办公电话维修管理制度

办公电话维修管理制度总则1.目的为规范公司办公电话的维修管理，确保办公电话的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公电话的维修管理。3.职责分工行政部门负责办公电话维修的统一协调与管理工作。定期对办公电话的使用情况进行检查，发现问题及时安排维修。建立办公电话维修档案，记录维修情况。使用部门负责本部门办公电话的日常使用和保管，发现故障及时向行政部门报修。配合行政部门进行电话维修工作，提供必要的协助。维修人员负责办公电话的具体维修工作，确保维修质量和及时性。对维修过程中发现的问题及时反馈给行政部门，并提出合理的建议。办公电话的报修1.报修方式电话报修：使用部门发现办公电话故障后，应立即拨打行政部门的维修电话[具体电话号码]进行报修，详细说明故障情况、所在部门、电话号码及联系人。邮件报修：也可通过邮件方式进行报修，邮件主题注明“办公电话报修[部门名称]”，邮件内容应包含故障情况、所在部门、电话号码及联系人等信息，并发送至行政部门指定邮箱[具体邮箱地址]。2.报修时间工作日报修时间为上午[具体时间]至下午[具体时间]。在此时间段内接到的报修，行政部门应及时安排维修人员进行处理。非工作日或超出报修时间范围的紧急报修，使用部门可拨打行政部门负责人或维修人员的手机进行报修，行政部门应在接到报修后尽快协调维修人员处理。3.报修内容要求使用部门在报修时，应尽量详细地描述故障现象，如无法正常通话、通话声音异常、按键失灵等，以便维修人员能够快速准确地判断故障原因。同时，告知维修人员办公电话的具体位置、所属部门及电话号码，方便维修人员前往维修。维修流程1.维修派单行政部门接到报修后，应及时填写《办公电话维修派工单》，记录报修时间、故障情况、所在部门、电话号码、联系人及预计维修时间等信息。根据故障情况和维修人员的工作安排，将维修任务派发给相应的维修人员，并通知维修人员及时前往维修。2.维修实施维修人员接到维修任务后，应携带必要的维修工具和配件，在规定的时间内到达故障现场。维修人员在维修前，应先向使用部门了解故障情况，并对办公电话进行初步检查，确定故障原因。根据故障原因，维修人员采取相应的维修措施进行维修。如维修过程中需要更换零部件，应使用公司指定的合格配件，并做好更换记录。在维修过程中，维修人员应尽量减少对使用部门工作的影响。如需暂时中断电话使用，应提前通知使用部门，并尽快完成维修工作，恢复电话正常使用。3.维修验收维修完成后，维修人员应向使用部门演示电话的各项功能，确认故障已排除，电话能够正常使用。使用部门对维修结果进行验收，如发现问题应及时向维修人员提出，维修人员应及时进行处理，直至使用部门满意为止。使用部门在验收合格后，应在《办公电话维修派工单》上签字确认。维修费用管理1.费用预算行政部门应根据公司办公电话的数量、使用情况及以往维修费用支出等因素，每年编制办公电话维修费用预算，报公司领导审批后执行。2.费用报销维修人员在维修过程中产生的维修费用，应填写《办公电话维修费用报销单》，详细注明维修时间、故障情况、维修内容、更换零部件明细及费用金额等信息。维修费用报销单需经使用部门负责人签字确认，证明维修情况属实后，提交行政部门审核。行政部门审核通过后，将报销单提交财务部门进行报销。财务部门应按照公司财务制度对维修费用进行审核，确保费用支出合理合规。3.费用控制行政部门应定期对办公电话维修费用进行统计分析，对比预算执行情况，找出费用超支或节约的原因。对于维修费用超支的情况，行政部门应及时查找原因，采取相应的措施进行控制，如加强对办公电话的日常维护保养、合理安排维修时间、优化维修方案等，以降低维修成本。办公电话的日常维护与保养1.使用部门职责使用部门应负责本部门办公电话的日常清洁和保养工作，保持电话外观整洁，无灰尘、污渍。避免在电话周围放置液体、重物等物品，防止对电话造成损坏。教育本部门员工正确使用办公电话，避免因不当操作导致电话故障。如发现电话有异常情况，应及时向行政部门报修。2.定期巡检行政部门应定期对办公电话进行巡检，检查电话的使用情况、外观状况及线路连接等是否正常。巡检周期为[具体周期，如每周、每月等]，巡检人员应填写《办公电话巡检记录》，记录巡检时间、巡检情况及发现的问题等信息。对于巡检中发现的问题，行政部门应及时安排维修人员进行处理，确保办公电话始终处于良好的运行状态。3.维护保养内容定期清洁电话听筒、按键及机身表面，使用干净柔软的布擦拭，避免使用尖锐或粗糙的物品刮擦电话表面。检查电话线路连接是否牢固，如有松动应及时拧紧。对电话的音量、铃声等功能进行测试，确保其正常。根据需要，定期对电话进行软件升级，以提高电话的性能和稳定性。办公电话的报废与更新1.报废条件办公电话出现以下情况之一的，可申请报废：严重损坏，无法修复或维修成本过高，已无维修价值。使用年限超过规定期限，且性能严重下降，影响正常使用。因公司业务调整、办公地点变更等原因，不再使用的办公电话。2.报废申请使用部门如需报废办公电话，应填写《办公电话报废申请表》，详细说明报废原因、电话型号、购置时间、使用情况等信息，并提交行政部门审核。行政部门接到报废申请后，应组织相关人员对申请报废的办公电话进行鉴定，确认是否符合报废条件。3.报废审批经鉴定符合报废条件的办公电话，行政部门应将《办公电话报废申请表》提交公司领导审批。公司领导审批通过后，行政部门负责办理办公电话的报废手续，并将报废情况记录在办公电话维修档案中。4.更新管理因业务发展需要或办公电话报废后，行政部门应根据公司实际情况，及时制定办公电话更新计划，报公司领导审批。办公电话更新计划应包括更新数量、型号、预算等内容。经批准后，行政部门负责组织采购新的办公电话，并按照相关规定进行安装调试，确保新电话正常使用。办公电话维修档案管理1.档案内容办公电话维修档案应包括以下内容：《办公电话维修派工单》，记录每次维修的详细情况。《办公电话维修费用报销单》，记录维修费用的支出情况。《办公电话巡检记录》，记录定期巡检的情况及发现的问题。《办公电话报废申请表》，记录办公电话的报废情况。其他与办公电话维修管理相关的文件和资料。2.档案建立与保管行政部门应指定专人负责办公电话维修档案的建立和保管工作。维修档案应按照时间顺序进行整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。办公电话维修档案应妥善保管，保存期限为[具体期限，如三年、五年等]。保存期满后，经公司领导批准，可按照公司档案管理规定进行销毁。3.档案查阅因工作需要查阅办公电话维修档案的，应填写《办公电话维修档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容及查阅时间等信息，并提交行政部门负责人审批。经审批同意后，查阅人员可在行政部门指定的地点查阅档案资料，但不得擅自复印、涂改或