综合部档案管理制度

综合部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司综合部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司综合部各类档案的管理，包括但不限于行政文件、会议纪要、合同协议、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：综合部负责公司各类档案的集中收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合部档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门的档案管理工作。3.负责档案的安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全无损。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅服务。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和销毁。6.参与公司档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，定期移交综合部档案管理人员。2.协助综合部档案管理人员做好档案的查阅、借阅登记工作，确保档案的正常流转。3.按照档案管理要求，对本部门形成的档案进行妥善保管，防止档案丢失或损坏。4.配合综合部档案管理人员开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类行政文件，包括上级来文、公司发文、通知、通报、报告等。2.公司召开的各类会议的会议纪要、决议、记录等。3.公司签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司的工作计划、总结、统计报表等。5.公司的人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核材料等。6.公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司的工程建设档案，包括项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。8.公司的设备档案，包括设备采购合同、安装调试记录、维护保养记录等。9.公司的知识产权档案，包括专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损或褪色应及时修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：对每一份档案进行详细编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找和利用。（三）档案清查1.综合部档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合部档案管理人员办理查阅手续。2.综合部档案管理人员根据《档案查阅申请表》，在档案管理系统中查询档案信息，并将档案提供给查阅人员。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、抄录等。查阅结束后，应及时将档案归还综合部档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合部负责人审批。2.综合部负责人根据《档案借阅申请表》进行审批，如同意借阅，应在申请表上签字批准，并注明借阅期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.综合部档案管理人员根据审批后的《档案借阅申请表》，办理档案借阅手续，将档案借给借阅人员。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如逾期未还，应及时催还。4.借阅人员借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的。如因保管不善导致档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。（三）特殊档案查阅与借阅对于涉及公司机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密委员会批准后，方可查阅和借阅。查阅和借阅人员应签订保密协议，严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合部档案管理人员应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合部负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据鉴定意见，编制《档案鉴定意见书》，明确需要销毁的档案清单。《档案鉴定意见书》应经公司分管领导审批后生效。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应至少有两名档案管理人员在场监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁后应在《档案销毁登记表》上记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。3.《档案销毁登记表》应作为档案管理的重要资料进行保存，以备日后查阅。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）信息录入与维护1.综合部档案管理人员应按照档案管理要求，将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保档案信息的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，应做好数据的安全防护工作，防止数据泄露和被篡改。3.及时更新档案管理信息系统中的数据，确保档案信息与实际档案情况一致。对于档案的新增、修改、删除等操作，应在档案管理信息系统中进行相应记录。（三）系统使用与管理1.公司内部人员可通过档案管理信息系统查询和利用档案信息，但应遵守系统使用规定和档案管理相关制度。