媒体公司合同管理制度

媒体公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强本媒体公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于广告发布合同、节目制作合同、合作协议、采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求提出法律意见。2.参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业支持。3.处理合同纠纷，提供法律解决方案。（二）业务部门1.负责合同的前期洽谈、起草、发起审批流程等工作。2.对合同的履行情况进行跟踪和监督，及时反馈合同履行过程中出现的问题。3.负责与合同对方进行沟通协调，解决合同履行过程中的争议。（三）财务部门1.参与合同涉及财务条款的审核，确保合同中的财务条款合理、准确。2.根据合同约定，负责款项的收付工作，对合同执行情况进行财务监督。3.协助处理合同纠纷中的财务问题。（四）行政部门1.负责合同档案的整理、归档和保管工作。2.提供合同管理所需的办公设施和资源支持。三、合同签订流程（一）合同立项业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、预计金额、履行期限等内容。（二）合同起草1.业务部门负责合同文本的起草工作，合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款是否存在免除或限制己方责任、加重对方责任等不公平条款。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至法务部门进行合法性审查。法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.同时，业务部门将合同文本提交至财务部门进行财务条款审核。财务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。3.法务部门和财务部门对合同文本进行审核后，如发现问题，应及时与业务部门沟通，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。（四）合同审批1.经法务部门和财务部门审核通过的合同文本，由业务部门发起合同审批流程，填写《合同审批表》，并附上合同文本、审核意见等相关材料。2.合同审批流程按照公司的审批权限进行，一般合同由部门负责人、分管领导审批；重大合同需经总经理办公会或董事会审批。3.审批部门应在收到合同审批材料后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。如审批通过，合同进入签订环节；如审批不通过，业务部门应根据审批意见对合同进行修改完善后重新发起审批流程。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同前，应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。盖章前，应仔细核对合同文本与审批通过的合同文本是否一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容，并将履行计划提交至相关部门备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划，对合同履行情况进行跟踪和监督，及时掌握合同履行进度，确保合同顺利履行。2.如发现合同履行过程中出现问题，业务部门应及时与合同对方当事人沟通协调，采取有效措施解决问题，并将情况及时反馈至相关部门。3.法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订流程与合同签订流程相同，需经法务部门合法性审查、财务部门财务条款审核、相关领导审批后，方可签订。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并对合同履行计划进行调整。（四）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议的签订流程与合同签订流程相同，需经法务部门合法性审查、财务部门财务条款审核、相关领导审批后，方可签订。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如结算款项、交付资料等，并将情况通知相关部门。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在合同签订和履行过程中，应严格按照合同约定和本制度的要求，履行各自的义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.法务部门应加强对合同管理工作的指导和监督，定期组织合同管理人员进行法律法规培训，提高合同管理人员的法律意识和风险防范能力。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷产生的原因，并提出初步的解决方案。2.业务部门将纠纷情况及初步解决方案提交至法务部门，法务部门根据情况进行分析研究，制定具体的纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司领导批准后，由业务部门负责与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，法务部门应负责提供法律支持，业务部门应积极配合。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、纠纷处理文件等相关资料收集齐全，并移交至行政部门。2.行政部门在接收合同档案资料时，应进行认真核对，确保资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.行政部门对接收的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行编号、装订。2.合同档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）档案保管1.行政部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年。3.合同档案保管期限届满后，如需销毁，应按照公司的档案管理制度进行审批和销毁。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等内容，并经部门负责人批准。2.查阅合同档案应在行政部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换合同档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案资料归还行政部门，并办理归还手续。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系统公司应建立合同管理系统，实现合同从立项、起草、审核、审批、签订、履行、变更、解除到档案管理等全过程的信息化管理。（二）系统功能要求1.合同管理系统应具备合同信息录入、查询、统计、分析等功能，方便合同管理人员对合同信息进行管理和跟踪。2.系统应能够自动提醒合同履行期限、审批期限等重要时间节点，确保合同管理工作的及时性和准确性。3.系统应具备权限管理功能，不同级别的用户只能访问和操作其权限范围内的合同信息。（三）数据维护1.合同管理人员应及时将合同相关信息录入合同管理系统，确保系统数