长沙市合同管理制度

长沙市合同管理制度总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在长沙市范围内签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的内容应当公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。诚实守信原则：合同双方当事人应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理制度的执行情况进行监督检查。2.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等具体工作。合同管理部门的主要职责包括：制定和完善合同管理制度，并组织实施；参与重大合同的谈判、起草、审核工作；负责合同的编号、登记、归档、保管等工作；监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；对合同纠纷进行调查、分析，并提出处理建议；定期统计、分析合同签订、履行情况，为公司决策提供依据。3.合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人作为合同承办人。合同承办部门的主要职责包括：根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核；负责与合同对方当事人进行谈判，协商合同条款；按照合同管理部门的审核意见，修改完善合同文本，并负责合同的签订工作；组织实施合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题；向合同管理部门报送合同履行情况及相关资料。合同的签订1.合同签订流程合同立项：合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并提交部门负责人审核。合同起草：合同承办人根据合同立项申请表的内容，起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，避免模糊不清或歧义条款。合同审核：合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行全面审核，提出审核意见。审核意见应明确指出合同文本中存在的问题，并提出修改建议。合同审批：合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素，对合同进行审批。重大合同应提交合同管理委员会审议。合同签订：经公司领导审批同意后，合同承办人代表公司与合同对方当事人签订合同。签订合同前，应仔细核对双方当事人的身份信息、授权委托书等相关文件，确保合同签订的主体合法、有效。合同签订后，应及时将合同文本原件交合同管理部门进行编号、登记、归档、保管。2.合同签订注意事项合同签订前，应充分了解合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等情况，确保合同对方当事人具有签订合同的能力和信誉。合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊不清或歧义的语言文字。合同中应明确约定双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同的可操作性和可执行性。合同签订时，应严格按照公司规定的审批流程进行审批，确保合同签订的合法性、合规性。未经公司领导审批同意，任何人不得擅自签订合同。合同签订后，应及时将合同文本原件交合同管理部门进行编号、登记、归档、保管。合同管理部门应建立合同台账，详细记录合同的签订时间、合同名称、合同编号、合同对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限等信息，以便于查询和管理。合同的履行1.合同履行原则全面履行原则：合同双方当事人应当按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式等全面履行自己的义务。协作履行原则：合同双方当事人应当相互协作，共同完成合同约定的义务。在合同履行过程中，一方当事人履行义务时，对方当事人应给予必要的协助和配合。经济合理原则：合同双方当事人应当在履行合同过程中，遵循经济合理的原则，选择合理的履行方式和履行期限，降低履行成本，提高经济效益。2.合同履行跟踪与监督合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。合同管理部门应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。合同履行过程中如出现重大问题或风险，合同承办部门应及时向合同管理部门和公司领导报告，并提出相应的解决方案。3.合同款项收付管理合同款项的收付应严格按照合同约定执行。合同承办部门应根据合同履行情况，及时向合同对方当事人发出付款通知或收款通知，并办理相关手续。财务部门应根据合同承办部门提交的付款通知或收款通知，审核相关凭证后办理款项收付业务。财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付时间、金额、付款方式、收款方式等信息，确保款项收付的准确性和及时性。合同款项收付过程中如出现争议或纠纷，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商解决，并将相关情况报告合同管理部门和公司领导。合同的变更与解除1.合同变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方当事人协商一致，需要变更合同内容的，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、条款等，并提交合同管理部门审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同变更申请进行审核，提出审核意见。审核意见应明确指出合同变更的必要性、可行性以及可能存在的风险，并提出修改建议。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同变更申请进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导应根据合同变更的性质、金额、风险等因素，对合同变更申请进行审批。重大合同变更应提交合同管理委员会审议。经公司领导审批同意后，合同承办人代表公司与合同对方当事人签订合同变更协议。签订合同变更协议前，应仔细核对双方当事人的身份信息、授权委托书等相关文件，确保合同变更协议签订的主体合法、有效。合同变更协议签订后，应及时将合同变更协议原件交合同管理部门进行编号、登记、归档、保管。2.合同解除合同履行过程中，如因不可抗力、一方当事人违约或双方当事人协商一致等原因，需要解除合同的，合同承办部门应填写《合同解除申请表》，详细说明合同解除的原因、时间、方式等，并提交合同管理部门审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同解除申请进行审核，提出审核意见。审核意见应明确指出合同解除的必要性、可行性以及可能存在的风险，并提出处理建议。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同解除申请进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导应根据合同解除的性质、金额、风险等因素，对合同解除申请进行审批。重大合同解除应提交合同管理委员会审议。经公司领导审批同意后，合同承办人代表公司与合同对方当事人签订合同解除协议。签订合同解除协议前，应仔细核对双方当事人的身份信息、授权委托书等相关文件，确保合同解除协议签订的主体合法、有效。合同解除协议签订后，应及时将合同解除协议原件交合同管理部门进行编号、登记、归档、保管。3.合同变更与解除的注意事项合同变更与解除必须符合国家法律法规的规定和合同约定的条件，不得擅自变更或解除合同。合同变更与解除应及时通知合同对方当事人，并办理相关手续。合同变更与解除后，双方当事人应按照变更或解除后的合同约定履行各自的义务。合同变更与解除过程中如出现争议或纠纷，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商解决，并将相关情况报告合同管理部门和公司领导。合同纠纷处理1.合同纠纷预防合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，定期组织合同管理人员进行业务培训，提高合同管理人员的业务水平和风险防范意识。合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。在合同签订前，合同承办部门应充分了解合同对方当事人的资信状况、经营情况等信息，对合同对方当事人进行必要的尽职调查，降低合同风险。2.合同纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，了解纠纷的原因和对方的诉求，并将相关情况报告合同管理部门。合同管理部门应组织相关人员对合同纠纷进行调查分析，收集相关证据材料，提出处理建议。处理建议应根据纠纷的性质、原因、后果等因素，综合考虑公司的利益和实际情况，提出合理的解决方案。合同承办部门根据合同管理部门的处理建议，与合同对方当事人进行协商谈判，争取达成和解协议。如协商谈判不成，合同承办部门应及时向公司领导报告，并根据公司领导的指示，采取诉讼或仲裁等法律手段解决合同纠纷。在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向合同管理部门和公司领导报告纠纷处理的进展情况，确保公司领导及时了解纠纷处理的动态，做出正确的决策。3.合同纠纷处理的注意事项合同纠纷处理应遵循合法、公正、公平的原则，维护公司的合法权益。合同纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，确保证据的真实性、合法性和关联性。合同纠纷处理应严格按照国家法律法规的规定和公司的授权进行，不得擅自采取未经授权的行动。合同纠纷处理结束后，合同承办部门应及时将纠纷处理的结果报告合同管理部门和公司领导，并将相关资料归档保存。合同档案管理1.合同档案的收集与整理合同签订后，合同承办人应及时将合同文本原件、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、相关证据材料等合同档案资料交合同管理部门进行编号、登记、归档。合同管理部门应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序对合同档案资料进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。2.合同档案的保管与借阅合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照防火、防潮、防虫、防盗等要求进行保管。因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅的合同名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息，并提交部门负责人审核。经合同管理部门负责人批准后，方可借阅合同档案。借阅人应在规定的时间内归还合同档案，并办理借阅登记手续。合同档案一般不得外借。如因特殊情况需要外借的，应经公司领导批准，并办理相关手续。外借期限一般不得超过[X]个工作日。外借期间，借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人或擅自复印、摘录合同档案内容。3.合同档案的销毁合同档案保管期限届满后，合