公司重要资料管理制度

公司重要资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司重要资料的管理，确保资料的完整性、准确性、保密性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义1.重要资料：指涉及公司商业秘密、财务数据、技术研发、客户信息、合同协议、战略规划等对公司运营和发展具有重要影响的各类文件、数据、记录等。2.资料管理：包括资料的分类、编号、存储、借阅、使用、保管、销毁等全过程管理。二、资料分类与编号（一）分类原则根据资料的性质、用途、来源等因素进行分类，确保分类清晰、便于查找和管理。（二）具体分类1.商业秘密类：包括公司独特的商业模式、营销策略、市场调研数据、未公开的业务计划等。2.财务数据类：如财务报表、预算资料、成本核算数据、资金流动记录等。3.技术研发类：技术方案、研发报告、专利文件、软件代码、测试数据等。4.客户信息类：客户名单、联系方式、交易记录、需求偏好等。5.合同协议类：采购合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。6.战略规划类：公司长期发展规划、年度经营计划、战略决策文件等。7.行政文件类：公司规章制度、会议纪要、工作报告、人事档案等。（三）编号规则为每类资料编制唯一的编号，编号应体现资料类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。例如：1.商业秘密类：SM[年份][序号]2.财务数据类：CF[年份][序号]3.技术研发类：TR[年份][序号]4.客户信息类：CI[年份][序号]5.合同协议类：CA[年份][序号]6.战略规划类：SP[年份][序号]7.行政文件类：AD[年份][序号]三、资料存储（一）存储方式1.电子存储：利用公司内部服务器、云存储等电子设备存储重要资料，确保数据备份及时、安全。2.纸质存储：对于不宜电子存储或需长期保存的重要资料，采用纸质形式存储，存放在专门的文件柜中。（二）存储地点1.电子资料：存储在公司内部服务器的指定文件夹中，根据资料类别进行细分。同时，定期将重要数据备份至外部存储设备，并异地存放。2.纸质资料：存放在公司专门设置的文件档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（三）存储要求1.电子资料：建立清晰的文件夹结构，按照资料分类进行命名和存放。资料应定期进行整理和归档，确保存储有序。同时，设置不同的访问权限，根据员工的工作职责和权限级别，限制对资料的访问。2.纸质资料：文件应分类存放，标识清晰。对于重要的纸质文件，应进行编号登记，并建立索引目录，便于查找。档案室应保持整洁，定期进行盘点和清理。四、资料借阅（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅重要资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表需经部门负责人审批，对于涉及重要机密的资料，还需经公司高层领导批准。（二）借阅审批1.部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请进行审核，确保借阅目的合理、必要。2.对于涉及公司核心机密的资料，公司高层领导应严格把关，确保借阅风险可控。（三）借阅期限1.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于紧急情况下的借阅，应在借阅后尽快归还，并及时办理相关手续。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的归还日期前归还所借资料，如有特殊情况需要延期，应提前向资料管理部门说明原因，并办理延期手续。2.资料管理部门在收到归还的资料后，应进行认真核对，确保资料完整无缺。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、资料使用（一）使用范围借阅人只能将所借资料用于申请时注明的工作目的，不得擅自将资料转借他人或用于其他非工作用途。（二）使用要求1.借阅人应妥善保管所借资料，不得在资料上随意涂改、标记、损坏。如需对资料进行必要的标注或记录，应使用铅笔或其他可擦除的工具，并在归还时恢复原状。2.在使用资料过程中，借阅人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露资料内容。如有违反，将依法追究其法律责任。六、资料保管（一）保管责任1.资料管理部门负责重要资料的日常保管工作，指定专人负责资料的整理、归档、存储和维护。2.各部门应配合资料管理部门做好本部门重要资料的保管工作，确保资料的安全和完整。（二）保管措施1.电子资料：定期对服务器进行维护和检查，确保数据存储安全。安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止数据被非法入侵和篡改。同时，建立数据恢复机制，定期进行数据备份测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。2.纸质资料：文件档案室应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质资料的安全保存。定期对档案室进行检查和清理，及时发现并处理存在的问题。（三）保密措施1.加强对资料管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在资料存储、传输、使用等过程中，采取加密、访问控制等技术手段，确保资料的保密性。3.对涉及公司机密的资料，实行专人专管，严格限制接触范围。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料已超过保存期限，且无继续保存价值。2.资料因业务调整、变更等原因，已不再需要。3.资料存在严重错误、虚假信息或已被新的资料所替代。（二）销毁申请1.各部门如需销毁重要资料，应填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表需经部门负责人审核，对于涉及重要机密的资料，还需经公司高层领导批准。（三）销毁审批1.资料管理部门收到销毁申请后，应进行认真审核，确保销毁资料符合销毁条件。2.对于涉及公司核心机密的资料，公司高层领导应严格把关，确保销毁过程安全、彻底。（四）销毁方式1.电子资料：采用专业的数据擦除软件对电子资料进行彻底删除，并进行多次覆盖，确保数据无法恢复。删除后的存储介质应进行物理销毁，如粉碎、焚烧等。2.纸质资料：在专门的销毁场地，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、资料名称、数量等信息。（五）销毁记录资料管理部门应对资料销毁过程进行详细记录，记录应保存[X]年以上，以备查阅。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立资料管理监督小组，定期对各部门重要资料的管理情况进行检查和监督。2.资料管理监督小组由公司高层领导、资料管理部门负责人及相关部门代表组成，负责制定监督检查计划、组织实施检查工作，并对发现的问题提出整改意见。（二）检查内容1.资料的分类、编号、存储是否规范。2.资料的借阅、使用、归还手续是否齐全。3.资料的保管措施是否落实到位，包括安全防护、保密措施等。4.资料的销毁程序是否合规，销毁记录是否完整。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，资料管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改部门应认真分析问题原因，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时反馈给资料管理部门。3.资料管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。九、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定，导致公司重要资料泄露、丢失、损坏的，将视情节轻重，对相关责任人给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。