行政公文写作与处理作业指导书

行政公文写作与处理作业指导书TOC\o"1-2"\h\u9940第一章行政公文写作概述 316881.1行政公文的概念与特点 3303741.1.1行政公文的概念 3287001.1.2行政公文的特点 3327111.1.3行政公文的种类 345641.1.4行政公文的用途 414581第二章行政公文写作基本原则 426661.1.5准确性 4259701.1.6规范性 5149331.1.7完整性 5197571.1.8简洁性 5219681.1.9逻辑性 6223581.1.10条理性 69127第三章行政公文格式与结构 688261.1.11公文纸型及格式 6141721.1.12版头格式 6201211.1.13主体格式 6105991.1.14版记格式 74311第二节行政公文的篇章结构 799011.1.15导语 796451.1.16正文 7144221.1.17结尾 776331.1.18排版 7285871.1.19装订 79005第四章行文规则与程序 8157881.1.20行文关系概述 8323981.1.21行文关系的分类 8154771.1.22行文关系的确定原则 8112711.1.23行文程序的构成 883671.1.24行文程序的规范要求 8315031.1.25上行文规则 9316431.1.26下行文规则 9248001.1.27平行文规则 931363第五章请示报告类公文写作 958101.1.28请示报告的格式 9303501.1.29请示报告的内容 9109321.1.30明确请示报告的目的和对象 10681.1.31严谨的结构和条理 1086991.1.32简洁明了的语言 10113481.1.33重点突出 10314211.1.34规范使用标点符号 10213301.1.35遵守公文写作规范 1065471.1.36准确表述请示事项 10175361.1.37尊重领导权威 10167911.1.38注意保密 10112441.1.39及时反馈 1130353第六章通知通报类公文写作 11118741.1.40通知通报的格式 11249931.1.41通知通报的内容 1146091.1.42检查范围 11214971.1.43检查内容 11165071.1.44检查要求 1183581.1.45时间安排 1162101.1.46工作措施 1134581.1.47明确主题，突出重点 12276991.1.48层次分明，逻辑清晰 12237411.1.49文字简练，表述准确 12198361.1.50注重格式，美观大方 12152611.1.51发布 12229911.1.52送达 122157第七章函电类公文写作 12225651.1.53函电的定义 12124661.1.54函电的格式 131571.1.55函电的内容 13128211.1.56明确函电主题 13287251.1.57严谨用词 13234691.1.58注意语气 1339531.1.59结构清晰 1367951.1.60篇幅适中 13110631.1.61函电的发送 13132411.1.62函电的回复 1414677第八章会议纪要类公文写作 1479401.1.63会议纪要的格式 14201271.1.64会议纪要的内容 1444271.1.65明确会议主题 14149731.1.66突出重点 15312841.1.67客观公正 1572621.1.68简洁明了 1562431.1.69规范用语 15106171.1.70整理 1583741.1.71审核 15198921.1.72发布 1561591.1.73存档 1526798第九章公文处理基本流程 15155331.1.74接收 15123571.1.75登记 168161.1.76分发 16194631.1.77传阅 1632441.1.78办理 1665121.1.79归档 1626240第十章公文处理注意事项 17181521.1.80保密原则 17107071.1.81保密措施 1791801.1.82公文的法律效力 17327241.1.83公文处理的法律规定 17139241.1.84公文处理的责任 17310351.1.85公文处理的监督 18第一章行政公文写作概述1.1行政公文的概念与特点1.1.1行政公文的概念行政公文，是指国家机关、社会团体、企事业单位等在行政管理活动中，按照特定格式和程序制发，用于传达政策、指导工作、处理事务、请示报告、答复询问、交流信息等公务的书面材料。它是国家行政机关实施管理和执行公务的重要工具。