学费存取账户管理制度

学费存取账户管理制度一、总则（一）目的为规范公司学费存取账户的管理，确保学费资金的安全、准确、及时收付，保障公司及学员的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及学费存取的账户管理活动，包括但不限于学费收取账户、学费退还账户等相关操作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关金融政策，依法依规进行账户管理和资金操作。2.安全性原则：采取有效措施保障账户资金安全，防止资金被盗取、挪用等风险。3.准确性原则：确保学费收支记录准确无误，及时反映资金动态。4.及时性原则：及时办理学费的收取、退还等业务，提高资金使用效率。二、账户设置与管理（一）账户开设1.根据公司业务需要，由财务部门提出开设学费存取账户的申请，经公司管理层审批后，按照银行相关规定办理开户手续。2.开户时应选择信誉良好、服务优质的银行，并确保账户类型符合公司业务需求。（二）账户信息管理1.建立学费存取账户信息档案，详细记录账户名称、账号、开户行、开户时间、账户用途等信息。2.定期对账户信息进行核对和更新，确保信息的准确性和完整性。如遇账户信息变更，应及时办理相关手续，并在档案中做好记录。（三）账户安全管理1.妥善保管账户密码、密钥等重要信息，严禁泄露给无关人员。2.采用安全可靠的网络连接方式进行账户操作，避免在不安全的网络环境下进行资金交易。3.定期更换账户密码，设置强度较高的密码组合，包含字母、数字和特殊字符。4.安装必要的防病毒、防黑客软件，保障计算机系统安全，防止恶意软件入侵导致账户信息泄露和资金损失。5.对涉及账户操作的计算机设备进行严格管理，限制访问权限，仅允许授权人员使用。三、学费收取管理（一）收费标准与方式1.公司应根据课程设置、教学成本等因素制定明确合理的学费收费标准，并向学员进行公示。2.学费收取方式可包括现金、银行转账、网上支付等多种形式，鼓励学员采用非现金支付方式，以提高资金安全性和收取效率。（二）收费流程1.招生部门负责向学员提供学费缴纳通知，明确收费金额、缴费方式、缴费截止日期等信息。2.学员按照通知要求选择合适的缴费方式进行缴费。现金缴费：学员前往公司指定的缴费地点，由财务人员或相关授权人员收取现金，并开具收款收据。收款收据应注明学员姓名、缴费金额、课程名称、缴费日期等信息，并加盖公司财务专用章。银行转账缴费：学员将学费款项转账至公司指定的银行账户。转账时应在备注栏注明学员姓名、课程名称等信息，以便财务人员核对。财务人员收到银行到账通知后，及时与学员进行确认，并在系统中记录缴费情况。网上支付缴费：学员通过公司指定的网上支付平台进行学费缴纳。支付成功后，系统自动生成缴费记录，财务人员定期进行核对和确认。3.财务部门负责对学费收取情况进行每日核对和汇总，确保收费金额与系统记录一致。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。（三）欠费管理1.对于超过缴费截止日期仍未缴纳学费的学员，招生部门应及时与学员沟通，了解欠费原因，并督促学员尽快缴费。2.财务部门负责统计欠费学员名单，并定期向招生部门反馈。招生部门根据欠费情况，采取相应的催缴措施，如发送催缴通知、电话沟通等。3.对于长期欠费且经多次催缴仍未缴费的学员，公司可按照相关规定暂停其课程学习资格，并采取进一步的法律措施追讨欠费。四、学费退还管理（一）退还条件1.学员因自身原因申请退学，且符合公司退学规定的，可按照相关流程办理学费退还手续。2.在课程学习过程中，如因公司原因导致课程无法正常开展或教学质量严重不符合要求，经学员提出申请，公司应核实情况后给予学费退还。（二）退还流程1.学员提出学费退还申请，填写《学费退还申请表》，注明退学原因、课程名称、已缴费金额、申请退还金额等信息，并提交相关证明材料（如退学申请、缴费凭证等）。2.申请材料提交至招生部门，招生部门对申请材料进行初审，核实学员退学原因及相关情况是否属实。初审通过后，将申请表及相关材料转至财务部门。