公司图书印章管理制度VIP

公司图书印章管理制度总则目的为加强公司图书、印章的管理，维护公司的正常运营秩序，保障公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构。基本原则1.合法性原则：图书、印章的使用和管理必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保图书、印章的安全存放和使用，防止丢失、被盗用或滥用。3.规范性原则：明确图书、印章的管理流程和使用规范，做到有章可循、规范操作。图书管理图书采购1.需求申请：各部门根据工作需要，填写《图书采购申请表》，详细注明所需图书的名称、作者、出版社、数量等信息，并提交部门负责人审批。2.审批流程：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，交至行政部门统一采购。3.采购执行：行政部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格按照公司采购制度执行，确保图书质量和采购价格合理。4.验收登记：图书到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收合格的图书，由行政部门负责登记造册，建立图书台账，详细记录图书的名称、作者、出版社、购买日期、价格、存放地点等信息。图书借阅1.借阅申请：公司员工因工作需要借阅图书，应填写《图书借阅申请表》，注明借阅图书的名称、借阅期限等信息，并提交部门负责人审批。2.审批流程：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，员工方可到行政部门办理借阅手续。3.借阅期限：一般图书的借阅期限为[X]天，重要图书的借阅期限为[X]天。如需续借，应在借阅期限届满前[X]天向行政部门提出申请，经批准后方可续借，续借期限不得超过原借阅期限。4.借阅归还：员工应在借阅期限届满前归还所借图书。如有特殊情况不能按时归还，应提前向行政部门说明原因，并办理续借手续。逾期未还的，行政部门将按照每天[X]元的标准收取逾期滞纳金。图书保管1.存放地点：公司设立专门的图书阅览室或图书存放区域，用于存放公司各类图书。图书应分类存放，便于查找和管理。2.环境要求：图书存放区域应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应适宜，防止图书受潮、发霉、虫蛀等。3.定期盘点：行政部门应定期对图书进行盘点，确保图书数量与台账记录一致。盘点周期为每[X]月一次，盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。图书报废1.报废条件：图书如有以下情况之一，可申请报废：严重损坏，无法正常使用的；内容陈旧，已无使用价值的；因公司业务调整，不再需要的。2.报废申请：使用部门填写《图书报废申请表》，详细说明图书报废的原因，并提交部门负责人审批。3.审批流程：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，交至行政部门进行报废处理。4.报废处理：行政部门对报废图书进行集中清理，可选择合适的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好记录。印章管理印章种类公司印章主要包括：1.公章：代表公司对外行使权力的印章，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类合同的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等业务的印章。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使权力的印章。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、资料的盖章。印章刻制1.申请流程：因工作需要刻制印章，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、用途、规格等信息，并提交部门负责人审批。2.审批流程：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，交至行政部门统一办理刻制手续。3.刻制要求：印章刻制必须选择具有资质的正规刻章单位，确保印章质量和合法性。刻制完成后，行政部门应及时将印章收回，并进行登记备案。印章保管1.保管人员：公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识。2.保管地点：公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章应存放在公司保险柜内，由专人负责保管；部门章应存放在各部门指定的安全地点，由部门负责人或其指定的专人负责保管。3.保管要求：保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。如因工作需要携带印章外出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。印章使用完毕后，应及时归还保管人员，并做好登记。印章使用1.使用申请：公司员工因工作需要使用印章，应填写《印章使用申请表》，详细注明使用印章的名称、用途、使用内容、使用部门、申请人等信息，并提交部门负责人审批。2.审批流程：一般事项：部门负责人审核后，报分管领导审批。重要事项：部门负责人审核后，报分管领导审核，再报公司法定代表人审批。3.使用登记：印章保管人员应根据审批后的《印章使用申请表》进行印章使用登记，详细记录印章使用的日期、内容、申请人等信息。4.用印要求：印章使用应在公司指定的地点进行，使用时应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张、文件上加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经公司领导批准，并严格控制使用范围。印章停用1.停用原因：印章如有以下情况之一，应及时停用：因公司机构调整、业务变更等原因，不再需要使用的；印章损坏、遗失等无法正常使用的；其他需要停用的情况。2.停用申请：使用部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因，并提交部门负责人审批。3.审批流程：部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，交至行政部门进行停用处理。4.停用处理：行政部门对停用的印章进行封存，并做好记录。如需销毁，应按照公司相关规定进行销毁处理。监督与检查内部监督1.定期检查：行政部门应定期对图书、印章的管理情况进行检查，检查内容包括图书的采购、借阅、保管、报废情况，印章的刻制、保管、使用、停用情况等。检查周期为每[X]月一次，检查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查：公司领导或相关部门可根据工作需要，对图书、印章的管理情况进行不定期抽查。抽查结果如发现问题，应及时督促相关部门进行整改。外部审计公司应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括图书、印章的管理情况等。对于审计中发现的问题，公司应积极配合审计机构进行整改，并将整改情况及时报告公司领导。责任追究违规行为1.图书管理违规行为：未经审批擅自采购图书的；超期借阅图书未归还且未办理续借手续的；未按规定保管图书，导致图书损坏、丢失的；擅自销毁图书未按规定进行审批的。2.印章管理违规行为：未经审批擅自刻制印章的；未按规定保管印章，导致印章丢失、被盗用的；擅自使用印章或超越审批权限使用印章的；未按规定进行印章使用登记的；未按规定停用、销毁印章的。责任追究1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违反本制度给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。