1.1.2行政公文的特点（1）法定性：行政公文具有法定效力，它是国家行政机关实施管理和执行公务的依据。（2）规范性：行政公文在格式、行文规则、语言表达等方面有严格的规范要求。（3）实用性：行政公文以解决实际问题为主要目的，注重实际效果。（4）时效性：行政公文具有较强的时效性，要求及时传达、处理和反馈。（5）正式性：行政公文是正式的书面材料，具有严肃性和庄重性。（6）针对性：行政公文针对性强，有的放矢，明确具体。第二节行政公文的种类与用途1.1.3行政公文的种类（1）命令（令）：用于发布重要法规、规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。（2）决定：用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员。（3）公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（5）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（6）通知：用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（7）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（8）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（9）请示：用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复：用于答复下级机关请示事项。（11）函：用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.1.4行政公文的用途（1）传达上级机关的决策和指示。（2）指导下级机关的工作。（3）报告工作情况。（4）请示事项。（5）批复下级机关的请示。（6）告知重要事项。（7）批转、转发公文。（8）表彰先进，批评错误。（9）其他公务活动。第二章行政公文写作基本原则第一节准确性与规范性1.1.5准确性行政公文作为机关单位之间传递信息、处理公务的重要工具，准确性。准确性体现在以下几个方面：（1）内容准确：公文内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大或遗漏之处。保证所引用的数据、事实和观点准确无误。（2）用词准确：选用恰当的词汇，准确表达意思，避免产生歧义。在涉及专业术语时，应使用规范、通用的表述。（3）表达准确：句子结构要清晰，逻辑严密，避免出现语病。标点符号使用要规范，保持段落之间的连贯性。1.1.6规范性（1）格式规范：行政公文格式应遵循国家相关标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等部分的排列顺序和书写要求。（2）语言规范：公文语言要严谨、规范，避免使用方言、口语和网络用语。同时要遵循公文写作的语法、修辞和逻辑规范。（3）程序规范：公文写作、审核、签发、分发等环节应遵循规定的程序，保证公文的合法性、有效性和权威性。第二节完整性与简洁性1.1.7完整性完整性是行政公文写作的重要原则，主要包括以下几个方面：（1）内容完整：公文应包含所有必要的信息，如背景、目的、依据、具体措施等，以便读者全面了解公文内容。（2）结构完整：公文结构要完整，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等部分，各部分之间要紧密联系，形成一个统一的整体。（3）语言完整：公文语言要完整表达意思，避免出现残缺、模糊、不明确的情况。1.1.8简洁性（1）语言简洁：公文语言要简洁明了，避免冗长、复杂的句子。尽量使用简练的词汇，提高表达效果。（2）内容简洁：公文内容要简洁，抓住主要问题，避免涉及无关紧要的细节。在阐述观点时，要直接明了，避免拐弯抹角。（3）结构简洁：公文结构要简洁，避免出现过多的层次和段落。合理划分段落，使公文层次分明，便于阅读。第三节逻辑性与条理性1.1.9逻辑性逻辑性是行政公文写作的关键要素，主要包括以下几个方面：（1）论点明确：公文中的观点要明确，有利于读者迅速把握公文的主题。（2）论据充分：公文中的论据要充分，有力地支撑论点，使公文具有说服力。（3）论证严密：公文中的论证要严密，避免出现逻辑漏洞，保证公文内容的合理性。1.1.10条理性（1）结构条理：公文结构要条理清晰，层次分明，便于读者理解公文内容。（2）语言条理：公文语言要条理分明，避免出现混乱、重复的情况。