公司外方保密管理制度

公司外方保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司对外方相关信息的保密管理，保护公司的商业秘密和外方的合法权益，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司外方保密信息的外部人员（如供应商、合作伙伴、顾问等）。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全保密管理体系，加强对保密信息的源头控制和过程管理，从制度、技术、人员等方面采取有效措施，预防保密信息的泄露。2.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和公司的各项规章制度，依法进行保密管理，确保保密工作的合法性、规范性。3.最小化原则根据工作需要，严格限定接触和知悉保密信息的人员范围，确保保密信息仅在必要的范围内流转和使用，避免不必要的扩散。4.全程保密原则对保密信息的产生、传递、存储、使用、销毁等全过程进行保密管理，确保保密措施贯穿始终。二、保密信息范围（一）外方公司信息1.外方公司的商业秘密，包括但不限于产品研发资料、生产工艺、销售策略、客户名单、市场调研报告等。2.外方公司的财务信息，如财务报表、预算计划、成本核算资料等。3.外方公司的技术信息，包括专利技术、专有技术、技术诀窍等。（二）合作项目信息1.与外方合作项目的合同文本、谈判记录、合作方案等。2.合作项目的进展情况、技术成果、业务数据等。（三）外方人员信息1.外方员工的个人信息，如姓名、联系方式、工作经历等。2.外方人员在公司工作期间形成的工作成果、意见建议等。（四）其他保密信息1.公司与外方之间的往来文件、信函、邮件等。2.公司认为需要保密的其他涉及外方的信息。三、保密措施（一）物理隔离措施1.对涉及外方保密信息的办公区域进行物理隔离，设置专门的保密工作室或区域，限制无关人员进入。2.在保密区域内配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备、保险柜等，确保保密信息的安全存储。（二）文件管理措施1.对涉及外方保密信息的文件进行分类标识，明确保密等级，并按照相应的保密要求进行管理。2.建立文件借阅、审批、登记制度，严格控制文件的流转范围和使用期限，确保文件的安全回收。3.对外方保密文件的电子文档进行加密存储，并设置访问权限，防止未经授权的访问和下载。（三）网络安全措施1.加强公司网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，确保外方保密信息不被非法获取。3.要求员工在使用互联网时遵守公司的网络安全规定，不得在非工作时间内通过公司网络访问与工作无关的网站，避免因网络行为不当导致保密信息泄露。（四）人员管理措施1.对涉及外方保密信息的员工进行背景审查和保密培训，确保员工具备必要的保密意识和技能。2.在员工入职时，与其签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。3.加强对员工的日常管理和监督，发现员工有违反保密制度的行为及时进行纠正和处理。（五）对外交流管理措施1.在与外方进行交流合作时，严格控制交流的范围和内容，明确交流双方的保密责任和义务。2.对外方来访人员进行登记和管理，限制其活动范围，确保其在公司期间遵守公司的保密制度。3.在对外提供涉及外方保密信息的资料时，必须经过严格的审批程序，确保资料的提供符合保密要求。四、保密信息的使用与披露（一）使用规定1.员工在工作中需要使用外方保密信息时，必须经过授权，并严格按照授权范围和用途使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。2.使用外方保密信息时，应采取必要的保密措施，确保信息的安全，防止信息泄露。（二）披露规定1.未经公司书面授权，员工不得向任何第三方披露外方保密信息。2.在因工作需要必须披露外方保密信息时，应按照公司的规定履行审批程序，并确保接收方具备相应的保密能力和条件，同时要求接收方签订保密协议。3.公司在对外披露外方保密信息时，应遵循法律法规的要求，确保披露行为的合法性和正当性。五、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门，负责对公司的保密工作进行统一管理和监督检查。2.各部门应指定专人负责本部门的保密工作，并定期向保密管理部门汇报保密工作情况。（二）检查方式1.定期检查：保密管理部门定期对公司各部门的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、保密文件的管理情况等。2.不定期抽查：保密管理部门不定期对公司各部门进行抽查，及时发现和纠正保密工作中存在的问题。3.专项检查：针对公司重大项目、重要活动等涉及外方保密信息的情况，进行专项保密检查，确保保密工作万无一失。（三）问题处理1.对于检查中发现的违反保密制度的行为，保密管理部门应及时责令整改，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.对因违反保密制度给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。六、保密培训与教育（一）培训计划1.保密管理部门应制定年度保密培训计划，明确培训的对象、内容、时间、方式等。2.培训计划应根据公司的业务发展和保密工作的需要进行适时调整和完善。（二）培训内容1.国家有关保密法律法规和公司的保密制度。2.保密意识和保密技能培训，如保密文件的管理、网络安全知识、对外交流中的保密注意事项等。3.外方保密信息的特点和保密要求。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工进行集中保密培训，邀请专业人士进行授课。2.专题培训：针对不同岗位和业务需求，开展专题保密培训，提高培训的针对性和实效性。3.在线学习：通过公司内部网络平台，提供保密培训课程，供员工自主学习。（四）培训记录1.对每次保密培训进行详细记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员等。2.培训记录应妥善保存，作为员工参加保密培训的证明和公司保密工作档案的重要组成部分。七、保密协议（一）签订范围1.公司与涉及外方保密信息的员工签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.公司与因工作需要接触外方保密信息的外部人员（如供应商、合作伙伴、顾问等）签订保密协议，确保其遵守公司的保密规定。（二）协议内容1.保密信息的范围和定义。2.保密义务和责任。3.保密期限。4.违约责任。5.争议解决方式。（三）协议变更与解除1.在保密协议履行期间，如因公司业务调整、法律法规变化等原因需要变更协议内容的，应及时与对方协商并签订补充协议。2.如因员工离职、外部人员终止合作等原因需要解除保密协议的，应按照协议约定办理相关手续，并要求对方继续履行保密义务。八、奖惩措施（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的员工，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.奖励措施将根据员工的保密贡献大小进行评定，以激励员工积极参与保密工作。（二）惩罚1.对违反保密制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工违反保密