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文档简介

公司土建文件管理制度一、总则(一)目的为加强公司土建文件的规范化管理,确保文件的完整性、准确性和有效性,提高工作效率,保障公司土建项目的顺利进行,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司所有土建项目相关文件的管理,包括但不限于项目规划、设计图纸、施工方案、技术交底、工程变更、验收报告等各类文件。(三)基本原则1.统一管理原则:公司设立专门的文件管理部门,对土建文件进行集中统一管理,确保文件管理的规范性和一致性。2.分级负责原则:根据文件的重要性和涉及范围,明确各级部门和人员在文件管理中的职责,做到各司其职,各负其责。3.及时准确原则:文件的形成、传递、处理应及时、准确,确保文件能够及时反映项目实际情况,为项目决策和实施提供可靠依据。4.安全保密原则:严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度,确保土建文件的安全,防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件管理职责(一)文件管理部门职责1.负责制定和完善公司土建文件管理制度,并监督制度的执行情况。2.负责土建文件的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对土建文件进行清理和鉴定,确保文件的完整性和有效性。4.负责组织对重要土建文件的备份和存储,防止文件丢失或损坏。5.协助其他部门做好文件管理相关工作,提供必要的技术支持和培训。(二)项目部门职责1.负责本部门土建文件的形成、收集、整理和初步审核工作,确保文件的准确性和完整性。2.按照文件管理部门的要求,及时将本部门的土建文件移交归档,并配合文件管理部门做好文件的查阅和借阅工作。3.在项目实施过程中,严格按照文件管理制度的规定使用和保管文件,不得擅自修改、删除或销毁文件。4.负责对本部门形成的文件进行分类和编号,确保文件编号的唯一性和系统性。(三)文件形成人员职责1.按照公司文件管理要求,认真做好文件的起草、编制和审核工作,确保文件内容准确、规范、完整。2.在文件形成过程中,及时与相关部门和人员沟通协调,确保文件的有效性和可操作性。3.对已形成的文件进行妥善保管,防止文件丢失或损坏,并按照规定及时移交归档。三、文件分类与编号(一)文件分类1.项目规划文件:包括项目可行性研究报告、项目立项批复、项目规划设计方案等。2.设计图纸文件:包括土建工程的初步设计图纸、施工图设计图纸、设计变更图纸等。3.施工方案文件:包括施工组织设计、专项施工方案、施工技术措施等。4.技术交底文件:包括施工单位向作业班组进行的技术交底记录、技术交底会议纪要等。5.工程变更文件:包括工程变更申请、工程变更审批文件、工程变更通知单等。6.施工记录文件:包括施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录等。7.质量验收文件:包括分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等。8.安全管理文件:包括安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告等。9.其他文件:包括与土建项目相关的合同文件、会议纪要、来往信函等。(二)文件编号1.文件编号采用“项目名称+文件类别+年份+流水号”的格式,确保文件编号的唯一性和系统性。2.项目名称:填写土建项目的具体名称。3.文件类别:按照上述文件分类填写相应的类别代码。4.年份:填写文件形成的年份,采用公元纪年,如“2023”。5.流水号:按照文件形成的先后顺序依次编号,从“001”开始。例如:某土建项目的施工组织设计文件编号为“XX项目施工组织设计2023001”。四、文件的形成与收集(一)文件形成1.文件形成人员应根据项目实际情况和工作需要,按照公司文件管理要求,认真起草、编制各类文件。2.文件内容应准确、规范、完整,符合国家有关法律法规和行业标准的要求,同时应结合公司实际情况,具有可操作性。3.文件形成过程中,应严格执行文件审核制度,确保文件质量。一般文件由文件形成部门负责人审核,重要文件需经分管领导审核签字后方可生效。(二)文件收集1.项目部门应指定专人负责本部门土建文件的收集工作,确保文件收集的及时性和完整性。2.文件收集人员应定期对本部门形成的文件进行清理和核对,将符合归档要求的文件及时移交文件管理部门。3.在项目实施过程中,如发现文件丢失或损坏,文件形成部门应及时进行补制,并确保补制文件与原文件内容一致。