学校采购小组管理制度

学校采购小组管理制度总则1.目的为规范学校采购小组的工作流程，确保采购活动的公正、公平、公开，提高采购效率，保证采购质量，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于学校各类物资、服务及工程项目的采购活动，采购小组负责具体实施采购工作。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及学校相关规定。公正性原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不偏袒任何一方。公开性原则：采购信息应及时、准确地向供应商公开，接受监督。效益性原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。采购小组的组成与职责1.组成组长：由学校相关领导担任，负责全面领导采购小组工作，审批采购计划、采购合同等重要文件。成员：包括财务人员、采购人员、使用部门代表、技术专家等。财务人员负责审核采购预算、资金支付等；采购人员负责具体采购操作；使用部门代表根据实际需求提出采购要求；技术专家对采购项目的技术参数、质量标准等进行把关。2.职责组长职责领导采购小组开展工作，制定采购工作方针和策略。审核采购计划，确保采购项目符合学校发展需求。审批采购合同，对采购项目的合法性、合规性负责。协调解决采购过程中的重大问题。财务人员职责参与采购预算的编制，审核采购资金的合理性。负责采购资金的支付审核，确保资金安全。对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。采购人员职责收集市场信息，寻找合格供应商，建立供应商数据库。按照采购流程，组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。与供应商进行商务谈判，拟定采购合同条款。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。使用部门代表职责根据本部门实际需求，提出采购项目的详细要求，包括规格、数量、质量标准等。参与供应商的考察和评估，提供使用部门的意见和建议。协助采购人员进行采购合同的验收工作。技术专家职责对采购项目的技术参数、质量标准等进行审核，提供专业技术支持。参与供应商的技术方案评审，确保采购项目的技术可行性。在采购验收过程中，对技术指标进行检验和评估。采购流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。《采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交给采购小组。2.采购计划编制采购小组收到《采购申请表》后，由采购人员进行汇总整理。采购人员结合学校实际情况和市场供应情况，编制采购计划，明确采购方式、采购时间安排等。采购计划报组长审批后执行。3.供应商选择根据采购项目的特点和要求，采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。组织对合格供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。根据考察结果，确定入围供应商名单。对于大型采购项目或重要采购项目，可采用招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。4.采购文件编制根据采购项目的需求和特点，编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购文件经审核后，向入围供应商发放。5.采购评审组织供应商按时提交响应文件。成立评审小组，对供应商的响应文件进行评审。评审小组由采购小组相关成员及技术专家组成。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准进行，确保评审结果的公正、公平。记录评审过程和结果，形成评审报告。6.合同签订根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商。采购人员与中标供应商或成交供应商进行合同谈判，拟定采购合同条款。采购合同经学校法律顾问审核后，报组长审批。采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。7.采购验收采购项目完成后，采购人员通知使用部门进行验收。使用部门组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收，包括对物资的数量、质量、规格等进行检查，对服务的内容、标准、效果等进行评估。验收合格后，使用部门填写《采购验收报告》，经部门负责人签字确认后提交给采购小组。采购小组对验收情况进行抽查核实。8.资金支付采购人员根据采购合同和《采购验收报告》，填写《资金支付申请表》，附上相关发票、合同等资料。《资金支付申请表》经财务人员审核、组长审批后，办理资金支付手续。采购预算管理1.预算编制采购小组应根据学校年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算管理要求进行分类汇总。采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动因素，确保预算的合理性和准确性。2.预算执行采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。3.预算监督财务人员负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购项目的支出是否符合预算安排。采购小组应定期对采购预算执行情况进行分析总结，及时发现问题并采取措施加以解决。采购风险管理1.风险识别采购小组应识别采购过程中可能面临的风险，如市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可加强供应商管理，建立供应商信用评价体系；对于质量风险，可加强采购验收环节的管理；对于法律风险，可加强合同审核，聘请法律顾问提供专业支持。3.风险监控对采购风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现风险变化情况。根据风险监控结果，适时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。采购档案管理1.档案收集采购人员负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购计划、采购文件、评审报告、采购合同、采购验收报告等。2.档案整理对收集到的档案资料进行分类整理，按照时间顺序、项目类别等进行编号归档。确保档案资料的完整性和准确性，对于缺失或不清晰的资料及时进行补充和完善。3.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全。建立档案查阅制度，严格控制档案的查阅权限，未经批准不得擅自查阅、复印档案资料。4.档案销毁按照学校档案管理规定，对超过保管期限或已无保存价值的档案资料进行销毁。档案销毁应履行审批手续，填写《档案销毁申请表》，经批准后由专人负责实施，并记录销毁情况。监督与考核1.内部监督学校内部审计部门负责对采购活动进行定期审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。采购小组应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.外部监督接受学校教职工、学生及社会公众的监督，对采购活动中的违规行为进行举报。积极配合财政、审计等部门的监督检查，如实提