房屋建设合同管理制度

房屋建设合同管理制度一、总则1.目的为加强公司房屋建设合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有房屋建设项目涉及的各类合同，包括但不限于工程勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等应符合国家法律法规及相关政策的规定。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与合同谈判，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益。工程管理部门负责合同的起草、修订和审核，确保合同条款符合工程实际情况和要求。组织合同谈判，参与合同签订工作。负责合同的履行跟踪和协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。建立合同台账，对合同执行情况进行统计分析。财务部门参与合同的审核，对合同的付款方式、结算条款等进行审核。负责合同款项的支付审核和管理，确保资金支付安全。配合相关部门进行合同执行情况的监督和检查。2.合同承办人员职责负责合同项目的前期调研、资料收集等工作。按照公司要求起草合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整。参与合同谈判，如实汇报谈判情况，根据谈判结果及时修订合同文本。负责合同的送审、签订、履行等工作，并及时向部门负责人汇报合同执行情况。妥善保管合同相关资料，建立工作档案。三、合同签订管理1.合同签订流程项目发起：项目需求部门提出房屋建设项目申请，明确项目内容、要求、预算等信息。合同起草：工程管理部门根据项目需求，组织相关人员起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。审核会签合同文本起草完成后，先由工程管理部门负责人审核，审核通过后提交法务部门进行合法性审查。法务部门审查通过后，合同文本流转至财务部门进行付款方式、结算条款等方面的审核。各部门审核通过后，合同文本进行会签，会签部门应签署明确意见并加盖公章。合同签订：经审核会签通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司相关部门留存备份。2.合同审批权限一般合同：合同金额在[X]万元以下的，由工程管理部门负责人审核，法务部门审查，财务部门会签后，报公司分管领导审批。重大合同：合同金额在[X]万元以上（含[X]万元）的，除按照一般合同审批流程外，还需提交公司总经理办公会审议，报公司董事长审批。3.合同风险评估在合同签订前，应对合同风险进行评估。评估内容包括对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力、合同条款的合法性、合理性、完整性等。对于风险较大的合同，应制定相应的风险应对措施。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，工程管理部门应组织相关人员进行合同交底，将合同的主要内容、双方权利义务、履行要求等传达给合同执行人员。合同交底应形成书面记录，由参与交底人员签字确认。2.履行跟踪合同执行人员应按照合同约定，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度、质量、付款等情况。如发现合同履行过程中出现问题或偏差，应及时分析原因，采取有效措施进行纠正，并向部门负责人汇报。工程管理部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、付款情况、变更情况、纠纷处理情况等。3.变更管理合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，应签订书面补充协议。补充协议的签订流程与原合同签订流程一致。变更合同内容时，应明确变更的事项、原因、对合同价款、履行期限、质量标准等方面的影响，并经双方协商一致。工程管理部门应及时将合同变更情况通知相关部门和人员，确保合同变更得到有效执行。4.付款管理财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，对付款申请进行审核。付款申请应附合同执行情况说明、发票等相关资料。审核通过后，财务部门按照公司资金管理规定办理付款手续。付款时，应确保资金支付安全，避免出现资金风险。工程管理部门应配合财务部门做好付款管理工作，及时提供合同执行情况等相关信息。五、合同终止管理1.合同终止条件合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。合同双方协商一致，提前解除合同。因不可抗力或其他不可归责于双方的原因，导致合同无法继续履行。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。2.终止流程合同执行完毕或出现终止条件时，合同执行人员应及时向工程管理部门提交合同终止申请，并说明合同履行情况、终止原因等。工程管理部门对合同终止申请进行审核，审核通过后提交法务部门进行合法性审查。法务部门审查通过后，合同终止申请流转至财务部门进行款项结算等方面的审核。各部门审核通过后，办理合同终止手续，包括合同归档、清理往来款项等。六、合同纠纷处理1.纠纷预防在合同签订和履行过程中，应加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免纠纷的发生。定期对合同履行情况进行检查和总结，发现潜在风险及时采取措施加以防范。2.纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，合同执行人员应及时向工程管理部门报告，并提供相关证据材料。工程管理部门会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。根据纠纷处理方案，与对方进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，依法维护公司合法权益。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合仲裁机构或法院的工作，提供相关证据和资料。3.纠纷处理责任对于因合同承办人员工作失误导致合同纠纷的，应追究其相应责任。对于因部门审核把关不严导致合同纠纷的，应追究相关部门负责人的责任。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，合同承办人员应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门归档。相关资料包括合同审批表、会签单、补充协议、往来函件、履行记录、纠纷处理文件等。2.档案整理档案管理部门应对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、项目名称、签订时间等顺序进行编号、装订，确保档案资料完整、有序。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案管理部门应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、出借合同档案。4.档案销毁合同档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后，按照国家有关规定进行销毁。销毁档案时，应建立销毁记录，确保档案销毁过程可追溯。八、监督检查与考核1.监督检查公司定期对房屋建设合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的执行情况，合同档案管理情况，纠纷处理情况等。监督检查可采取查阅资料、实地走访、问卷调查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对合同管理部门和合同承办人员的工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量、履