政府通讯工具管理制度

政府通讯工具管理制度总则一、目的为规范政府部门及所属单位的通讯工具使用与管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于政府部门及所属各级单位，包括但不限于机关科室、事业单位、派出机构等。三、管理原则1.统一管理原则：政府通讯工具的采购、发放、使用、维护和报废等工作实行统一管理，由指定部门负责。2.安全保密原则：严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，保障通讯工具使用过程中的信息安全。3.节约高效原则：合理配置通讯工具资源，避免浪费，提高通讯工具的使用效率。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在通讯工具管理中的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。四、管理机构及职责1.管理机构成立政府通讯工具管理工作领导小组，负责统筹协调政府通讯工具管理工作。领导小组组长由政府分管领导担任，成员包括办公室、财务科、信息中心等相关部门负责人。2.职责分工（1）办公室：负责政府通讯工具的采购、发放、调配、维修、报废等日常管理工作；制定通讯工具使用规范和管理制度；负责通讯工具使用情况的监督检查和考核评估。（2）财务科：负责政府通讯工具采购资金的预算编制、审核和支付；对通讯工具的购置、维修等费用进行核算和管理。（3）信息中心：负责政府通讯工具网络系统的建设、维护和管理；提供技术支持和服务，保障通讯工具的正常运行。通讯工具的种类及配备标准一、种类政府通讯工具主要包括固定电话、移动电话、传真机、电子邮件等。二、配备标准1.固定电话（1）机关科室：根据工作需要，为每个科室配备一部固定电话，主要用于内部办公联系和对外业务沟通。（2）事业单位：根据单位规模和工作需要，合理配备固定电话，一般每个科室配备一部，重要岗位可适当增加。（3）派出机构：根据机构设置和工作需要，配备必要的固定电话，确保与上级部门和当地政府的联系畅通。2.移动电话（1）领导干部：按照工作需要，为领导干部配备移动电话，确保随时保持联系。移动电话费用由个人承担，单位给予一定的通讯补贴。（2）机关工作人员：根据工作岗位和职责，为部分机关工作人员配备移动电话，主要用于应急处理、外出办事等工作。移动电话费用由个人承担，单位可根据实际情况给予适当的通讯补贴。（3）事业单位工作人员：根据单位工作需要和人员编制情况，合理配备移动电话，一般由单位统一购置，费用由单位承担。（4）派出机构工作人员：根据机构工作需要和人员编制情况，配备必要的移动电话，费用由单位承担。3.传真机（1）机关科室：根据工作需要，为每个科室配备一台传真机，主要用于文件传输和资料交换。（2）事业单位：根据单位规模和工作需要，合理配备传真机，一般每个科室配备一台，重要部门可适当增加。（3）派出机构：根据机构设置和工作需要，配备必要的传真机，确保与上级部门和相关单位的文件传输畅通。4.电子邮件政府部门及所属单位应建立完善的电子邮件系统，所有工作人员应使用电子邮件进行内部办公和对外业务沟通。电子邮件系统的建设、维护和管理由信息中心负责。通讯工具的采购与发放一、采购程序1.需求申请：各部门根据工作需要，提出通讯工具采购申请，填写《通讯工具采购申请表》，经部门负责人签字后，报办公室审核。2.审核审批：办公室对各部门提交的采购申请进行审核，提出采购建议，报政府通讯工具管理工作领导小组审批。3.采购实施：经审批通过的采购申请，由办公室按照政府采购有关规定进行采购。采购过程中应严格遵守国家有关法律法规和采购程序，确保采购的通讯工具质量可靠、价格合理。4.验收入库：采购的通讯工具到货后，由办公室组织相关部门进行验收，验收合格后办理入库手续。二、发放管理1.固定电话发放：办公室根据各部门的申请和配备标准，为其发放固定电话，并办理相关手续。固定电话的使用人应妥善保管电话，不得私自转让或挪作他用。2.移动电话发放：办公室根据领导干部和机关工作人员的申请和配备标准，为其发放移动电话，并办理相关手续。移动电话的使用人应严格遵守移动电话使用规定，不得将移动电话用于私人事务或违规使用。3.传真机发放：办公室根据各部门的申请和配备标准，为其发放传真机，并办理相关手续。传真机的使用人应按照规定使用传真机，不得私自复印或发送与工作无关的资料。4.电子邮件账号发放：信息中心根据工作人员的岗位和职责，为其发放电子邮件账号，并告知其使用方法和注意事项。工作人员应妥善保管电子邮件账号，不得将账号泄露给他人或用于非法活动。通讯工具的使用与维护一、使用规定1.固定电话使用（1）使用固定电话应遵守国家有关电话使用的规定，不得拨打声讯电话、进行非法通话或恶意骚扰等行为。（2）机关科室的固定电话主要用于内部办公联系和对外业务沟通，应保持电话畅通，及时接听电话，不得无故拒接或拖延接听。