公司数据信息管理制度

公司数据信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司数据信息管理，保障数据信息的安全性、完整性和保密性，提高数据信息的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门、员工以及涉及公司数据信息处理的外部合作伙伴。（三）基本原则1.合法性原则：数据信息的收集、使用、存储和传输必须符合国家法律法规的要求。2.安全性原则：采取有效措施确保数据信息的安全，防止数据信息被泄露、篡改或丢失。3.完整性原则：保证数据信息的全面、准确和及时更新，维护数据信息的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等予以严格保密，防止信息泄露。5.合规性原则：遵循相关行业规范和监管要求，确保数据信息管理活动合规开展。二、数据信息分类与分级（一）分类1.业务数据：包括销售数据、采购数据、生产数据、财务数据等，与公司日常业务运营直接相关。2.客户数据：涵盖客户基本信息、交易记录、需求偏好等，是公司客户关系管理的重要依据。3.员工数据：包含员工个人信息、考勤记录、绩效评估、培训档案等。4.技术数据：如研发资料、技术文档、算法模型等，对公司技术创新和产品研发至关重要。5.管理数据：涉及公司组织架构、管理制度、决策文件等。（二）分级根据数据信息的敏感程度和影响范围，将数据分为以下三级：1.一级数据（绝密级）：定义：关系到公司核心竞争力、生存发展及重大利益，泄露后会给公司带来极其严重损失的数据信息。示例：未公开的重大商业战略、核心技术配方、关键财务数据等。2.二级数据（机密级）：定义：对公司运营有重要影响，泄露后可能导致公司较大经济损失或竞争优势受损的数据信息。示例：重要客户名单及合作协议、未发布的新产品计划、部分核心业务流程文档等。3.三级数据（秘密级）：定义：一般性的公司数据信息，泄露后可能对公司造成一定影响，但影响程度相对较小的数据。示例：普通业务报表、员工日常考勤记录、一般性的市场调研资料等。三、数据信息收集与录入（一）收集原则1.明确收集目的，确保所收集的数据信息与公司业务需求相关。2.遵循合法、合规、正当的原则，不得通过非法手段收集数据。3.尽量避免重复收集，提高数据收集的效率和质量。（二）收集渠道1.内部业务系统：各部门通过公司统一的业务系统进行数据的录入和流转。2.表单填报：设计规范的表单，由相关人员填写后提交数据。3.数据接口对接：与外部合作伙伴、供应商等通过数据接口实现数据的自动传输和共享。（三）录入要求1.数据录入人员应确保录入数据的准确性、完整性和及时性。2.严格按照规定的格式和标准进行数据录入，不得擅自修改数据格式。3.对录入的数据进行必要的校验，发现错误及时更正。四、数据信息存储与管理（一）存储方式1.服务器存储：公司重要的数据信息存储在专用的服务器上，由信息技术部门负责维护和管理。2.数据库管理：采用专业的数据库管理系统对数据进行分类存储和管理，便于数据的查询、检索和分析。3.备份存储：定期对重要数据进行备份，备份数据存储在异地的数据中心或外部存储设备上，以防止数据丢失。（二）存储安全1.服务器设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。2.采用防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部网络攻击。3.对存储设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行。（三）数据清理与归档1.定期对过期、无用的数据进行清理，释放存储空间。2.将重要的数据按照规定的期限进行归档，便于日后查阅和审计。3.归档的数据应进行标识和分类，建立清晰的索引，以便快速查找。五、数据信息使用与共享（一）使用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的数据使用权限。2.一级数据仅限公司高层管理人员和特定授权人员使用；二级数据由相关业务部门负责人及经授权的人员使用；三级数据可由一般员工在其工作范围内使用。3.员工如需访问超出其权限的数据，应提交申请，经上级主管审批后获得临时访问权限。（二）使用规范1.使用数据信息应遵循合法、合规、正当的原则，不得用于与公司业务无关的目的。2.对使用的数据信息进行必要的记录和审计，确保数据的使用可追溯。3.不得擅自修改、删除或泄露所使用的数据信息。（三）共享原则1.数据共享应基于公司业务需要，经过严格的审批流程。2.共享的数据应进行脱敏处理，确保共享数据的安全性。3.与外部合作伙伴共享数据时，应签订数据共享协议，明确双方的权利和义务。六、数据信息安全与保密（一）安全措施1.加强网络安全防护，安装杀毒软件、防病毒网关等，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。2.对重要数据进行加密存储和传输，确保数据在传输过程中的安全性。3.建立数据安全审计机制，对数据访问、操作等行为进行实时监测和记录。（二）保密要求1.与员工签订保密协议，明确员工在数据信息保密方面的责任和义务。2.对涉及数据信息保密的区域进行物理隔离，限制无关人员进入。3.加强员工的保密意识培训，提高员工对数据信息保密重要性的认识。（三）违规处理1.对于违反数据信息安全与保密规定的行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.如因员工违规行为导致公司数据信息泄露或损失，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、数据信息审计与监督（一）审计机制1.定期开展数据信息审计工作，对数据的准确性、完整性、合规性等进行检查。2.审计人员应具备专业的审计知识和技能，独立开展审计工作，确保审计结果的客观公正。3.审计过程中发现的数据问题应及时记录，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。（二）监督措施1.设立数据信息管理监督岗位，负责对公司数据信息管理工作进行日常监督。2.鼓励员工对数据信息管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。3.将数据信息管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对数据信息管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。八、数据信息应急管理（一）应急预案制定1.制定数据信息应急处理预案，明确应急处理的流程、责任分工和资源调配等。2.定期对应急预案进行演练，确保在数据信息发生安全事件时能够迅速、有效地进行处理。（二）应急处理流程1.数据信息安全事件发生后，相关人员应立即报告信息技术部门和上级主管领导。2.信息技术部门迅速启动应急预案，采取措施控制事件的影响范围，如隔离受攻击的服务器、恢复数据备份等。3.对事件进行调查和分析，查明原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事件再次发生。九、培训与教育（一）培训内容1.数据信息管理基础知识，包括数据分类、分级、存储、使用等方面的知识。2.数据信息安全与保密意识培训，提高员工对数据安全和保密的重视程度。3.数据信息系统操作技能培训，使员工能够熟练使用公司的数据信息系统。（二）培训方式1.定期组织内部培训课程，邀请专业讲师或内部专家进行授课。2.开展