公司财务用章管理制度

公司财务用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务用章的管理，规范财务用章的使用行为，防范财务风险，保障公司资金安全和正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司涉及财务用章的相关管理活动。（三）基本原则1.明确职责原则：财务用章的保管、使用等各环节职责清晰，确保责任落实到人。2.严格审批原则：用章必须经过严格的审批流程，未经审批不得使用。3.安全保密原则：确保财务用章的安全存放，防止印章被盗用、冒用等情况发生，对涉及的相关信息严格保密。4.规范使用原则：财务用章的使用应符合法律法规及公司内部规定，保证用章行为规范、准确。二、财务用章的种类及用途（一）财务专用章1.用于公司各类款项收付的票据、凭证、报表等财务文件的签章。2.在银行预留印鉴，办理银行账户的开户、销户、变更、结算等业务。（二）发票专用章用于公司对外开具发票时的盖章。（三）法人章1.用于公司法定代表人授权的相关财务文件的签章。2.在办理一些重要财务事项，如金额较大的支票支付等，作为法定代表人的确认签章。（四）其他财务专用章根据公司实际业务需要，可能还会涉及如合同专用财务章等其他特定用途的财务用章，其用途由公司根据具体情况明确规定。三、财务用章的保管（一）保管人员职责1.财务专用章由公司财务部门负责人指定专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程。负责财务专用章的日常保管，确保印章存放安全，不得随意放置或交予他人代管。严格按照规定用途使用财务专用章，对每次用章情况进行详细登记。2.发票专用章由负责发票管理的人员保管。保管人员应熟悉发票管理规定，严格按照发票开具流程使用发票专用章。妥善保管发票专用章，防止丢失、被盗用。在发票开具后，及时在发票上加盖发票专用章，并对盖章后的发票进行妥善存放和管理。3.法人章一般由公司法定代表人或其授权的专人保管。保管人员应严格按照法定代表人的授权使用法人章。确保法人章的安全保管，在使用法人章时，应按照规定流程进行审批和登记。4.其他财务专用章根据其用途指定相应的保管人员，保管人员应熟悉该印章的使用范围和规定，严格履行保管职责。（二）保管方式1.财务用章应存放在专门的保险柜或安全的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙由保管人员分别掌握，不得将密码告知他人，钥匙应随身携带或妥善保管。2.如因工作需要，财务用章需带出公司使用的，必须经过严格审批，并采取必要的安全措施，如由专人陪同、使用专门的印章携带箱等，确保印章安全。（三）保管人员变更1.财务用章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印章交接手续。交接手续应在公司财务负责人或其指定人员的监督下进行，交接双方应认真核对印章数量、完好情况等，并在交接清单上签字确认。2.交接清单应一式三份，交接双方各执一份，公司财务部门留存一份。交接清单应详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等信息。四、财务用章的使用（一）使用流程1.申请财务用章使用部门或人员应填写《财务用章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章金额、用章时间等信息。申请表应由申请部门负责人签字确认，并提交给相关审批人员进行审批。2.审批审批人员应根据公司财务制度和相关规定，对用章申请进行严格审核。审核内容包括用章事由是否合理、用章文件是否符合规定、用章金额是否在授权范围内等。审批通过后，审批人员应在《财务用章使用申请表》上签字批准。对于重大财务事项的用章申请，可能需要经过公司高层领导或其他相关部门的审批。3.用章保管人员在收到经审批的《财务用章使用申请表》后，应按照申请表上注明的用章要求，在指定的文件或票据上加盖相应的财务用章。用章时，保管人员应认真核对用章文件的内容，确保印章加盖位置准确、清晰，不得模糊、遗漏。4.登记用章完毕后，保管人员应及时在《财务用章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括用章日期、用章事由、用章文件名称、用章金额、审批人员签字、用章人员签字等信息。（二）使用范围及限制1.财务专用章仅限于公司财务部门办理各类款项收付、财务结算等相关业务时使用。严禁在空白票据、空白纸张等上预先加盖财务专用章。如因特殊情况需要在空白支票上加盖财务专用章的，必须同时填写支票金额、用途等内容，并由专人负责跟进支票的使用情况，确保资金安全。2.发票专用章仅用于公司对外开具的发票上盖章，不得用于其他任何非发票相关的文件或事项。开具发票时，应严格按照发票管理规定填写发票内容，确保发票信息真实、准确、完整，发票专用章应加盖在发票指定的位置。3.法人章按照公司法定代表人的授权范围使用，一般用于重要财务文件的法定代表人确认签章。法人章的使用应严格遵循法定代表人的指示，不得擅自超越授权范围使用。4.其他财务专用章按照公司规定的特定用途和使用范围使用，不得随意扩大使用范围。（三）特殊情况用章1.如遇紧急财务事项需要用章，但无法及时按照正常审批流程办理的，用章部门或人员应电话或书面形式向财务负责人及相关审批人员报告，说明紧急情况及用章需求。在得到财务负责人或相关审批人员同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续，并在《财务用章使用申请表》上注明紧急用章的情况及补办审批的过程。2.对于涉及公司重大财务决策、对外投资、融资等重要事项的用章，应按照公司重大事项决策程序进行审批，确保用章行为符合公司整体利益和相关法律法规要求。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对财务用章的管理情况进行审计检查，包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.审计检查过程中，如发现存在问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保财务用章管理符合公司制度要求。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对财务用章的使用情况进行自查，每月至少进行一次全面检查，核对用章登记记录与实际用章情况是否一致。2.自查过程中，如发现问题应及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或按照公司规定进行处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用财务用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规用章给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