公司现金货款管理制度

公司现金货款管理制度一、总则（一）目的为加强公司现金货款管理，规范现金货款收支行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及现金货款收支的业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、费用报销等。（三）基本原则1.合法性原则：现金货款收支必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保现金货款的安全，防止出现丢失、被盗、挪用等情况。3.准确性原则：现金货款收支的记录必须准确无误，保证账实相符。4.及时性原则：现金货款应及时收取和支付，不得拖延。二、现金货款的收取（一）销售业务现金收款1.销售部门应根据销售合同或订单，及时与客户沟通货款支付方式。对于要求现金支付的客户，应提前告知公司的现金收款政策和流程。2.销售人员在收到客户现金货款时，必须开具公司统一印制的收款收据，并在收据上注明客户名称、款项性质、金额等信息。收款收据应一式三联，一联交客户，一联留存财务，一联交销售部门备查。3.销售人员应在收到现金货款当日，将现金及收款收据一并交至公司财务部门。财务人员在收到现金和收款收据后，应立即进行核对，确认无误后在收款收据上加盖财务专用章，并开具收款凭证。4.财务人员应及时将现金存入公司指定的银行账户，并在银行存款日记账上进行记录。同时，应定期与银行对账单进行核对，确保账实相符。（二）其他业务现金收款1.对于公司其他业务涉及的现金收款，如租金收入、押金收入等，相关业务部门应按照规定的程序和要求收取现金，并开具收款收据。2.收款人员应在收到现金后及时将现金及收款收据交至财务部门，财务部门按照销售业务现金收款的流程进行处理。（三）现金收款的监督与检查1.公司财务部门应定期对现金收款情况进行检查，核对收款收据的开具、使用和保管情况，以及现金的缴存情况。2.审计部门应不定期对现金收款业务进行审计，检查现金收款的内部控制制度是否健全有效，是否存在违规操作等问题。3.对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。三、现金货款的支付（一）支付范围1.公司现金货款支付主要用于支付给供应商的货款、员工的工资、奖金、差旅费、业务招待费等零星支出。2.对于超过现金支付限额的款项，应通过银行转账等方式支付。（二）支付流程1.申请：相关业务部门或人员根据业务需要填写现金支付申请单，注明支付事由、金额、收款单位等信息，并附上相关的发票、合同等证明文件。2.审批：现金支付申请单应按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后交财务部门办理支付手续。3.支付：财务部门根据审批后的现金支付申请单，开具现金支票或提取现金，并按照规定的程序进行支付。支付时，应要求收款方在收款凭证上签字确认。4.记账：财务人员应及时对现金支付业务进行记账，确保账实相符。同时，应定期与银行对账单进行核对，发现问题及时处理。（三）支付限额1.为确保现金支付的安全，公司规定了现金支付限额。一般情况下，单笔现金支付金额不得超过[X]元，当日累计现金支付金额不得超过[X]元。2.对于特殊情况需要超过现金支付限额的，应经公司财务负责人或总经理批准。（四）现金支付的监督与检查1.公司财务部门应定期对现金支付情况进行检查，核对现金支付申请单的审批情况、支付凭证的开具和使用情况，以及现金的支付情况。2.审计部门应不定期对现金支付业务进行审计，检查现金支付的内部控制制度是否健全有效，是否存在违规支付等问题。3.对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。四、现金库存管理（一）库存限额1.公司根据日常现金收支业务的需要，核定了现金库存限额。现金库存限额一般按照公司[X]天的日常零星开支所需现金量确定。2.现金库存限额应报开户银行批准，并严格按照批准的限额执行。（二）库存现金保管1.公司应设置专门的现金保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门等，确保现金的安全。2.现金保管人员应严格遵守现金保管制度，不得将现金交由他人代管，不得擅自离岗。3.现金保管人员应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点时，应由财务部门负责人或其他指定人员进行监盘。4.如发现库存现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。（三）现金缴存与支取1.现金保管人员应按照公司规定的时间和方式，及时将超过库存限额的现金缴存银行。2.如需支取现金，应填写现金支票或取款单，并按照银行规定的程序进行办理。支取现金时，应注意安全，避免发生意外事故。五、现金货款的核算与账务处理（一）核算原则1.公司现金货款的核算应遵循权责发生制原则和配比原则，确保收入与成本、费用的合理配比。2.现金货款的核算应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定进行，保证会计信息的真实、准确、完整。（二）账务处理1.财务部门应根据现金收款和支付的原始凭证，及时进行账务处理。现金收款应借记“库存现金”科目，贷记相关收入科目；现金支付应借记相关成本、费用科目，贷记“库存现金”科目。2.对于现金货款的收支业务，应按照业务发生的时间顺序进行记账，并定期编制现金流量表，反映公司现金流量的情况。3.财务部门应定期对现金货款的账务进行核对，确保账账相符、账实相符。如发现问题，应及时进行调整和处理。六、现金货款的内部控制（一）岗位分离1.公司应建立现金货款业务的岗位责任制，明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。2.现金货款的收款、付款、记账、保管等岗位应相互分离，不得由一人兼任。（二）授权审批1.公司应建立现金货款业务的授权审批制度，明确审批的流程、权限和责任。2.所有现金货款的收支业务都必须经过授权审批，未经授权不得办理。审批人员应在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。（三）凭证与记录控制1.公司应加强现金货款业务凭证与记录的管理，确保凭证的真实性、完整性和合法性。2.现金收款收据、现金支票、付款凭证等应按照规定的格式和内容填写，并妥善保管。凭证的传递、保管和销毁应符合公司的相关规定。3.公司应建立健全现金货款业务的会计记录，及时、准确地记录现金货款的收支情况。会计记录应定期进行核对和审计，确保账实相符。（四）监督检查1.公司应定期对现金货款业务的内部控制制度进行监督检查，确保制度的有效执行。2.内部审计部门应不定期对现金货款业务进行审计，检查内部控制制度的健全性和有效性，发现问题及时提出整改建议。3.对于违反现金货款管理制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。七、现金货款的风险管理（一）风险识别与评估1.公司应识别和评估现金货款业务可能面临的风险，如现金被盗、挪用、诈骗等风险。2.对于识别出的风险，应进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对现金货款业务可能面临的风险，公司应制定相应的风险应对措施，如加强现金保管、完善内部控制制度、提高员工风险意识等。2.对于现金被盗、挪用等风险，应加强现金保管场所的安全防范措施，安装监控设备，定期进行盘点等。3.对于现金诈骗等风险，应加强对客户的信用评估，核实客户身份和支付能力，避免与可疑客户进行交易。（三）风险监控与预警1.公司应建立现金货款业务风险监控机制，定期对风