双人收发双人管理制度

双人收发双人管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司文件、资料、物品等的收发流程，确保收发工作的准确性、及时性和安全性，明确双人收发双人管理的职责与操作规范，避免因单人操作可能引发的风险，保障公司运营的顺畅进行。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间文件、资料、物品等的收发管理。3.基本原则准确性原则：收发信息必须准确无误，确保文件、资料、物品的内容、数量、交接时间等关键信息准确记录。及时性原则：收发工作应及时高效，避免因延误导致工作受阻或产生不良影响。安全性原则：在收发过程中，要确保文件、资料、物品的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。双人负责原则：所有收发环节均由两人共同参与，相互监督、相互核对，确保操作的规范性和准确性。二、收发流程1.收文流程外部来文邮件接收：公司指定的邮箱由专人负责定期查看，当收到外部来文邮件时，收件人应立即通知另一位收发人员共同处理。两人首先核对邮件发件人、主题、附件等信息，确认无误后下载邮件附件。快递接收：公司前台或指定的快递接收点收到快递后，收件人应及时通知双人收发小组。双人共同核对快递单号、寄件人信息、包裹外观等，确认无异常后签收快递，并在快递签收登记表上详细记录相关信息。文件登记：将收到的外部来文进行详细登记，包括文件名称、文号、来文单位、日期、份数、密级等信息。登记完成后，两人共同核对登记内容，确保准确无误。文件分发：根据文件内容和涉及部门，按照公司内部文件流转程序，由双人共同将文件分发给相关部门或人员，并在文件分发登记表上记录分发情况。内部来文部门提交：各部门如需向其他部门发送文件，应将文件整理好后提交给双人收发小组。提交时，提交部门人员需与收发人员共同核对文件名称、份数、接收部门等信息，并在内部文件提交登记表上签字确认。登记与分发：收发人员按照外部来文的登记与分发流程，对内部来文进行登记和分发，并确保文件准确送达接收部门。2.发文流程文件起草：文件起草部门完成文件初稿后，提交给部门负责人审核。审核通过后，将文件电子版发送给双人收发小组。审核与校对：双人收发人员收到文件电子版后，首先对文件格式、排版等进行初步检查，确保符合公司公文规范。然后，两人分别对文件内容进行仔细校对，重点检查文字表述、数据准确性、逻辑合理性等方面。校对过程中，如发现问题及时与起草部门沟通修改。编号与登记：校对无误后，按照公司文件编号规则为文件进行编号，并在发文登记表上详细登记文件名称、文号、起草部门、日期、份数、密级、主送部门、抄送部门等信息。用印与封装：如需用印，文件起草部门凭发文登记表到公司印章管理部门办理用印手续。用印完成后，双人收发人员共同将文件打印、装订，并按照文件发送要求进行封装。对于重要文件或涉密文件，应采取加密、密封等特殊措施。发送：根据文件的紧急程度和发送方式，双人收发人员选择合适的途径将文件发送给主送部门和抄送部门。发送方式包括邮件、快递、专人送达等。发送完成后，在发文登记表上记录发送时间、送达情况等信息。三、人员职责1.收发人员A负责日常收文的邮件查看、快递签收、文件登记等工作，确保收文信息准确记录。参与发文流程中的文件校对、编号、登记等环节，对文件内容和格式进行初步审核。协助收发人员B完成文件分发、发送等工作，确保文件及时准确送达相关部门或人员。定期对收发文记录进行整理和归档，保证文件资料的完整性和可追溯性。2.收发人员B与收发人员A共同完成收文工作，对收文信息进行复核，确保收文环节的准确性。在发文流程中，负责对文件内容进行详细校对，重点检查数据、逻辑等方面的准确性。参与文件用印、封装等环节，确保文件处理过程的规范性和安全性。协助收发人员A进行文件分发和发送工作，与接收部门或人员进行沟通协调，确保文件顺利交接。负责对收发工作中出现的问题及时反馈给上级领导，并提出改进建议。3.部门负责人对本部门起草的文件内容负责，确保文件符合公司政策和业务要求。在文件起草过程中，对文件的准确性、完整性进行审核，提出修改意见并督促起草人员及时修改。配合双人收发小组完成文件的审核、校对等工作，确保文件质量。负责本部门收文的及时处理和反馈，对涉及本部门的文件进行跟踪和落实。4.印章管理人员严格按照公司印章管理制度，对发文用印进行审核和管理，确保用印文件符合规定。在办理用印手续时，仔细核对文件内容、用印范围、审批流程等信息，确保用印准确无误。对用印情况进行详细记录，定期与双人收发小组核对用印文件清单，保证印章使用的安全性和可追溯性。四、培训与考核1.培训新入职的收发人员应接受公司组织的双人收发双人管理制度培训，培训内容包括收发流程、人员职责、操作规范、文件管理知识等。定期组织收发人员参加业务培训，培训形式可以包括内部讲座、案例分析、经验交流等，不断提升收发人员的业务水平和工作能力。根据公司业务发展和制度更新情况，及时对收发人员进行针对性培训，确保其熟悉和掌握最新的收发要求和操作流程。2.考核建立收发人员考核机制，对收发人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括工作准确性、及时性、服务态度、团队协作等方面。考核方式采用自评、互评和上级评价相结合的方式，确保考核结果客观公正。根据考核结果，对表现优秀的收发人员给予奖励，如绩效加分、荣誉证书等；对考核不达标或违反制度规定的收发人员进行相应的处罚，如绩效扣分、警告、辞退等。五、文件管理1.文件存储设立专门的文件存储区域，对收发文文件进行分类存放。文件应按照年度、类别、文号等进行有序排列，便于查找和管理。对于电子文件，应建立规范的电子文件存储系统，按照文件类别和时间进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。涉密文件应按照公司保密制度进行单独存储和管理，采取加密、访问控制等安全措施，确保文件安全。2.文件借阅公司内部人员因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、文号、借阅原因、借阅时间等信息。申请表经部门负责人审批后，提交给双人收发小组。双人收发人员对申请表进行审核，确认无误后办理文件借阅手续，并在文件借阅登记表上记录相关信息。借阅人员应在规定时间内归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。双人收发人员在文件归还时，要对文件进行仔细检查，确保文件无损坏、丢失等情况。3.文件销毁对于已过保存期限或无需继续保存的文件，由双人收发小组定期进行清理和销毁。文件销毁前，应填写文件销毁申请表，注明销毁文件名称、文号、数量、销毁原因等信息。申请表经部门负责人和相关领导审批后，方可进行销毁操作。文件销毁过程应进行现场监督，确保文件彻底销毁。销毁完成后，在文件销毁登记表上记录销毁情况，并由监督人员签字确认。六、监督与检查1.内部监督双人收发小组应定期对自身工作进行自查，检查收发文流程的执行情况、文件管理的规范性等方面，及时发现问题并进行整改。公司内部审计部门定期对双人收发双人管理制度的执行情况进行审计，检查收发工作是否符合制度要求，文件管理是否规范，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息，对提出的问题及时进行整改落实。收集外部单位对公司收发工作的意见和建议，不断改进工作流程和方法，提高服务质量和管理水平。七、保密规定1.收发人员应严格遵守公司保密制度，对在收发过程中接触到的文件、资料、信息等予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于涉密文件的收发，应按照公司保密规定进行操作，采取加密存储、专人传递、严格审批等措施，确保涉密信息的安全。3.在文件存储和管理过程中，要对涉密文件进行标识和隔离，防止与