在表达观点时，要按照一定的逻辑顺序进行阐述。（3）内容条理：公文内容要条理清晰，抓住主要问题，逐一阐述，避免出现杂乱无章的情况。第三章行政公文格式与结构第一节行政公文的格式要求1.1.11公文纸型及格式行政公文应采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。公文格式包括版头、主体和版记三部分。1.1.12版头格式（1）份号：位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，如“001”等。（2）密级和保密期限：位于版头右上角，用黑体字标识，如“机密★一年”等。（3）紧急程度：位于版头左上角，用黑体字标识，如“紧急”等。（4）发文机关标志：居中排布，采用红色小标宋体字。（5）发文字号：位于发文机关标志下，居左排布，用阿拉伯数字标识。（6）签发人：位于发文字号右侧，居右排布。1.1.13主体格式（1）居中排布，采用小标宋体字。（2）主送机关：位于标题下，左侧顶格，用阿拉伯数字标识。（3）正文采用仿宋GB2312字体，每段首行缩进2字符。（4）成文日期：位于正文右下方，用阿拉伯数字标识。（5）印发机关和印发日期：位于版记上方，用仿宋GB2312字体。1.1.14版记格式（1）附件：如有附件，位于版记上方，左侧顶格。（2）版记：位于公文末尾，包括印发机关、印发日期和印数。第二节行政公文的篇章结构1.1.15导语行政公文的导语部分，简要说明公文的背景、目的和依据。1.1.16正文正文部分是行政公文的核心，主要包括以下内容：（1）公文主题：明确阐述公文涉及的主要事项。（2）事实陈述：详细陈述与公文主题相关的事实、情况。（3）分析论证：对事实进行分析、论证，提出观点。（4）结论和意见：根据分析论证，提出结论和意见。1.1.17结尾行政公文的结尾部分，对正文进行简要总结，提出执行要求或建议。第三节行政公文的排版与装订1.1.18排版（1）字体：行政公文应使用规范的汉字字体，如仿宋GB2312、宋体等。（2）字号：行政公文字号应根据内容重要程度和篇幅进行选择，一般采用小标宋体字。（3）行间距：正文行间距一般为1.5倍。（4）段间距：段落间应保持适当的间距，一般采用固定值。1.1.19装订（1）装订方式：行政公文应采用左侧装订，装订线位于版心左侧。（2）装订顺序：按照版头、主体、版记的顺序进行装订。（3）装订要求：装订牢固，整齐美观，不得有漏订、错订现象。（4）封面设计：封面应简洁大方，包含发文机关标志、标题、文号等信息。第四章行文规则与程序第一节行文关系的确定1.1.20行文关系概述行文关系是指机关、单位在行文过程中所形成的相互关系。正确确定行文关系，有助于提高公文处理的效率和质量。1.1.21行文关系的分类（1）上行文关系：指下级机关、单位向上级机关、单位行文的关系。（2）下行文关系：指上级机关、单位向下级机关、单位行文的关系。（3）平行文关系：指同级别机关、单位之间行文的关系。1.1.22行文关系的确定原则（1）依法确定原则：行文关系应根据国家法律法规、政策规定和实际工作需要来确定。（2）分级管理原则：行文关系应按照机关、单位的级别和职责范围来确定。（3）简化程序原则：在保证工作需要的前提下，尽量简化行文关系，提高公文处理效率。第二节行文程序的规范1.1.23行文程序的构成行文程序包括以下几个环节：草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、归档等。1.1.24行文程序的规范要求（1）草拟：草拟公文应遵循实事求是、简洁明了、规范严谨的原则，保证公文内容准确、完整。（2）审核：公文审核应对公文内容、格式、文字等进行全面审查，保证公文质量。（3）签发：签发公文应按照法定权限和程序进行，保证公文合法、合规。（4）缮印：缮印公文应保证印刷质量，保证公文的清晰、整洁。（5）校对：校对公文应对照原稿逐字逐句进行核对，保证公文无误。（6）用印：用印应严格按照规定程序进行，保证印章的真实、完整。（7）分发：分发公文应按照确定的范围和对象进行，保证公文及时、准确送达。（8）归档：归档公文应按照档案管理规定进行，保证公文的安全、完整。第三节行文规则的具体要求1.1.25上行文规则（1）严格遵循请示报告制度，不得越级请示报告。（2）请示报告事项应真实、准确、完整，不得隐瞒、虚报。（3）请示报告应一事一报，不得多头请示报告。1.1.26下行文规则（1）严格遵循逐级下行文原则，不得越级下行文。（2）下行文应明确、具体，便于下级机关、单位理解和执行。（3）下行文应注重政策指导，促进工作落实。1.1.27平行文规则（1）平行文应遵循相互尊重、平等协商的原则。