五、文件的整理与归档(一)文件整理1.文件管理部门收到项目部门移交的文件后,应及时进行整理。整理工作包括对文件进行分类、编号、装订、编目等。2.分类:按照文件分类标准,将文件分为不同的类别,确保文件分类清晰、合理。3.编号:对整理后的文件按照文件编号规则进行编号,确保文件编号的唯一性和系统性。4.装订:对纸张大小不一致、破损或折叠的文件进行整理和装订,使其整齐、美观。5.编目:编制文件目录,详细记录文件的编号、名称、日期、来源等信息,便于文件的查阅和管理。(二)文件归档1.文件整理完成后,应及时进行归档。归档文件应按照类别和时间顺序排列,装入档案盒或档案柜,并在档案盒或档案柜上标明文件类别和存放位置。2.归档文件应编制归档清单,一式两份,一份由文件管理部门留存,一份交项目部门备案。3.对于重要的土建文件,应进行电子文档备份,并与纸质文件一同归档。电子文档应按照纸质文件的分类和编号进行命名和存储,确保电子文档与纸质文件的一致性和关联性。六、文件的保管与借阅(一)文件保管1.文件管理部门应设立专门的档案库房,配备必要的保管设备,如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等,确保文件的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好,温度和湿度应符合国家有关标准的要求。3.定期对档案进行检查和清点,发现问题及时处理。对破损、褪色的文件应及时进行修复或复制,确保文件的完整性和可读性。4.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度,对涉及公司机密的文件应采取加密存储、专人保管等措施,防止文件泄露。(二)文件借阅1.因工作需要借阅土建文件的,应填写《文件借阅申请表》,注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息,并经所在部门负责人签字同意后,交文件管理部门审批。2.文件管理部门应根据借阅申请的内容进行审核,对符合借阅条件的,予以批准,并在《文件借阅申请表》上签字。3.借阅人凭批准后的《文件借阅申请表》到文件管理部门领取文件,并在文件借阅登记本上签字确认。4.文件借阅期限一般不得超过[X]个工作日,如需延期,应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的文件,不得擅自转借、复印、涂改或损坏文件。如发现文件丢失或损坏,应及时向文件管理部门报告,并承担相应的赔偿责任。6.借阅人使用完毕后,应及时将文件归还文件管理部门,并在文件借阅登记本上签字注销。文件管理部门应对归还的文件进行检查,如发现文件有损坏或丢失情况,应及时查明原因,并追究借阅人的责任。七、文件的查阅与利用(一)文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅土建文件的,应填写《文件查阅申请表》,注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息,并经所在部门负责人签字同意后,交文件管理部门审批。2.文件管理部门应根据查阅申请的内容进行审核,对符合查阅条件的,予以批准,并在《文件查阅申请表》上签字。3.查阅人凭批准后的《文件查阅申请表》到文件管理部门指定的地点查阅文件,查阅时应在文件管理部门工作人员的监督下进行,不得擅自将文件带出查阅地点。4.如需复印文件,应经文件管理部门同意,并按照规定的程序进行复印。复印后的文件应加盖文件管理部门的印章,并注明“复印件与原件一致”字样。(二)文件利用1.文件管理部门应积极为公司各部门提供文件利用服务,根据工作需要,及时整理和提供相关文件资料。2.鼓励各部门对土建文件进行分析和研究,充分发挥文件的作用,为公司项目决策和管理提供支持。3.在文件利用过程中,如发现文件存在问题或需要进一步完善的地方,应及时向文件管理部门反馈,以便及时进行处理。八、文件的销毁(一)销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的土建文件。2.因项目结束、撤销或其他原因不再使用的土建文件。3.经鉴定确认为无效或错误的土建文件。(二)销毁程序1.文件管理部门应定期对土建文件进行清理和鉴定,确定需要销毁的文件清单,并填写《文件销毁申请表》,注明文件的名称、编号、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经文件管理部门负责人审核签字后,报分管领导审批。3.经批准后的《文件销毁申请表》交文件管理部门组织实

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