公司职工通信管理制度

公司职工通信管理制度一、总则（一）目的为加强公司职工通信管理，规范通信行为，确保通信畅通，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工。（三）基本原则1.确保通信畅通原则：职工应保持手机、办公电话等通信工具随时处于可联系状态，以满足工作需要。2.规范使用原则：职工应按照公司规定的方式和要求使用通信工具，不得利用公司通信资源从事与工作无关的活动。3.信息安全原则：职工应严格遵守公司信息安全规定，妥善保管通信工具及相关信息，防止信息泄露。二、通信工具管理（一）办公电话1.公司为职工配备办公电话，职工应妥善使用和保管，不得擅自拆卸、移动或转借他人。2.办公电话主要用于处理公司业务和内部沟通，不得用于私人事务。如因工作需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间。3.职工应及时接听办公电话，礼貌应答，不得无故拒接或拖延接听。对于重要电话，应做好记录，并及时向相关领导或部门汇报。4.如办公电话出现故障，职工应及时向行政部门报修，并说明故障情况。行政部门应及时安排维修人员进行维修，确保电话正常使用。（二）移动电话1.职工可根据工作需要自行配备移动电话，但应确保手机号码在工作时间内保持畅通。2.职工应将移动电话号码及时告知公司相关部门和同事，以便在工作需要时能够及时联系。3.职工在使用移动电话时，应注意场合和音量，不得影响他人工作。在会议、培训等重要场合，应将手机调至静音或关机状态。4.如因工作需要使用移动电话处理紧急事务，应尽量避免在办公区域内大声喧哗，以免干扰其他同事工作。（三）其他通信工具1.公司根据工作需要，可能会为职工配备其他通信工具，如对讲机、传真机等。职工应按照公司规定的使用方法和要求进行操作，妥善保管，不得擅自损坏或丢失。2.对于配备的对讲机，职工应严格遵守使用频率和通话范围规定，不得私自更改频率或超出规定范围使用。在使用过程中，应注意语言文明，不得使用不文明或侮辱性语言。3.对于配备的传真机，职工应按照正确的操作流程进行传真发送和接收，确保传真内容清晰、准确。在发送传真前，应仔细核对传真号码和收件人信息，避免发错传真。三、通信费用管理（一）办公电话费用1.公司办公电话费用由行政部门统一支付，行政部门应每月对办公电话费用进行统计和分析，确保费用合理使用。2.如因职工个人原因导致办公电话费用异常增加，行政部门应查明原因，并根据情况要求职工承担相应费用。（二）移动电话费用1.公司对职工移动电话费用实行限额报销制度，具体报销标准根据职工岗位和工作需要确定。2.职工应在每月规定时间内提交移动电话费用报销申请，并提供相关发票和费用明细。行政部门对报销申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度进行报销。3.如职工移动电话费用超出报销限额，超出部分由职工自行承担。如因工作需要确实需要增加移动电话费用报销额度，职工应提前向公司提出申请，经公司领导批准后可适当调整报销额度。（三）其他通信工具费用1.对于公司配备的其他通信工具，如对讲机、传真机等，其费用由公司统一支付。行政部门应按照公司财务制度进行费用核算和报销。2.如因职工个人原因导致其他通信工具费用异常增加，行政部门应查明原因，并根据情况要求职工承担相应费用。四、通信行为规范（一）工作时间通信要求1.职工在工作时间内应保持通信畅通，及时接听工作电话、回复工作短信和邮件等。如因特殊原因无法及时接听或回复，应在事后及时说明情况并采取补救措施。2.职工在工作时间内不得使用通信工具从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、聊天等。如有违反，公司将视情节轻重给予相应的处罚。（二）信息传递规范1.职工在传递工作信息时，应确保信息准确、完整、及时。对于重要信息，应进行书面记录，并由相关人员签字确认。2.在使用电子邮件传递信息时，应注意邮件主题的准确性和简洁性，邮件内容应条理清晰、逻辑严谨。同时，应注意邮件的抄送和密送对象，避免信息泄露或误发。3.在使用短信传递信息时，应注意语言规范，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言。同时，应注意短信的发送对象，确保信息传递的准确性。（三）保密要求1.职工应严格遵守公司信息安全规定，不得泄露公司通信内容及相关信息。对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息，应采取严格的保密措施。2.在使用通信工具进行信息交流时，应注意选择安全可靠的通信方式，避免通过不安全的网络或通信渠道传递敏感信息。如因工作需要必须通过互联网传递敏感信息，应采取加密等安全措施。3.职工离职时，应将公司配备的通信工具及相关信息资料交还给公司，并确保已删除存储在通信工具中的公司敏感信息。五、通信设备维护与保养（一）办公电话维护与保养1.行政部门应定期对办公电话进行检查和维护，确保电话正常使用。如发现电话故障，应及时安排维修人员进行维修。2.职工在使用办公电话过程中，如发现电话出现异常情况，应及时向行政部门报告。行政部门应根据情况及时处理或安排维修。3.办公电话的维修费用由公司承担，但因职工个人原因导致电话损坏的，维修费用由职工个人承担。（二）移动电话维护与保养1.职工应自行负责移动电话的日常维护与保养，确保手机正常使用。如发现手机出现故障，应及时进行维修或更换。2.公司鼓励职工使用公司统一的移动办公软件，以便更好地进行工作沟通和协作。同时，职工应注意保护手机中的数据安全，定期备份重要数据。3.如因职工个人原因导致移动电话丢失或被盗，职工应及时向公司报告，并采取相应的措施防止信息泄露。同时，职工应自行承担因手机丢失或被盗造成的损失。（三）其他通信工具维护与保养1.对于公司配备的其他通信工具，如对讲机、传真机等，行政部门应定期进行检查和维护，确保设备正常使用。如发现设备出现故障，应及时安排维修人员进行维修。2.职工在使用其他通信工具过程中，如发现设备出现异常情况，应及时向行政部门报告。行政部门应根据情况及时处理或安排维修。3.其他通信工具的维修费用由公司承担，但因职工个人原因导致设备损坏的，维修费用由职工个人承担。六、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对职工通信工具使用情况和通信行为规范进行监督检查。行政部门可通过电话抽查、查看通信记录等方式进行监督。2.如发现职工违反本制度规定，行政部门应及时进行提醒和纠正，并记录在案。对于多次违反规定的职工，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核办法1.公司将职工通信管理情况纳入绩效考核体系，作为职工绩效评价的重要依据之一。2.对于通信畅通、遵守通信行为规范、妥善保管通信工具的职工，在绩效考核中给予适当加分；对于违反本制度规定的职工，在绩效考核中给予相应扣分。3.如因职工通信问题导致公司工作受到影响或造成损失的，公司将根据情