（2）平行文应简洁明了，注重沟通协调。（3）平行文应遵循一事一文的原则，避免交叉行文。第五章请示报告类公文写作第一节请示报告的格式与内容1.1.28请示报告的格式请示报告作为一种常用的行政公文，其格式要求严谨、规范。以下是请示报告的基本格式：（1）文头：包括公文标题、文号、密级和紧急程度等。（2）主送机关：指呈报请示报告的上级领导或部门。（3）报告分为开头、主体和结尾三个部分。（4）结尾：一般用“请领导予以审批”或“请领导予以核示”等词语。（5）签名：包括报告人签名、报告日期等。（6）附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称。1.1.29请示报告的内容（1）开头：简要说明请示报告的背景、目的和依据。（2）主体：详细阐述请示报告的具体事项，包括以下内容：a.请示事项的详细情况；b.请示事项的必要性和可行性分析；c.对请示事项的处理意见和建议。（3）结尾：表达对领导审批的期望和感谢。第二节请示报告的写作技巧1.1.30明确请示报告的目的和对象在撰写请示报告前，要明确请示报告的目的和对象，以便有针对性地进行写作。1.1.31严谨的结构和条理请示报告的结构要清晰，条理要分明。正文部分应按照“开头主体结尾”的顺序进行撰写。1.1.32简洁明了的语言请示报告的语言要求简洁明了，避免使用冗长的句子和复杂的词语。尽量用简洁的文字表达清楚意思。1.1.33重点突出在请示报告中，要突出请示事项的重点，对关键问题进行详细阐述，以便领导迅速了解核心内容。1.1.34规范使用标点符号在请示报告中，要规范使用标点符号，保证语句通顺，表达清晰。第三节请示报告的注意事项1.1.35遵守公文写作规范请示报告作为行政公文，要严格遵守公文写作规范，保证格式正确、内容完整。1.1.36准确表述请示事项请示报告要准确表述请示事项，避免含糊其辞或产生歧义。1.1.37尊重领导权威请示报告要尊重领导权威，遵循领导指示，不得越级请示。1.1.38注意保密请示报告涉及的事项如有保密要求，要注意保密，不得泄露相关信息。1.1.39及时反馈请示报告获准后，要及时向上级领导或部门反馈执行情况，以便领导了解工作进展。第六章通知通报类公文写作第一节通知通报的格式与内容1.1.40通知通报的格式通知通报的格式主要包括以下几个部分：（1）位于正文上方居中，一般由发文机关、事由和文种组成，如“×××关于×××的通知”。（2）主送机关：位于标题下方，左侧顶格，列出接收通知通报的主要机关或单位名称。（3）正文部分分为导语、主体和结尾三个部分。（4）落款：位于正文右下方，注明发文机关全称和成文日期。（5）附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称和数量。1.1.41通知通报的内容（1）简要说明发文的目的、意义和背景。（2）主体：详细阐述通知通报的事项，包括任务、要求、措施、时间、地点等。（3）结尾：对主体部分进行简要概括，提出希望和要求。以下为通知通报格式示例：×××关于开展安全生产大检查的通知主送机关：各省、自治区、直辖市及计划单列市安全生产监督管理局，企业1.1.42检查范围1.1.43检查内容1.1.44检查要求1.1.45时间安排1.1.46工作措施落款：×××安全生产监督管理局×××年××月××日第二节通知通报的写作技巧1.1.47明确主题，突出重点在撰写通知通报时，要明确发文的目的和主题，突出重点，避免长篇累牍。1.1.48层次分明，逻辑清晰正文部分应按照逻辑顺序进行排列，层次分明，便于阅读。1.1.49文字简练，表述准确使用简练、规范的文字，避免使用模糊、笼统的表述，保证通知通报的准确性。1.1.50注重格式，美观大方在保证内容正确的前提下，注重通知通报的格式美观，使公文更具可读性。第三节通知通报的发布与送达1.1.51发布通知通报的发布应遵循以下原则：（1）按照规定的程序和范围进行发布。（2）保密级别较高的通知通报，应采取相应的保密措施。（3）对于重要通知通报，可采取多种方式进行发布，如发文、邮件、短信等。1.1.52送达通知通报的送达应遵循以下原则：（1）保证通知通报送达至指定机关或单位。（2）送达通知通报时，应注明送达日期。（3）对于重要通知通报，可采取电话确认、签字确认等方式，保证送达到位。（4）送达通知通报后，应及时回收回执，以确认接收情况。第七章函电类公文写作第一节函电的格式与内容1.1.53函电的定义函电，是指机关、企事业单位之间，以及与个人之间，在公务活动中使用的书信形式的公文。函电分为公函和电函两种，公函以书面形式发出，电函则以电报、电传或邮件等形式发出。