公司文件使用管理制度

公司文件使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的有效使用、妥善保管和规范流转，提高公司运营效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工。（三）文件定义本制度所指文件包括公司正式发布的各类规章制度、通知、报告、合同、协议、会议纪要、工作计划、工作总结、技术资料、财务报表等各类纸质和电子文档。（四）管理原则1.统一管理原则：公司文件由行政部门统一归口管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.分级负责原则：各部门负责本部门文件的起草、审核、保管和使用，并指定专人负责文件管理工作。3.高效利用原则：充分发挥文件的作用，提高文件的使用效率，确保文件能够及时、准确地传达和执行。4.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保文件的安全和保密，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政类文件：包括公司规章制度、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务类文件：涉及公司各类业务活动的文件，如合同、协议、业务流程、技术资料等。3.财务类文件：包括财务报表、预算、决算、审计报告、财务制度等。4.人事类文件：有关员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的文件。5.其他类文件：不属于以上分类的其他文件，如宣传资料、客户资料等。（二）文件编号1.文件编号采用统一格式，由部门代码、年份、文件顺序号组成。2.部门代码：根据公司组织架构确定各部门的代码，如行政部为XZ，财务部为CW等。3.年份：取文件形成年份的后两位数字，如2023年形成的文件编号为23。4.文件顺序号：按照文件形成的先后顺序依次编号，从001开始。5.示例：行政部2023年第5号文件编号为XZ23005。三、文件起草与审核（一）文件起草1.文件起草由相关部门负责，起草人应根据工作需要和实际情况，确保文件内容准确、完整、清晰、简洁。2.起草文件应使用规范的格式和语言，引用法律法规和公司制度时应准确无误。3.涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，并征求相关部门意见。（二）文件审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人审核。部门负责人应对文件的内容、格式、准确性等进行全面审核，确保文件符合公司要求和实际工作需要。2.对于重要文件或涉及公司重大事项的文件，需经分管领导审核。分管领导应从公司整体利益出发，对文件的必要性、可行性、合法性等进行审查，并提出修改意见。3.文件审核通过后，起草人应根据审核意见进行修改完善，确保文件最终定稿。四、文件发布与存档（一）文件发布1.文件定稿后，由行政部门负责发布。行政部门应根据文件的性质和发布范围，选择合适的发布方式，如内部发文、电子邮件、公司公告栏等。2.对于需要全体员工知晓的重要文件，应通过内部发文的方式发布，并确保每位员工都能及时收到。3.文件发布后，行政部门应及时将文件的纸质版或电子版分发至相关部门和人员，并做好签收记录。（二）文件存档1.文件发布后，行政部门应及时对文件进行存档。存档文件应包括纸质版和电子版，确保文件的完整性和可追溯性。2.纸质版文件应按照文件编号顺序进行整理装订，并存放在专门的文件柜中。电子版文件应按照分类目录进行存储，建立清晰的文件索引，便于查询和使用。3.行政部门应定期对存档文件进行清理和检查，对于过期、无效或不需要保存的文件，应按照规定进行销毁处理。五、文件使用与借阅（一）文件使用1.员工因工作需要使用公司文件时，应向本部门文件管理人员提出申请。文件管理人员应根据工作需要，及时提供相应的文件，并做好登记记录。2.使用文件时应注意爱护，不得随意涂改、损坏、丢失。如需复印或扫描文件，应经文件管理人员同意，并按照规定进行操作。3.文件使用完毕后，应及时归还文件管理人员，并确保文件的完整性和保密性。（二）文件借阅1.因工作需要借阅公司文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.行政部门文件管理人员应对《文件借阅申请表》进行审核，审核通过后，方可办理文件借阅手续。3.借阅人应按照借阅期限及时归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，文件管理人员应及时催还，并视情节轻重给予相应的处罚。4.借阅人在借阅期间应妥善保管文件，不得转借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善导致文件丢失、损坏或泄露的，借阅人应承担相应的责任。六、文件保密与销毁（一）文件保密1.公司文件涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要内容，应严格遵守公司保密制度，确保文件的安全和保密。2.接触和使用公司保密文件的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.保密文件应在规定的保密区域内存储和使用，未经批准不得擅自将保密文件带出公司或泄露给无关人员。（二）文件销毁1.对于过期、无效或不需要保存的文件，行政部门应定期进行清理，并按照规定进行销毁处理。2.文件销毁前，应填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、编号、数量等信息，并经部门负责人签字批准。3.行政部门应安排专人负责文件销毁工作，确保文件销毁过程的安全和保密。文件销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件无法恢复。4.文件销毁后，应在《文件销毁申请表》上记录销毁时间、地点、方式等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。七、文件修订与废止（一）文件修订1.随着公司业务的发展和外部环境的变化，公司文件需要适时进行修订。文件修订由原起草部门负责，或根据实际情况指定其他部门负责。2.文件修订前，应进行充分的调研和分析，广泛征求相关部门和人员的意见。修订后的文件应按照文件起草与审核的流程进行审批和发布。3.文件修订后，行政部门应及时更新存档文件，并通知相关部门和人员。（二）文件废止1.当文件不再适用或已被新的文件替代时，原文件应予以废止。文件废止由行政部门负责发布通知，并在公司内部进行公示。2.废止文件应及时从公司文件管理系统和存档文件中删除，确保文件管理的准确性和规范性。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司文件管理工作进行定期监督检查，确保文件管理各项制度的有效执行。2.监督检查内容包括文件的起草、审核、发布、存档、使用、借阅、保密、销毁等环节，以及文件管理人员的工作情况。3.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将文件管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对文件管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。