公司快件收发管理制度

公司快件收发管理制度一、总则1.目的为规范公司快件收发管理工作，确保快件收发及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及在公司范围内开展业务的外部人员。3.职责分工行政部门负责公司快件收发的统一管理工作，包括制定相关流程、制度，配备必要的设备和人员。负责与快递公司建立合作关系，选择优质、高效的快递公司，并定期对其服务质量进行评估。负责公司快件的集中接收、登记、保管和分发工作。各部门各部门指定专人负责本部门快件的领取、签收和发送工作，并及时将快件处理情况反馈给行政部门。对本部门的快件收发工作进行监督和管理，确保快件的安全和及时处理。员工个人员工应积极配合公司快件收发管理工作，及时领取和发送属于自己的快件。对收到的快件应及时处理，不得无故拖延或积压。二、快件接收管理1.接收流程快递公司将快件送达公司后，行政部门收件人员应首先核对快件数量，并检查外包装是否完好。如发现外包装有破损、变形等异常情况，应立即与快递公司当场核实，并做好记录。收件人员对快件进行逐件登记，详细记录快件单号、寄件人姓名、寄件地址、收件部门、收件人姓名、快件内容等信息。登记可采用纸质表格或电子表格的形式进行，确保信息准确无误。登记完成后，收件人员将快件按照收件部门进行分类存放，并在规定时间内通知各部门领取。2.通知领取行政部门应在快件到达后的[X]小时内，通过邮件、内部通讯工具或张贴通知等方式，向各部门发出快件领取通知。通知内容应包括快件单号、寄件人信息、收件部门、收件人姓名以及领取时间和地点等。对于重要或紧急的快件，行政部门应优先通知相关部门及时领取，并提醒收件人注意快件内容的保密性。3.特殊情况处理如遇收件人出差、请假或其他原因无法及时领取快件，行政部门应与收件人所在部门沟通协调，确定代领人员或存放方式。代领人员应在领取快件时出示有效身份证件，并在登记表上签字确认。对于无法联系到收件人或收件部门的快件，行政部门应暂时保管，并在[X]个工作日内再次尝试联系。如仍无法解决，应按照公司相关规定进行处理，如退回寄件人或上缴公司相关部门。三、快件分发管理1.分发原则行政部门应按照收件部门和收件人信息，及时、准确地将快件分发给各部门指定的领取人员。对于同一部门的多个快件，应尽量集中分发，以提高工作效率。2.分发方式各部门领取人员凭有效身份证件到行政部门领取快件，并在快件登记表上签字确认。如领取人员无法亲自领取，可委托他人代领。代领人应携带领取人员的授权委托书和有效身份证件，并在登记表上注明代领情况。行政部门可根据实际情况，采用定期分发、预约分发或上门分发等方式，确保快件能够及时、准确地送达收件人手中。3.分发记录行政部门应建立快件分发记录台账，详细记录快件的分发时间、领取部门、领取人姓名、身份证号码、签收时间等信息。分发记录应妥善保存，以备查询和追溯。四、快件发送管理1.发送流程员工如需发送快件，应首先填写《快件发送申请表》，详细注明寄件人姓名、寄件部门、收件人姓名、收件地址、收件电话、快件内容、重量、体积等信息。《快件发送申请表》经部门负责人审核签字后，交行政部门。行政部门对申请表进行审核，确认信息无误后，根据员工选择的快递公司进行寄件操作。行政部门收件人员负责将员工填写的快件内容进行包装、封装，并粘贴快递单。在粘贴快递单前，应仔细核对收件人信息，确保准确无误。包装完成后，收件人员将快件交快递公司寄发，并要求快递公司提供寄件凭证（如快递单号、发票等）。2.费用结算公司快件发送费用由行政部门统一结算。行政部门应每月与快递公司核对寄件明细和费用，并按照公司财务制度进行报销。员工个人因特殊原因需要自行支付快件费用的，应在申请表中注明，并在寄件后及时到行政部门办理报销手续。报销时应提供有效的快递发票和寄件凭证。3.特殊快件发送对于贵重物品、易碎品、机密文件等特殊快件，员工应在申请表中注明，并采取相应的防护措施。行政部门在寄件时，应选择信誉良好、服务质量高的快递公司，并要求其提供特殊包装和运输服务，确保快件安全送达。对于涉及公司重要业务或机密信息的快件，员工应严格遵守公司保密制度，对快件内容进行加密处理，并在申请表中注明保密要求。行政部门在寄件过程中，应加强对快件的管理，确保信息安全。五、快件保管与安全1.保管场所行政部门应设立专门的快件保管区域，确保快件存放安全、有序。保管区域应具备防火、防潮、防盗等设施，并保持通风良好。快件保管区域应划分不同的存放区域，如待领取区、已领取区、特殊快件区等，以便于快件的分类存放和管理。2.保管期限一般快件的保管期限为自到达公司之日起[X]个工作日。超过保管期限仍未领取的快件，行政部门应再次通知收件人领取。如收件人仍未领取，行政部门可按照公司相关规定进行处理。对于重要或紧急的快件，行政部门应根据实际情况适当延长保管期限，并及时与相关部门沟通协调。3.安全措施行政部门应加强对快件保管区域的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。定期对保管区域进行安全检查，确保消防设施完好有效，防盗设备正常运行。对于涉及公司机密信息的快件，应采取严格的保密措施，如单独存放、加密处理等，防止信息泄露。六、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对公司快件收发管理工作进行监督检查，检查内容包括快件接收、登记、分发、发送、保管等环节的工作情况，以及各部门和员工对制度的执行情况。监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和人员。2.考核办法公司将对各部门和员工的快件收发管理工作进行考核，考核结果纳入部门和个人绩效考核体系。考核内容主要包括快件收发的及时性、准确性、安全性，以及对制度的执行情况等方面。具体考核指标和评分标准如下：及时性（40分）快件到达后能在规定时间内通知领取，每延迟一天扣[X]分。员工领取快件后能及时处理，每延迟一天扣[X]分。准确性（30分）快件登记信息准确无误，每出现一处错误扣[X]分。快件分发准确，未出现错发、漏发情况，每出现一次扣[X]分。安全性（20分）快件保管安全，未出现丢失、损坏等情况，每出现一次扣[X]分。涉及公司机密信息的快件管理符合保密要求，未出现信息泄露情况，否则扣[X]分。制度执行情况（10分）严格执行公司快件收发管理制度，无违规行为，得10分。出现违规行为，视情节轻重扣[XX]分。3.奖惩措施对于在快件收发管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。对于违反本制度的部门和