二）保管期限1.文件的保管期限根据文件的性质和重要程度分为永久、长期和短期。永久保管的文件：具有重要历史价值、法律依据或对单位发展有重大影响的文件，如单位章程、重要合同协议、历史档案等。长期保管的文件：在较长时间内具有查考利用价值的文件，保管期限一般为15年至50年。短期保管的文件：在较短时间内需要查考利用的文件，保管期限一般为5年以下。2.文件保管期限的确定由文件形成部门或相关业务部门提出建议，经文件管理部门审核后报单位领导批准。（三）文件清查1.文件管理部门应定期对保管的文件进行清查，每年至少进行一次全面清查，平时可根据需要进行局部清查。2.清查内容包括文件的数量、完整性、保管状况等。清查过程中如发现文件丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因并采取相应的措施进行处理。3.清查结束后，应填写文件清查登记表，对清查结果进行记录，并将清查情况报告单位领导。六、文件查阅与借阅（一）查阅1.单位内部人员因工作需要查阅文件，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到文件管理部门查阅。2.文件管理部门应对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责协助查阅。3.查阅人员应在规定的查阅场所进行查阅，不得擅自将文件带出查阅场所。查阅过程中应爱护文件，不得在文件上涂改、圈划、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将查阅的文件归还文件管理部门，并在文件查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.单位内部人员因工作需要借阅文件，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人和文件管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.文件管理部门应对借阅申请进行严格审核，对于涉及机密的文件，应按照保密规定进行审批。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的文件妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、传播文件内容。如因保管不善导致文件丢失、损坏的，应承担相应的责任。七、文件保密（一）保密措施1.对涉及机密的文件，应严格按照保密规定进行管理。文件管理部门应设立专门的保密文件柜，对保密文件进行单独存放。2.接触保密文件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。3.在文件的起草、审核、签发、传递、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止文件泄露。如对保密文件进行加密存储、限制查阅范围、实行专人专管等。（二）保密监督1.单位应建立保密监督检查制度，定期对文件保密工作进行检查。检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、保密文件的管理情况等。2.对于违反保密规定的行为，应及时进行纠正，并按照单位相关规定进行处理。情节严重的，应依法追究相关人员的法律责任。八、文件销毁（一）销毁条件1.文件保管期限届满或已失去保存价值的，应及时进行销毁。2.因单位机构调整、业务变更等原因，导致部分文件不再需要的，也应进行销毁。（二）销毁程序1.文件管理部门应定期对拟销毁的文件进行清理和登记，填写文件销毁申请表，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.文件销毁申请表经所在部门负责人和文件管理部门负责人签字同意后，报单位领导批准。3.批准后的文件销毁申请表交文件管理部门组织实施销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件信息无法恢复。4.文件销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁结束后，监督人员应在文件销毁登记表上签字确认。（三）销毁记录1.文件管理部门应对文件销毁情况进行详细记录，记录