公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保公司采购活动合法、合规、有效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.职责分离原则：采购业务的审批、执行、验收等环节应相互分离，形成制衡机制。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部是公司采购活动的执行部门，负责具体采购业务的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求和市场情况，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.参与采购物资的验收工作，提供采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果负责。其主要职责包括：1.根据公司业务发展和实际工作需要，及时准确地提交采购申请。2.协助采购部进行供应商选择和采购谈判，提供技术支持和商务建议。3.参与采购物资的验收工作，对采购物资的质量、数量等进行确认。（四）验收部门质量控制部或相关专业部门负责采购物资的验收工作。其主要职责包括：1.制定验收标准和流程，确保采购物资符合合同要求和公司质量标准。2.组织对采购物资进行检验、测试、试用等验收工作，出具验收报告。3.对验收过程中发现的问题及时反馈给采购部和需求部门，并跟踪处理结果。（五）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。其主要职责包括：1.参与采购预算的编制和审核，提供财务意见和建议。2.审核采购合同付款条款，确保付款安排符合公司财务规定和资金状况。3.对采购发票进行审核，办理采购款项的支付手续。4.定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.对于金额较大或重要的采购项目，需求部门还应提供可行性分析报告、技术方案等相关资料，报采购决策委员会审议批准。（二）采购计划制定采购部收到经审批的《采购申请表》后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报部门负责人审核。（三）供应商选择与管理1.采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料。2.采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面的情况。根据考察结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。3.定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于不符合要求的供应商，及时进行淘汰或整改。（四）采购谈判与合同签订1.根据采购计划，采购部选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前，采购部应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略和底线。2.采购谈判应至少包括采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，争取最有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部起草采购合同，并提交法务部门审核。法务部门对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审核，提出修改意见。采购部根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合法律法规和公司要求。4.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、验收部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（五）采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点、质量标准、付款方式等内容，并要求供应商签字确认。（六）采购订单跟踪与催货1.采购部应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施确保按时交货。2.对于重要或紧急的采购订单，采购部应安排专人进行跟踪催货，确保采购物资按时、按质、按量到达公司。（七）验收与付款1.采购物资到货前，验收部门应根据采购合同和验收标准，做好验收准备工作。2.采购物资到货后，验收部门按照验收流程对采购物资进行检验、测试、试用等验收工作。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知采购部与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.财务部门根据验收报告和采购合同，审核采购发票和付款申请。审核无误后，办理采购款项的支付手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部会同相关部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任和赔偿条款。定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商违约预警机制，一旦发现供应商有违约迹象，及时采取措施，如暂停合作、要求提供担保等。2.质量问题风险严格审核供应商的产品质量认证和资质证书，确保供应商具备生产符合要求产品的能力。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的验收工作，确保质量合格。要求供应商提供质量保证承诺，并对采购物资进行定期抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或退换货。3.价格波动风险关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。在采购合同中合理约定价格调整条款，如根据市场价格波动情况调整采购价格。采用招标、询价、谈判等多种采购方式，通过竞争降低采购价格，减少价格波动对公司成本的影响。4.合同纠纷风险加强合同管理，确保采购合同条款明确、合法、合规，避免合同漏洞和歧义。采购合同签订前，组织相关部门和人员进行评审，确保合同符合公司利益和要求。合同执行过程中，加强与供应商的沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。如发生合同纠纷，应及时收集相关证据，按照合同约定和法律法规进行处理。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改建议。采购部和相关部门应按照审计意见进行整改，确保采购活动规范运行。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供