公司货物出厂管理制度

公司货物出厂管理制度一、总则1.目的为了加强公司货物出厂管理，规范货物出厂流程，确保货物准确、及时、安全地交付给客户，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有货物的出厂管理，包括但不限于成品、半成品、原材料等。3.职责分工销售部门：负责接收客户订单，与客户沟通发货事宜，下达发货指令给仓储部门。仓储部门：负责货物的存储、保管、备货、发货等工作，确保货物的数量、质量准确无误，并按照发货指令及时安排发货。质量部门：负责对出厂货物进行质量检验，确保货物符合质量标准。财务部门：负责审核发货单据，确保货款到账或有相应的付款安排后，办理相关财务手续。其他相关部门：按照各自职责，协同做好货物出厂管理工作。二、货物出厂流程1.订单接收与审核销售部门收到客户订单后，应及时进行审核，确认订单信息的准确性，包括货物规格、数量、交货期、交货地点等。对于特殊要求的订单，销售部门应与客户进一步沟通，明确相关要求，并及时传达给相关部门。2.发货指令下达销售部门审核订单无误后，下达发货指令给仓储部门。发货指令应明确货物的名称、规格、数量、发货日期、交货地点等信息。仓储部门收到发货指令后，应及时安排备货。3.备货仓储部门根据发货指令，安排仓库管理人员进行备货。备货过程中，应核对货物的名称、规格、数量等信息，确保与发货指令一致。对于需要包装的货物，仓库管理人员应按照包装要求进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。备货完成后，仓库管理人员应在货物上做好标识，注明货物的名称、规格、数量、订单号等信息。4.质量检验质量部门收到仓储部门的备货通知后，安排检验人员对出厂货物进行质量检验。检验人员应按照质量标准对货物进行检验，包括外观、尺寸、性能等方面的检验。对于检验合格的货物，质量部门应出具质量检验报告，并在货物上加盖合格章；对于检验不合格的货物，质量部门应及时通知仓储部门和销售部门，并按照相关规定进行处理。5.发货仓储部门在收到质量部门的质量检验报告后，确认货物合格后，安排发货。发货前，仓库管理人员应再次核对货物的名称、规格、数量等信息，确保与发货指令一致。发货时，仓库管理人员应按照运输要求进行装车，确保货物在运输过程中不受损坏。装车完成后，仓库管理人员应填写发货清单，注明货物的名称、规格、数量、订单号、发货日期、交货地点等信息，并签字确认。6.运输安排销售部门根据客户要求和货物情况，选择合适的运输方式和运输公司。运输公司应具备相应的运输资质和能力，确保货物能够安全、及时地送达客户手中。销售部门应与运输公司签订运输合同，明确双方的权利和义务，包括运输费用、运输时间、货物安全等方面的内容。7.货物交付运输公司将货物送达客户指定地点后，应及时通知客户进行验收。客户验收货物时，应按照合同要求对货物的数量、质量、规格等进行检验。对于验收合格的货物，客户应在发货清单上签字确认；对于验收不合格的货物，客户应及时通知销售部门和运输公司，并按照相关规定进行处理。8.货款结算财务部门在收到销售部门提交的发货清单和客户签收单后，审核发货单据的准确性和完整性。财务部门应确保货款到账或有相应的付款安排后，办理相关财务手续，包括开具发票、登记入账等。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时与销售部门沟通，共同采取措施催收货款。三、货物出厂相关规定1.货物标识所有出厂货物应在明显位置标注货物的名称、规格、数量、订单号、生产日期、保质期等信息。标识应清晰、准确、不易褪色，确保在货物运输、存储和使用过程中能够保持完好。2.包装要求货物包装应符合运输要求，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应选择环保、耐用、安全的材料，避免对环境造成污染和对货物造成损害。对于易碎、易损、易腐蚀等特殊货物，应采取相应的防护措施，如防震、防潮、防腐等。3.运输要求选择的运输公司应具备相应的运输资质和能力，确保货物能够安全、及时地送达客户手中。运输过程中，应采取必要的防护措施，如遮盖、固定等，防止货物受损、丢失或泄露。对于特殊货物，如易燃易爆、有毒有害等货物，应按照相关法律法规的要求进行运输，并采取相应的安全措施。4.货物验收客户验收货物时，应按照合同要求对货物的数量、质量、规格等进行检验。对于验收合格的货物，客户应在发货清单上签字确认；对于验收不合格的货物，客户应及时通知销售部门和运输公司，并按照相关规定进行处理。销售部门应及时了解客户验收情况，对于客户提出的问题和意见，应及时协调相关部门进行处理，并将处理结果反馈给客户。5.货款结算财务部门应严格按照公司财务制度进行货款结算，确保货款及时、足额到账。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时与销售部门沟通，共同采取措施催收货款。销售部门应协助财务部门做好货款催收工作，及时提供客户的相关信息和资料，配合财务部门采取法律手段维护公司的合法权益。四、货物出厂监督与检查1.内部监督公司内部设立专门的监督小组，定期对货物出厂流程进行监督检查，确保各项制度和规定得到有效执行。监督小组应检查货物的备货、检验、发货等环节是否符合规定，发货清单、质量检验报告等单据是否齐全、准确。对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.客户反馈销售部门应及时收集客户对货物出厂的反馈意见，包括货物质量、包装、运输等方面的问题。对于客户反馈的问题，销售部门应及时协调相关部门进行处理，并将处理结果反馈给客户。公司应定期对客户反馈的问题进行分析总结，采取相应的改进措施，不断提高货物出厂管理水平。3.外部审计公司定期接受外部审计机构的审计，对货物出厂管理制度的执行情况进行审计检查。外部审计机构应按照相关法律法规和审计准则的要求，对公司货物出厂管理的内部控制制度、财务收支等方面进行审计。对于审计检查中发现的问题，公司应积极配合审计机构进行整改，并将整改情况及时报告给审计机构。五、货物出厂异常情况处理1.质量异常若出厂货物出现质量问题，质量部门应立即停止发货，并及时通知仓储部门和销售部门。质量部门应组织相关人员对质量问题进行分析，查找原因，制定整改措施。对于已发出的存在质量问题的货物，销售部门应及时与客户沟通，协商解决方案，如换货、退货、补货等，并承担相应的责任。公司应针对质量问题进行深入调查，采取措施防止类似问题再次发生，同时对相关责任人进行责任追究。2.数量异常在备货或发货过程中发现货物数量与发货指令不一致时，仓储部门应立即停止操作，并及时通知销售部门和相关部门。仓储部门应会同相关部门对数量差异进行核实，查找原因，如盘点错误、发货失误等。根据数量差异的原因，采取相应的处理措施，如补足货物、调整发货清单等，并确保货物数量准确无误后再进行发货。公司应对数量异常情况进行记录和分析，总结经验教训，加强对货物数量管理的控制。3.运输异常如运输过程中出现货物损坏、丢失、延误等异常情况，运输公司应及时通知销售部门和仓储部门。销售部门应与运输公司协商解决方案，如赔偿损失、重新发货等，并督促运输公司采取措施尽快解决问题。仓储部门应配合销售部门和运输公司做好相关