公司档案移交管理制度

公司档案移交管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案移交工作的规范、有序进行，保证档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间以及公司与外部机构之间的档案移交管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交应确保所移交档案内容真实、准确地反映公司各项业务活动和历史面貌。2.完整性原则：移交的档案应齐全完整，涵盖公司运营过程中形成的各类文件、资料、记录等。3.及时性原则：档案形成部门应按照规定的时间和要求及时办理档案移交手续，不得拖延。4.交接清晰原则：档案移交过程中，交接双方应明确责任，办理详细的交接手续，确保档案交接清晰、无遗漏。二、档案移交范围（一）文书档案1.公司发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司与上级主管部门、政府部门及其他单位往来的公文。3.公司内部会议纪要、会议记录、决议等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件。2.员工劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利记录等。3.员工个人信息登记表、学历证书、资格证书、身份证明等复印件。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表、审计报告等。2.财务预算、决算资料、资金审批文件等。3.税务申报资料、发票存根等。（四）业务档案1.市场营销活动策划方案、客户资料、销售合同等。2.生产订单、工艺流程记录、产品检验报告等。3.采购合同、供应商资料、采购订单等。（五）其他档案1.公司荣誉证书、资质证书、商标注册文件等。2.公司重大项目资料、项目可行性研究报告、项目验收报告等。3.公司信息化建设相关资料，如系统开发文档、数据备份记录等。三、档案移交流程（一）档案整理1.档案形成部门应在档案移交前对档案进行整理。按照档案类别、时间顺序等进行分类、编号、装订，并编制档案目录。2.档案应保持整洁、完好，如有破损、缺失等情况，应进行修复或补充。（二）移交申请1.档案形成部门如需将档案移交至其他部门或外部机构，应提前填写《档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、移交原因、接收部门等信息。2.《档案移交申请表》经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（三）审核批准1.档案管理部门收到《档案移交申请表》后，对移交档案的必要性、完整性等进行审核。2.审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导批准后，档案管理部门通知档案形成部门办理移交手续。（四）交接手续1.档案形成部门与接收部门应在规定时间内办理档案交接手续。交接双方应指定专人负责，按照档案目录逐一核对档案数量、内容等。2.核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认。《档案移交清单》一式三份，交接双方各执一份，档案管理部门留存一份。3.对于重要档案或涉及机密的档案，交接过程中应采取必要的保密措施，确保档案安全。（五）档案入库1.接收部门将接收的档案及时移交至档案管理部门进行入库保管。2.档案管理部门按照档案分类存放原则，将档案妥善保管，并建立档案检索系统，便于查询和利用。四、档案移交时间要求（一）定期移交1.各部门应于每年[具体时间]将上一年度形成的档案移交至档案管理部门。2.人事档案应在员工离职后[X]个工作日内移交至档案管理部门。（二）即时移交1.因工作需要，档案形成部门需即时将档案移交至其他部门的，应在完成档案整理后立即办理移交手续。2.公司重大项目结束后，项目负责人应在[X]个工作日内将项目档案移交至档案管理部门。五、档案移交责任（一）移交部门责任1.确保所移交档案的真实性、完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求整理、编制档案，并提交《档案移交申请表》。3.在档案交接过程中，配合接收部门做好核对工作，解答接收部门提出的疑问。4.对因自身原因导致档案移交延误、缺失或损坏承担相应责任。（二）接收部门责任1.及时接收移交的档案，并对档案进行认真核对。2.在规定时间内将接收的档案移交至档案管理部门。3.对接收的档案妥善保管，不得擅自销毁、涂改或丢失。4.对因自身原因导致档案接收延误、保管不善等问题承担相应责任。（三）档案管理部门责任1.负责制定档案移交管理制度，并监督制度的执行。2.审核《档案移交申请表》，组织档案交接工作。3.对移交的档案进行统一保管，建立健全档案管理制度，确保档案安全。4.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时处理，并向上级报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行审批，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅档案名称、查阅内容等。4.查阅档案时，查阅人应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、借阅期限、借阅用途等信息。2.《档案借阅申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.档案管理部门根据审批结果办理借阅手续，向借阅人发放《档案借阅证》，并将档案交付借阅人。4.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。如因保管不善导致档案丢失、损坏的，借阅人应承担相应责任。七、档案保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.档案管理部门应定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、存放有序。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的档案进行严格保密。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人的行为，确保档案不被泄露。4.对于因工作需要接触机密档案的人员，公司应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。2.档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门根据档案保管期限的规定，对到期档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值等因素，确定档案是否需要销毁。3.对于确定需要销毁的档案，档案鉴定工作小组应出具《档案销毁鉴定意见书》，报公司分管领导审批。（四）销毁程序1.经公司分管领导批准后，档案管理部门负责组织档案销毁工作。2.档案销毁应在指定地点进行，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《档案销毁登记表》，详细记录销毁档