公司土建文件管理制度

公司土建文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司土建文件的规范化管理，确保文件的完整性、准确性和有效性，提高工作效率，保障公司土建项目的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有土建项目相关文件的管理，包括但不限于项目规划、设计图纸、施工方案、技术交底、工程变更、验收报告等各类文件。（三）基本原则1.统一管理原则：公司设立专门的文件管理部门，对土建文件进行集中统一管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.分级负责原则：根据文件的重要性和涉及范围，明确各级部门和人员在文件管理中的职责，做到各司其职，各负其责。3.及时准确原则：文件的形成、传递、处理应及时、准确，确保文件能够及时反映项目实际情况，为项目决策和实施提供可靠依据。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保土建文件的安全，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件管理职责（一）文件管理部门职责1.负责制定和完善公司土建文件管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责土建文件的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对土建文件进行清理和鉴定，确保文件的完整性和有效性。4.负责组织对重要土建文件的备份和存储，防止文件丢失或损坏。5.协助其他部门做好文件管理相关工作，提供必要的技术支持和培训。（二）项目部门职责1.负责本部门土建文件的形成、收集、整理和初步审核工作，确保文件的准确性和完整性。2.按照文件管理部门的要求，及时将本部门的土建文件移交归档，并配合文件管理部门做好文件的查阅和借阅工作。3.在项目实施过程中，严格按照文件管理制度的规定使用和保管文件，不得擅自修改、删除或销毁文件。4.负责对本部门形成的文件进行分类和编号，确保文件编号的唯一性和系统性。（三）文件形成人员职责1.按照公司文件管理要求，认真做好文件的起草、编制和审核工作，确保文件内容准确、规范、完整。2.在文件形成过程中，及时与相关部门和人员沟通协调，确保文件的有效性和可操作性。3.对已形成的文件进行妥善保管，防止文件丢失或损坏，并按照规定及时移交归档。三、文件分类与编号（一）文件分类1.项目规划文件：包括项目可行性研究报告、项目立项批复、项目规划设计方案等。2.设计图纸文件：包括土建工程的初步设计图纸、施工图设计图纸、设计变更图纸等。3.施工方案文件：包括施工组织设计、专项施工方案、施工技术措施等。4.技术交底文件：包括施工单位向作业班组进行的技术交底记录、技术交底会议纪要等。5.工程变更文件：包括工程变更申请、工程变更审批文件、工程变更通知单等。6.施工记录文件：包括施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录等。7.质量验收文件：包括分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等。8.安全管理文件：包括安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告等。9.其他文件：包括与土建项目相关的合同文件、会议纪要、来往信函等。（二）文件编号1.文件编号采用“项目名称+文件类别+年份+流水号”的格式，确保文件编号的唯一性和系统性。2.项目名称：填写土建项目的具体名称。3.文件类别：按照上述文件分类填写相应的类别代码。4.年份：填写文件形成的年份，采用公元纪年，如“2023”。5.流水号：按照文件形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如：某土建项目的施工组织设计文件编号为“XX项目施工组织设计2023001”。四、文件的形成与收集（一）文件形成1.文件形成人员应根据项目实际情况和工作需要，按照公司文件管理要求，认真起草、编制各类文件。2.文件内容应准确、规范、完整，符合国家有关法律法规和行业标准的要求，同时应结合公司实际情况，具有可操作性。3.文件形成过程中，应严格执行文件审核制度，确保文件质量。一般文件由文件形成部门负责人审核，重要文件需经分管领导审核签字后方可生效。（二）文件收集1.项目部门应指定专人负责本部门土建文件的收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。2.文件收集人员应定期对本部门形成的文件进行清理和核对，将符合归档要求的文件及时移交文件管理部门。3.在项目实施过程中，如发现文件丢失或损坏，文件形成部门应及时进行补制，并确保补制文件与原文件内容一致。五、文件的整理与归档（一）文件整理1.文件管理部门收到项目部门移交的文件后，应及时进行整理。整理工作包括对文件进行分类、编号、装订、编目等。2.分类：按照文件分类标准，将文件分为不同的类别，确保文件分类清晰、合理。3.编号：对整理后的文件按照文件编号规则进行编号，确保文件编号的唯一性和系统性。4.装订：对纸张大小不一致、破损或折叠的文件进行整理和装订，使其整齐、美观。5.编目：编制文件目录，详细记录文件的编号、名称、日期、来源等信息，便于文件的查阅和管理。（二）文件归档1.文件整理完成后，应及时进行归档。归档文件应按照类别和时间顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明文件类别和存放位置。2.归档文件应编制归档清单，一式两份，一份由文件管理部门留存，一份交项目部门备案。3.对于重要的土建文件，应进行电子文档备份，并与纸质文件一同归档。电子文档应按照纸质文件的分类和编号进行命名和存储，确保电子文档与纸质文件的一致性和关联性。六、文件的保管与借阅（一）文件保管1.文件管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保文件的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准的要求。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的文件应及时进行修复或复制，确保文件的完整性和可读性。4.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的文件应采取加密存储、专人保管等措施，防止文件泄露。（二）文件借阅1.因工作需要借阅土建文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交文件管理部门审批。2.文件管理部门应根据借阅申请的内容进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并在《文件借阅申请表》上签字。3.借阅人凭批准后的《文件借阅申请表》到文件管理部门领取文件，并在文件借阅登记本上签字确认。4.文件借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、涂改或损坏文件。如发现文件丢失或损坏，应及时向文件管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。6.借阅人使用完毕后，应及时将文件归还文件管理部门，并在文件借阅登记本上签字注销。文件管理部门应对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、文件的查阅与利用（一）文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅土建文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交文件管理部门审批。2.文件管理部门应根据查阅申请的内容进行审核，对符合查阅条件的，予以批准，并在《文件查阅申请表》上签字。3.查阅人凭批准后的《文件查阅申请表》到文件管理部门指定的地点查阅文件，查阅时应在文件管理部门工作人员的监督下进行，不得擅自将文件带出查阅地点。4.如需复印文件，应经文件管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的文件应加盖文件管理部门的印章，并注明“复印件与原件一致”字样。（二）文件利用1.文件管理部门应积极为公司各部门提供文件利用服务，根据工作需要，及时整理和提供相关文件资料。2.鼓励各部门对土建文件进行分析和研究，充分发挥文件的作用，为公司项目决策和管理提供支持。3.在文件利用过程中，如发现文件存在问题或需要进一步完善的地方，应及时向文件管理部门反馈，以便及时进行处理。八、文件的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的土建文件。2.因项目结束、撤销或其他原因不再使用的土建文件。3.经鉴定确认为无效或错误的土建文件。（二）销毁程序1.文件管理部门应定期对土建文件进行清理和鉴定，确定需要销毁的文件清单，并填写《文件销毁申请表》，注明文件的名称、编号、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经文件管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.经批准后的《文件销毁申请表》交文件管理部门组织实