（3）事业单位和派出机构的固定电话应根据工作需要合理使用，不得滥用电话资源。2.移动电话使用（1）使用移动电话应遵守国家有关移动通信的规定，不得在禁止使用移动电话的场所使用移动电话，如考场、会议室等。（2）领导干部和机关工作人员的移动电话应保持24小时开机，确保随时能够联系到本人。在外出办事或参加会议等情况下，应提前告知相关人员自己的联系方式。（3）移动电话的使用人应严格遵守通讯纪律，不得在工作时间内使用移动电话进行私人通话或玩游戏等行为。（4）移动电话的使用人应妥善保管移动电话，不得将移动电话丢失或损坏。如发现移动电话丢失或损坏，应及时报告办公室，并按照规定办理相关手续。3.传真机使用（1）使用传真机应遵守国家有关传真机使用的规定，不得发送与工作无关的资料或进行非法传真等行为。（2）传真机的使用人应按照规定使用传真机，不得私自复印或发送涉密资料。在发送传真前，应仔细核对传真内容，确保传真内容准确无误。（3）传真机的使用人应定期对传真机进行清洁和维护，确保传真机的正常运行。4.电子邮件使用（1）使用电子邮件应遵守国家有关互联网使用的规定，不得发送涉密信息或进行非法邮件等行为。（2）工作人员应严格遵守电子邮件使用规范，不得在电子邮件中使用不当语言或发送不良信息。（3）电子邮件的使用人应及时处理收到的电子邮件，不得拖延或遗漏重要邮件。在发送电子邮件时，应注明邮件主题和收件人，确保邮件能够及时送达。（4）电子邮件的使用人应定期清理邮箱，删除无用邮件，保持邮箱的整洁和畅通。二、维护管理1.固定电话维护办公室负责固定电话的维护和管理，定期对固定电话进行巡检和维修，确保固定电话的正常运行。如发现固定电话出现故障或损坏，应及时通知维修人员进行维修。2.移动电话维护移动电话的使用人应妥善保管移动电话，避免移动电话受到碰撞、摔落或进水等损坏。如发现移动电话出现故障或损坏，应及时报告办公室，并按照规定办理相关手续。办公室可根据实际情况，委托移动运营商对移动电话进行维修或更换。3.传真机维护信息中心负责传真机的维护和管理，定期对传真机进行巡检和维修，确保传真机的正常运行。如发现传真机出现故障或损坏，应及时通知维修人员进行维修。4.电子邮件维护信息中心负责电子邮件系统的维护和管理，定期对电子邮件系统进行升级和优化，确保电子邮件系统的稳定运行。如发现电子邮件系统出现故障或异常，应及时通知相关人员进行处理。通讯工具的费用管理一、固定电话费用管理机关科室的固定电话费用由办公室统一管理，按照实际使用情况进行核算和支付。事业单位和派出机构的固定电话费用由单位自行承担，按照规定进行核算和管理。二、移动电话费用管理1.领导干部的移动电话费用由个人承担，单位给予一定的通讯补贴。通讯补贴标准由政府根据工作需要和财政状况等因素确定，并按照规定进行发放。2.机关工作人员的移动电话费用由个人承担，单位可根据实际情况给予适当的通讯补贴。通讯补贴标准由各单位根据工作需要和财政状况等因素确定，并按照规定进行发放。3.事业单位工作人员的移动电话费用由单位承担，按照单位规定的费用标准进行核算和支付。4.派出机构工作人员的移动电话费用由单位承担，按照单位规定的费用标准进行核算和支付。三、传真机和电子邮件费用管理传真机和电子邮件的使用费用主要包括纸张、墨盒、网络流量等费用，由各单位自行承担，按照规定进行核算和管理。通讯工具的报废与更新一、报废条件1.固定电话、传真机等通讯工具出现严重故障，无法修复或修复成本过高的；2.移动电话、电子邮件账号等通讯工具使用年限超过规定期限，性能严重下降，无法满足工作需要的；3.因工作需要调整岗位或离职，不再需要使用原通讯工具的。二、报废程序1.申请报废：各部门或个人发现通讯工具符合报废条件后，应填写《通讯工具报废申请表》，经部门负责人签字后，报办公室审核。2.审核审批：办公室对各部门提交的报废申请进行审核，提出报废意见，报政府通讯工具管理工作领导小组审批。3.报废处理：经审批通过的报废申请，由办公室按照规定程序进行报废处理。报废的通讯工具应进行登记和备案，严禁私自处理报废的通讯工具。三、更新程序1.需求申请：各部门根据工作需要，提出通讯工具更新申请，填写《通讯工具更新申请表》，经部门负责人签字后，报办公室审核。2.审核审批：办公室对各部门提交的更新申请进行审核，提出更新建议，报政府通讯工具管理工作领导小组审批。3.采购更新：经审批通过的更新申请，由办公室按照规定程序进行采购更新。新购置的通讯工具应符合国家有关规定和标准，确保质量可靠、性能优良。通讯工具的监督检查与考核评估一、监督检查1.办公室定期对各部门和个人的通讯工具使用情况进行监督检查，重点检查通讯工具的使用是否符合规定、是否存在浪费现象等。2.监督检查可采取现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行，发现问题及时督促整改。3.各部门应加强对本部门通讯工具使用情况的自查自纠，及时发现和解决存在的问题。二、考核评估1.政府将通讯工具