安全社区档案管理制度

安全社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强安全社区档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在安全社区建设、运行和持续改进中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安全社区建设过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于安全规划、安全管理制度、安全检查记录、事故与伤害监测报告、培训记录、应急预案及演练记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则安全社区档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容应如实反映安全社区建设和运行的实际情况，数据准确、字迹清晰、签字齐全。3.分类科学原则按照档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善安全社区档案管理制度，并组织实施。2.负责安全社区各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案库房的安全管理，确保档案存放环境符合要求。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门在安全社区建设过程中形成的文件、资料、记录等的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的及时、准确归档。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的整理、编目、装订等工作。4.在档案利用过程中，遵守档案管理制度，不得擅自涂改、转借、销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安全社区建设规划、实施方案、年度工作计划和总结。2.安全管理制度、操作规程、应急预案及相关修订记录。3.安全检查记录、隐患排查治理台账、整改报告。4.事故与伤害监测报告、统计分析资料。5.安全培训计划、教材、记录及考核成绩。6.安全宣传教育活动资料，如宣传海报、宣传册、活动照片等。7.安全设施设备台账、维护保养记录、检测报告。8.安全社区建设相关会议记录、纪要。9.与安全社区建设相关的外部文件、资料，如政府部门的政策法规、标准规范等。10.其他与安全社区建设有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要信息。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保档案质量。（三）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，分为安全规划与计划类、安全管理制度类、安全检查与隐患治理类、事故与伤害监测类、安全培训教育类、安全宣传与文化类、安全设施设备管理类、会议记录类、外部文件类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及安全社区建设重大决策、重要事件、核心数据等具有长远历史意义和查考价值的档案。2.长期保管保存期限为10年以上（含10年）的档案，如安全管理制度、操作规程、应急预案等。3.短期保管保存期限为110年的档案，如安全检查记录、培训记录、宣传教育活动资料等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保纸质档案的安全存放。档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限控制机制，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案库房应设置专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应熟悉档案管理业务，遵守档案库房管理制度。五、档案的利用（一）利用范围1.安全社区建设工作的决策参考。2.安全管理制度的制定、修订和完善。3.安全检查、隐患排查治理工作的指导。4.事故与伤害原因分析和预防措施制定。5.安全培训教育内容的设计和改进。6.安全宣传教育活动的策划和组织。7.安全设施设备管理的依据。8.其他与安全社区建设相关的工作需要。（二）利用流程1.申请利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审批档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案的密级和保管期限，确定是否批准利用。对于涉及机密的档案，需经档案管理部门负责人和分管领导批准。3.查阅经批准后，利用者到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照利用者的需求提供档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、利用者姓名、档案名称、编号等信息。4.复制如需复制档案，利用者应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。5.归还利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用限制1.未经档案管理部门批准，任何人不得擅自查阅、复制、借阅档案。2.查阅档案时，利用者应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.对于涉及机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。4.档案利用申请表、查阅登记记录等应妥善保管，保存期限与档案相同。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门档案管理人员代表等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和是否需要销毁。（二）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，对档案进行综合评估。2.参考国家有关档案保管期限的规定和安全社区建设的实际需求，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、分管领导签字批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期向上级主管部门和相关部门报送档案统计报表，确保档案统计数据的准确性和及时性。3.对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）移交工作1.安全社区建设项目结束后，应按照国家有关档案管理的规定，将档案移交至相关档案管理部门或单位。2.档案移交时，应编制档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。3.接收单位应对