3.财务部门对申请退还金额进行审核，确认学员缴费情况及应退还金额。审核通过后，按照公司财务规定办理学费退还手续。如采用银行转账方式退还学费，财务人员应在审核通过后的[X]个工作日内，将款项转账至学员指定的银行账户，并及时告知学员。如采用现金方式退还学费，学员应在规定时间内前往公司指定地点领取。领取时，学员需出示有效身份证件，经财务人员核对无误后，签字确认领取。4.财务部门在办理完学费退还手续后，应及时在系统中更新学员学费缴纳及退还记录，确保数据准确。（三）特殊情况处理1.如学员已领取教材、学习资料等，在办理学费退还时，应扣除相应的教材费、资料费等费用后再进行退还。2.对于因公司原因导致学费退还的情况，公司应根据实际情况给予学员适当的补偿或优惠政策，以维护公司良好形象。五、账户资金核对与监控（一）每日核对1.财务人员每日对学费存取账户的收支情况进行核对，确保每笔交易记录准确无误。2.核对内容包括账户余额、交易明细、收款收据与系统记录一致性等。如发现差异，应立即查明原因，并进行相应的调整和处理。（二）定期对账1.每月末，财务部门应与银行进行对账，获取银行对账单，并与公司账户记录进行逐笔核对。2.如发现银行对账单与公司账户记录存在差异，应编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和说明。对于异常的未达账项，应及时与银行沟通核实，确保资金安全。（三）资金监控1.建立学费存取账户资金监控机制，实时关注账户资金动态，及时发现和预警异常资金流动情况。2.设定资金监控指标，如每日收款金额上限、单笔交易金额限制、账户余额下限等。当账户资金情况超出或接近监控指标时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员关注。3.定期对账户资金监控情况进行分析总结，评估资金风险状况，针对发现的问题及时采取措施加以改进，确保账户资金安全稳定运行。六、人员职责与权限（一）财务部门职责1.负责学费存取账户的开设、变更、注销等管理工作。2.按照规定办理学费的收取、退还业务，确保资金收付准确、及时。3.定期对账户资金进行核对、监控和分析，编制相关财务报表和报告。4.保管账户密码、密钥等重要信息，严格执行账户安全管理制度。5.配合公司内部审计、外部监管等部门的检查工作，提供相关账户资料和信息。（二）招生部门职责1.向学员提供准确的学费缴纳通知和相关信息，解答学员关于学费缴纳的疑问。2.负责学员学费缴纳情况的跟踪和催缴工作，及时与欠费学员沟通，督促其按时缴费。3.审核学员学费退还申请，核实退学原因及相关情况，确保申请材料真实有效。4.将审核通过的学费退还申请及相关材料及时转至财务部门办理退还手续。（三）其他部门职责公司其他部门应协助财务部门和招生部门做好学费存取账户管理相关工作，如提供必要的学员信息、配合催缴欠费等。（四）人员权限1.财务人员根据其岗位职责和授权范围，有权进行学费收取、退还、账户操作等相关业务。2.招生人员在授权范围内负责学员学费缴纳通知、催缴及退还申请初审等工作。3.严禁未经授权人员擅自操作学费存取账户，如因工作需要进行特殊操作，需经公司管理层审批同意，并在相关记录中详细注明操作内容、原因及审批情况。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对学费存取账户管理制度的执行情况进行审计检查，确保制度有效落实。2.审计内容包括账户开设与管理、学费收取与退还流程、资金核对与监控、人员职责履行等方面。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）外部监管检查1.积极配合国家相关部门、银行监管机构等的检查工作，如实提供学费存取账户管理的相关资料和信息。2.对于外部监管机构提出的意见和要求，应认真对待，及时整改，确保公司学费存取账户管理活动符合法律法规和监管要求。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、