公司文件受控管理制度

公司文件受控管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保公司文件的准确性、完整性和规范性，保证文件的有效受控，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于各类规章制度、操作规程、技术文件、会议纪要、报告、通知等。（三）职责分工1.行政部门负责公司文件管理的归口工作，制定和完善文件管理制度。负责文件的编号、登记、归档、保管和借阅等日常管理工作。定期对公司文件进行清理和销毁，确保文件的时效性和有效性。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、修订和报送工作。负责本部门文件的发放、使用、保管和回收工作。配合行政部门做好文件的相关管理工作。3.文件起草人负责按照公司文件格式和要求起草文件。对文件内容的准确性、完整性和规范性负责。参与文件的审核和修订工作。二、文件的分类与编号（一）文件分类1.管理制度类：包括公司各项规章制度、管理办法等。2.操作规程类：如生产操作规程、设备操作规程等。3.技术文件类：产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。4.会议纪要类：公司各类会议形成的纪要。5.报告类：工作汇报、项目报告、分析报告等。6.通知类：公司内部发布的各类通知、通报等。（二）文件编号1.编号原则公司文件编号采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和系统性。编号由字母和数字组成，便于识别和管理。2.编号格式管理制度类：MD[年份][序号]操作规程类：OP[年份][序号]技术文件类：TF[年份][序号]会议纪要类：MJ[年份][序号]报告类：RG[年份][序号]通知类：TZ[年份][序号]其中，[年份]为文件发布年份的后两位数字，[序号]为该类文件的顺序号，从001开始依次编号。三、文件的起草与审核（一）文件起草1.文件起草人应根据工作需要和相关要求，认真收集资料，进行充分调研，确保文件内容具有针对性和可操作性。2.文件起草应遵循公司文件格式和排版要求，语言表达应准确、简洁、规范。3.文件内容应明确文件的目的、适用范围、职责分工、工作流程、相关要求等要素。（二）文件审核1.文件起草完成后，应由起草部门负责人进行初审，审核文件内容是否符合部门实际情况，是否与公司相关规定一致。2.初审通过后，将文件提交至行政部门进行编号和格式审核。行政部门审核文件编号是否符合规定，格式是否规范统一。3.涉及多个部门的文件，需由相关部门共同审核，确保文件内容协调一致，避免出现矛盾和冲突。4.重要文件或涉及公司重大利益的文件，应由公司领导进行终审，确保文件的准确性和严肃性。四、文件的批准与发布（一）文件批准1.经审核通过的文件，由起草部门负责人签字确认后，提交公司领导审批。2.公司领导根据文件内容和实际情况进行审批，签署批准意见。（二）文件发布1.行政部门根据公司领导的批准意见，对文件进行排版、印刷或电子发布。2.对于纸质文件，行政部门应按照规定的份数进行印刷，并加盖公司公章。3.对于电子文件，行政部门应将文件发布至公司内部网络共享平台或指定的文件夹中，并确保文件的安全性和可访问性。4.文件发布后，行政部门应及时将文件发放至相关部门，并做好发放记录。发放记录应包括文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人签字等信息。五、文件的受控标识与版本管理（一）受控标识1.公司所有受控文件均应在文件首页加盖“受控文件”印章，并注明文件编号、版本号、发布日期等信息。2.对于电子文件，应在文件标题或文件名中体现“受控”字样，并注明文件编号、版本号、发布日期等信息。（二）版本管理1.文件在实施过程中，如因法律法规、政策变化、公司业务调整或其他原因需要修订时，应及时进行版本更新。2.文件版本更新后，行政部门应及时对文件进行重新编号，并更新文件的受控标识和发布日期。3.各部门应及时将最新版本的文件替换原有的旧版本文件，确保使用的文件为最新有效版本。4.行政部门应定期对公司文件进行清理和检查，对于已废止或失效的文件，应及时进行标识和处理，防止误用。六、文件的发放与使用（一）文件发放1.行政部门根据文件发放记录，将受控文件发放至相关部门。发放时，应确保文件的完整性和准确性，并要求领取人签字确认。2.对于涉及多个部门的文件，行政部门应根据文件内容和使用范围，确定发放部门和份数，并进行统一发放。3.对于重要文件或机密文件，行政部门应采取加密、专人保管等措施，确保文件的安全性。（二）文件使用1.各部门应指定专人负责文件的管理和使用，确保文件的妥善保管和正确使用。2.文件使用人员应严格按照文件规定的流程和要求进行操作，不得擅自修改、复印、传播文件内容。3.文件使用过程中，如发现文件存在问题或需要进一步解释的地方，应及时与文件起草部门或行政部门联系，不得自行处理。4.各部门应定期对本部门使用的文件进行清理和盘点，确保文件的完整性和有效性。七、文件的借阅与归还（一）文件借阅1.因工作需要借阅受控文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。2.《文件借阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交至行政部门审批。行政部门根据实际情况进行审批，并在申请表上签署意见。3.借阅人凭审批通过的《文件借阅申请表》到行政部门办理借阅手续，领取借阅文件。行政部门应在借阅文件上注明借阅日期和归还日期，并做好借阅记录。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）文件归还1.借阅人应在规定的归还日期前将借阅文件归还至行政部门。归还时，行政部门应检查文件的完整性和准确性，如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。2.借阅人归还文件后，行政部门应在借阅记录上注明归还日期，并将《文件借阅申请表》归档保存。八、文件的保管与保密（一）文件保管1.行政部门应设立专门的文件档案室或文件柜，对受控文件进行分类存放，确保文件的安全和有序管理。2.文件档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等良好环境，配备必要的消防器材和安全设施。3.各部门应指定专人负责本部门文件的保管工作，定期对文件进行整理和归档，确保文件的妥善保管。4.对于电子文件，行政部门应定期进行备份，并存储在安全的介质上，如硬盘、光盘等。备份介质应与原文件分开存放，并存放在不同的地点。（二）文件保密1.公司所有受控文件均属于公司机密信息，文件管理人员和使用人员应严格遵守公司保密制度，确保文件的保密性。2.未经公司领导批准，任何人不得擅自将公司受控文件泄露给外部单位或个人。3.在文件的起草、审核、修订、发放、使用、保管、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止文件信息的泄露。4.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要文件，应严格限制接触范围，实行专人专管制度。九、文件的清理与销毁（一）文件清理1.行政部门应定期对公司文件进行清理，清理期限一般为[X]年。清理时，应检查文件的时效性、有效性和完整性，对于已废止、失效或不再使用的文件，应进行标识和分类。2.各部门应配合行政部门做好文件清理工作，及时将本部门不再使用的文件提交至行政部门。3.在文件清理过程中，如发现有重要文件需要保留的，应进行特殊标识，并单独存放。（二）文件销毁1.对于需要销毁的文件，行政部门应填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经部门负责人签字同意后，提交至公司领导审批。公司领导根据实际情况进行审批，并签署意见。3.经审批同意销