1.1.54函电的格式（1）头部：包括函电标题、文号、密级、紧急程度等。（2）主送机关或个人：明确函电接收对象。（3）包括函电的引言、主体、结尾三部分。（4）落款：注明函电发送单位或个人名称、日期。（5）附件：如有附件，应在函电末尾注明。1.1.55函电的内容（1）引言：简要说明函电的背景和目的。（2）主体：明确阐述函电的具体事项，包括请求、答复、告知、商洽等。（3）结尾：表示敬意、期待回复或表示感谢。第二节函电的写作技巧1.1.56明确函电主题函电写作应围绕主题展开，避免无关内容，保证函电简明扼要。1.1.57严谨用词函电用词应准确、规范，避免使用模糊不清或容易产生误解的词汇。1.1.58注意语气函电的语气应礼貌、诚挚，尊重对方，避免命令式或指责性的表达。1.1.59结构清晰函电正文应结构清晰，层次分明，便于阅读。1.1.60篇幅适中函电篇幅应适中，过长容易使对方产生厌烦情绪，过短则可能无法表达清楚意图。第三节函电的发送与回复1.1.61函电的发送（1）函电发送前，应认真审查内容，保证无误。（2）选择合适的发送方式，如书面、电报、电传或邮件等。（3）函电发送后，及时关注对方回复，以便进行后续工作。1.1.62函电的回复（1）收到函电后，应及时回复，表明态度。（2）回复函电应遵循原文格式，保持简洁明了。（3）对于请求事项，应明确答复是否同意，并说明原因。（4）对于告知事项，应表示感谢，如有需要，可进行回应。（5）对于商洽事项，应充分表达己方意见，促进双方达成共识。第八章会议纪要类公文写作第一节会议纪要的格式与内容1.1.63会议纪要的格式会议纪要作为一种正式的行政公文，其格式应当规范、严谨。一般包括以下几个部分：（1）通常由“会议纪要”字样、会议名称、会议时间、会议地点组成，如“×年×月×日×次会议纪要”。（2）主送机关：指需要接收会议纪要的部门或单位。（3）包括会议基本情况、会议内容、会议结论、会议安排等。（4）落款：包括会议纪要的拟制单位、拟制日期等。（5）附件：如有相关附件，应附在会议纪要后面。1.1.64会议纪要的内容（1）会议基本情况：简要介绍会议的召开时间、地点、主持人、与会人员、列席人员等。（2）会议内容：详细记录会议讨论的议题、各与会人员的发言要点、形成的共识、达成的结论等。（3）会议结论：概括会议的主要成果，明确会议对各项议题的决策意见。（4）会议安排：明确会议的后续工作安排，包括责任单位、责任人、完成时间等。第二节会议纪要的写作技巧1.1.65明确会议主题在撰写会议纪要时，首先要明确会议的主题，保证纪要内容的针对性和准确性。1.1.66突出重点会议纪要应突出会议讨论的重点问题，详细记录关键发言和结论，避免冗长和琐碎。1.1.67客观公正会议纪要应客观、公正地反映会议内容，不偏袒任何一方，保证纪要的真实性。1.1.68简洁明了会议纪要的文字应简洁明了，避免使用复杂的句子和冗余的表述。1.1.69规范用语在撰写会议纪要时，应使用规范的公文用语，保证语言的严谨性和正式性。第三节会议纪要的整理与发布1.1.70整理会议结束后，应及时整理会议纪要，将会议内容、结论等关键信息归纳整理，形成文字材料。1.1.71审核整理好的会议纪要应送交会议主持人或相关领导审核，保证内容的准确性。1.1.72发布会议纪要经审核无误后，应及时发布给相关单位或部门，以便于执行和落实会议决议。1.1.73存档会议纪要作为重要文件，应及时归档保存，便于日后查阅和追溯。第九章公文处理基本流程第一节公文的接收与登记1.1.74接收（1）公文的接收应遵循规范程序，保证公文的完整性和安全性。接收人员应当具备高度的责任心，对公文进行严格审查。（2）接收公文时，应检查公文封面的完整性、密封情况以及是否符合规定的格式。如发觉异常，应立即报告上级领导。（3）对接收到的公文，接收人员应按照规定的时间和顺序进行分类，分别对待。1.1.75登记（1）公文登记是公文处理的重要环节，应保证登记准确、完整、规范。（2）登记内容应包括：公文标题、文号、来文单位、收文日期、紧急程度、密级、承办部门等。（3）登记人员应按照规定格式进行登记，字迹清晰、工整，不得涂改。第二节公文的分发与传阅1.1.76分发（1）公文分发应根据公文的性质、内容、紧急程度和密级，合理确定分发的范围和对象。（2）分发公文应遵循逐级分发的原则，保证公文在最短时间内传达到相关领导和部门。（3）分发人员应做好分发记录，以便于跟踪和查询。1.1.77传阅（1）公文传阅是指将公文传递给相关领导和部门阅读、审批、办理的过程。（2）传阅顺序应按照领导职务、部门职责和公文性质进行安排。（3）传阅过程中，应保证公文的安全、完整和及时。传阅人员应做好传阅记录，以便于跟