工程材料合同管理制度

工程材料合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程材料合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程材料采购、供应、租赁等合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.需求部门提出工程材料采购、供应、租赁等需求，填写《工程材料需求申请表》，详细说明材料名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.采购部门根据需求部门的申请，进行市场调研，选择合适的供应商。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估，建立供应商档案。3.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就合同条款进行协商。谈判过程中，应明确双方的权利义务、价格、交货方式、付款方式、质量验收标准等重要内容。4.谈判达成一致后，采购部门起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保条款完整、准确、清晰。5.合同文本起草完成后，采购部门将合同文本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性等，提出修改意见。6.采购部门根据法务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交给需求部门、财务部门等相关部门会签。7.各相关部门会签通过后，合同文本提交给公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、金额大小等进行审批。8.经公司领导审批通过后，采购部门与供应商签订合同。合同签订应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：确保合同对方具有合法的经营资格和履约能力。要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，并进行核实。2.合同条款明确：合同条款应详细、具体，避免模糊不清或产生歧义。特别是价格、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等重要条款，应明确约定。3.合同形式规范：合同应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。合同文本应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。4.授权代表签字：合同签订应由法定代表人或授权代表签字。授权代表应持有合法有效的授权委托书，明确授权范围和期限。三、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.合同签订后，采购部门应建立合同执行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录。台账内容包括合同编号、签订日期、供应商名称、合同金额、交货时间、实际交货时间、付款情况等。2.采购部门定期与供应商沟通，了解合同执行进度，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商可能无法按时交货、产品质量不符合要求等情况，应及时采取措施，避免给公司造成损失。3.需求部门应配合采购部门做好合同履行的跟踪工作，及时反馈工程材料的使用情况和质量问题。（二）交货验收1.供应商交货前，应提前通知采购部门和需求部门。采购部门组织需求部门等相关人员按照合同约定的质量标准、数量、规格等进行验收。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行检验。如发现产品质量不符合要求、数量短缺等问题，应及时与供应商协商解决。对不合格产品，应要求供应商及时更换或采取其他补救措施。3.验收合格后，采购部门填写《工程材料验收单》，相关人员签字确认。验收单作为支付货款的重要依据。（三）付款管理1.财务部门根据合同约定的付款方式和时间，审核付款申请。付款申请应附合同副本、验收单、发票等相关凭证。2.财务部门审核通过后，按照公司资金审批流程进行付款。付款时，应确保付款金额准确无误，付款方式符合合同约定。3.如因特殊情况需要提前付款或延迟付款，应经相关领导审批，并与供应商协商一致。四、合同变更管理（一）变更情形1.合同签订后，因工程变更、设计变更等原因，需要对工程材料的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等合同条款进行变更。2.因市场价格波动、供应商原因等，需要对合同价格进行调整。（二）变更流程1.提出变更申请：合同一方如需变更合同条款，应填写《工程材料合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.变更协商：申请方将变更申请表提交给对方，双方就变更事项进行协商。协商一致后，签订《工程材料合同变更协议》。3.变更审批：变更协议签订后，按照合同签订流程进行审批。审批通过后，变更协议生效。4.合同执行调整：根据变更协议，采购部门对合同执行台账进行调整，相关部门按照变更后的合同条款履行各自的义务。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同履行完毕，双方的权利义务已经全部实现。2.合同因不可抗力等原因无法履行，双方协商一致终止合同。3.合同一方严重违约，另一方根据合同约定或法律规定解除合同。（二）终止流程1.提出终止申请：合同一方如需终止合同，应填写《工程材料合同终止申请表》，说明终止合同的原因。2.协商终止：申请方将申请表提交给对方，双方就合同终止事宜进行协商。协商一致后，签订《工程材料合同终止协议》。3.清理结算：合同终止后，双方按照合同约定进行清理结算。如涉及货款支付、货物返还、违约责任承担等问题，应在终止协议中明确约定。4.资料归档：合同终止后，采购部门将合同相关资料整理归档，包括合同文本、变更协议、终止协议、验收单、发票等。六、合同风险管理（一）风险识别1.法律风险：合同条款不符合法律法规要求，可能导致合同无效或部分无效。2.信用风险：供应商信用状况不佳，可能无法按时交货、提供合格产品或履行其他合同义务。3.市场风险：市场价格波动较大，可能导致合同成本增加或利润减少。4.履约风险：合同履行过程中，因各种原因导致一方无法履行合同义务，给对方造成损失。（二）风险防范措施1.加强法律审查：合同签订前，法务部门应严格审核合同文本，确保合同合法合规。2.建立供应商评估体系：定期对供应商进行评估，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。3.价格风险管理：关注市场价格动态，通过签订固定价格合同、价格调整条款等方式，降低价格波动风险。4.履约监督：加强合同履行过程的监督，及时发现和解决问题，确保合同顺利履行。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料收集整理。相关资料包括合同审批表、需求申请表、市场调研资料、谈判记录、变更协议、终止协议、验收单、发票等。2.合同履行过程中的往来函件、会议纪要等资料也应一并收集归档。（二）档案整理1.采购部门按照合同类别、时间顺序等对收集到的合同档案进行整理。整理过程中，应确保资料齐全、完整，字迹清晰、内容准确。2.对合同档案进行分类编号，建立档案目录，便于查询和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《工程材料合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.申请表经部门负责人审批后，到档案管理部门