公司系统软件管理制度

公司系统软件管理制度一、总则（一）目的为规范公司系统软件的使用、管理与维护，确保系统软件的稳定运行，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及系统软件使用的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：系统软件的使用和管理必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.安全性原则：采取有效措施保障系统软件的数据安全、网络安全和信息安全，防止数据泄露、系统故障和恶意攻击。3.规范性原则：明确系统软件的使用流程、操作规范和管理职责，确保各项工作有序进行。4.效益性原则：充分发挥系统软件的功能，提高工作效率，降低运营成本，为公司创造价值。二、系统软件的采购与选型（一）需求调研1.各部门根据工作需要，定期梳理系统软件需求，并填写《系统软件需求申请表》，详细说明需求的功能、性能、使用范围、预期效果等。2.信息技术部门负责对各部门提交的需求进行汇总、分析和评估，结合公司整体战略和信息化规划，形成系统软件需求调研报告。（二）选型评估1.信息技术部门根据需求调研报告，制定系统软件选型方案，明确选型标准和要求。2.组织相关部门和专业人员对选型方案进行评审，从软件功能、性能、安全性、稳定性、兼容性、售后服务、价格等方面进行综合评估，选择最适合公司业务需求的系统软件。3.对于重要的系统软件选型，可邀请外部专家或咨询机构进行技术指导和评估。（三）采购流程1.经选型评估确定采购的系统软件后，由信息技术部门负责起草采购合同，明确软件的功能、数量、价格、服务条款、验收标准等内容。2.采购合同经法务部门审核通过后，报公司领导审批。3.按照公司采购管理规定，由采购部门负责与软件供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。三、系统软件的安装与部署（一）安装前准备1.信息技术部门根据系统软件的安装要求，准备好服务器、存储设备、网络设备等硬件环境，并确保硬件设备符合软件运行条件。2.对硬件设备进行检查和测试，确保其性能稳定、运行正常。3.备份好相关数据，防止安装过程中数据丢失。（二）安装与配置1.信息技术部门按照系统软件的安装指南和操作手册，进行软件的安装和配置工作。2.在安装过程中，严格按照规定的步骤和参数进行操作，确保安装过程顺利进行。3.安装完成后，对系统软件进行初始化设置，包括用户权限分配、系统参数配置、数据导入等。（三）测试与验收1.安装配置完成后，信息技术部门组织相关人员对系统软件进行功能测试、性能测试、安全测试等，确保软件满足公司业务需求和技术要求。2.测试通过后，由信息技术部门填写《系统软件验收申请表》，提交验收申请。3.成立验收小组，由信息技术部门、使用部门、相关业务部门等人员组成，对系统软件进行验收。验收内容包括软件功能、性能、安全性、稳定性、兼容性等方面。4.验收合格后，由验收小组出具验收报告，作为系统软件正式投入使用的依据。四、系统软件的使用与操作（一）用户账号管理1.信息技术部门负责系统软件用户账号的创建、修改、删除和权限管理。2.用户账号的创建应遵循实名制原则，确保账号与用户一一对应。3.根据用户的工作职责和业务需求，合理分配用户账号的权限，确保用户只能访问和操作其授权范围内的系统功能和数据。4.用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或异常情况，应及时通知信息技术部门进行处理。（二）操作规范1.信息技术部门制定系统软件的操作手册和使用指南，明确系统的操作流程、功能介绍、注意事项等内容，并发放给相关用户。2.用户应按照操作手册和使用指南的要求进行系统操作，不得擅自更改系统设置和操作流程。3.在系统操作过程中，如遇到问题或异常情况，应及时记录并向信息技术部门报告。信息技术部门应及时进行处理，确保系统正常运行。4.对于重要的系统操作，如数据修改、删除等，应进行审批和记录，确保操作的准确性和可追溯性。（三）数据管理1.用户应及时、准确地录入和维护系统数据，确保数据的完整性和准确性。2.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.严格控制数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作敏感数据。4.对系统数据进行定期清理和归档，确保数据的安全性和可用性。五、系统软件的维护与升级（一）日常维护1.信息技术部门安排专人负责系统软件的日常维护工作，包括系统监控、故障排除、性能优化等。2.定期对系统软件进行巡检，检查系统的运行状态、日志记录、资源使用情况等，及时发现并解决潜在问题。3.建立系统软件故障应急处理机制，制定应急预案。在系统出现故障时，能够迅速响应，采取有效的措施进行恢复，确保系统尽快恢复正常运行。（二）升级管理1.信息技术部门关注系统软件供应商发布的软件升级信息，评估升级的必要性和影响范围。2.根据评估结果，制定系统软件升级计划，明确升级的时间、步骤、风险应对措施等。3.在升级前，对系统进行全面备份，并进行升级测试，确保升级过程顺利进行，不影响系统的正常运行。4.升级完成后，对系统进行检查和验证，确保升级后的系统功能正常、性能稳定。（三）维护记录与报告1.信息技术部门建立系统软件维护记录档案，详细记录系统软件的维护情况，包括维护时间、维护内容、故障处理情况、升级记录等。2.定期对系统软件维护记录进行整理和分析，总结系统运行中存在的问题和改进措施，为系统软件的优化和管理提供依据。3.每季度向公司领导提交系统软件维护报告，汇报系统软件的运行情况、维护工作进展、存在的问题及解决措施等。六、系统软件的安全管理（一）安全策略制定1.信息技术部门根据公司信息安全管理要求，制定系统软件安全策略，明确系统的安全目标、安全措施、安全责任等内容。2.安全策略应包括用户认证与授权、访问控制、数据加密、安全审计、应急响应等方面的内容。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全技术手段，防范网络攻击和恶意软件入侵。2.对系统软件进行安全配置，如设置强密码策略、定期更换密码、关闭不必要的服务和端口等。3.对系统数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。（三）安全审计与监控1.建立系统软件安全审计机制，对系统的操作日志、访问记录等进行审计和分析，及时发现潜在的安全风险。2.利用安全监控工具对系统的运行状态、网络流量、用户行为等进行实时监控，及时发现异常情况并采取措施进行处理。（四）安全培训与教育1.信息技术部门定期组织系统软件安全培训，提高用户的安全意识和操作技能。2.培训内容包括安全策略、安全技术、安全操作规范、应急处理等方面的知识。3.对新入职员工进行系统软件安全培训，使其了解公司的信息安全管理制度和系统软件安全要求。七、系统软件的使用监督与考核（一）监督检查1.信息技术部门定期对系统软件的使用情况进行监督检查，包括用户账号管理、操作规范执行、数据管理等方面。2.检查方式可采用现场检查、系统审计、用户反馈等方式进行。3.对检查中发现的问题，及时通知相关部门和人员进行整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立系统软件使用考核评价机制，对各部门和用户在系统软件使用方面的表现进行考核评价。2.考核评价指标包括系统操作的准确性、及时性、规范性，数据质量，系统维护情况，安全管理等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，