政府采购项目管理制度

政府采购项目管理制度总则一、目的为规范公司政府采购行为，加强政府采购项目管理，提高政府采购资金使用效益，保障公司采购活动的公平、公正、公开，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位的政府采购项目管理，包括货物、工程和服务的采购。三、管理原则1.公开、公平、公正原则：政府采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，保障供应商的合法权益，维护市场竞争秩序。2.诚实信用原则：政府采购活动参与者应遵循诚实信用原则，不得有欺诈、串通、滥用职权等行为。3.节约成本原则：政府采购应以节约成本、提高资金使用效益为目标，选择性价比高的供应商和采购方式。4.依法依规原则：政府采购活动应严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购活动的合法性和合规性。四、管理机构及职责1.公司成立政府采购领导小组，负责公司政府采购工作的领导和决策，组长由公司总经理担任，副组长由分管采购的副总经理担任，成员包括财务、审计、纪检监察、需求部门等相关部门负责人。2.公司采购管理部门负责公司政府采购工作的具体实施和管理，制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购货物或服务等。采购管理部门应设专人负责政府采购工作，具备相应的专业知识和技能。3.需求部门负责提出采购需求，参与采购活动的前期准备和后期验收等工作。需求部门应指定专人负责政府采购工作，配合采购管理部门完成采购任务。4.财务部门负责政府采购资金的预算管理、支付结算等工作，对采购资金的使用进行监督和管理。5.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和公正性，发现问题及时提出整改意见。6.纪检监察部门负责对政府采购活动进行纪检监察，查处采购活动中的违法违纪行为，维护公司的利益和形象。采购计划与预算管理一、采购计划编制1.需求部门根据公司发展规划和实际工作需要，提出采购需求，并填写《采购需求申请表》，经部门负责人审核后，提交采购管理部门。2.采购管理部门对需求部门提交的《采购需求申请表》进行审核，确定采购项目的必要性、可行性和预算金额等，并编制《采购计划申请表》，经采购管理部门负责人审核后，提交政府采购领导小组审批。3.政府采购领导小组对采购管理部门提交的《采购计划申请表》进行审批，确定采购项目的采购方式、采购时间等，并下达《采购计划通知书》。二、采购预算管理1.公司财务部门根据公司发展规划和年度预算，编制公司政府采购预算，并提交公司董事会审批。2.公司政府采购预算经董事会审批后，由公司财务部门下达给各需求部门和采购管理部门，作为政府采购活动的预算依据。3.采购管理部门应严格按照采购预算进行采购活动，不得超预算采购。如确需调整采购预算，应按规定程序报公司董事会审批。采购方式与程序管理一、采购方式选择1.公司政府采购项目应根据采购项目的特点和需求，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用公开招标方式：（1）采购项目达到公开招标数额标准的；（2）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；（3）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.符合下列情形之一的，可以采用询价方式：（1）采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的；（2）按照招标程序难以确定价格的。二、采购程序1.公开招标程序（1）发布招标公告：采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、投标截止时间等。（2）发售招标文件：采购管理部门应按照招标公告的要求，发售招标文件，并收取招标文件费用。（3）组织现场踏勘：对于大型或复杂的采购项目，采购管理部门可以组织潜在投标人进行现场踏勘，了解项目现场情况。（4）开标：采购管理部门应按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，当众开启投标人提交的投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。（5）评标：采购管理部门应依法组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（6）定标：采购管理部门应根据评标委员会的评审结果，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（7）签订合同：中标人应按照中标通知书的要求，与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容。2.邀请招标程序（1）发出邀请书：采购管理部门应向符合条件的供应商发出邀请书，邀请书内容应包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、投标截止时间等。（2）发售招标文件：采购管理部门应按照邀请书的要求，发售招标文件，并收取招标文件费用。（3）组织开标、评标、定标等程序：邀请招标的开标、评标、定标等程序与公开招标程序相同。3.竞争性谈判程序（1）成立谈判小组：采购管理部门应依法组建谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（2）制定谈判文件：谈判小组应根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（3）确定邀请参加谈判的供应商名单：采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。（4）谈判：谈判小组应与供应商分别进行谈判，谈判内容应围绕采购项目的技术、质量、价格、服务等方面进行。（5）确定成交供应商：谈判小组应根据谈判结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（6）签订合同：成交供应商应按照成交通知书的要求，与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容。4.单一来源采购程序（1）采购需求确认：需求部门应向采购管理部门提交单一来源采购申请，说明采购项目的唯一性、紧迫性等情况，并提供相关证明材料。（2）采购方式审批：采购管理部门应将单一来源采购申请提交政府采购领导小组审批，经审批同意后，方可采用单一来源采购方式。（3）签订合同：成交供应商应按照采购管理部门的要求，与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容。5.询价程序（1）确定询价对象：采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，确定不少于三家的询价对象，并向其发出询价通知书。（2）询价：采购管理部门应向询价对象发出询价通知书，要求其在规定的时间内提交报价文件。（3）确定成交供应商：采购管理部门应根据询价对象的报价情况，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参加询价的未成交供应商。（4）签订合同：成交供应商应按照成交通知书的要求，与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容。采购合同管理一、合同签订1.采购合同应由采购管理部门与中标人或成交供应商签订，合同签订前应进行合同条款的审核，确保合同条款符合法律法规和公司内部规章制度的要求。2.采购合同应采用书面形式，合同内容应包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同应明确约定质量保证期、售后服务等内容，保障公司的合法权益。4.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本分别送财务部门、需求部门等相关部门备案。二、合同履行1.采购管理部门应督促中标人或成交供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行合同义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应参与合同履行的监督和验收工作，确保采购货物或服务符合合同约定的要求。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项，保障供应商的合法权益。三、合同变更与解除1.经双方协商一致，可以变更或解除采购合同。变更或解除采购合同应签订书面协议，并按照规定程序报公司董事会审批。2.因不可抗力等原因导致合同无法履行的，应及时通知对方，并按照法律法规的规定处理。采购验收管理一、验收准备1.需求部门应在采购合同约定的交货时间前，通知采购管理部门和相关部门做好验收准备工作。2.采购管理部门应组织相关部门成立验收小组，验收小组由需求部门、采购管理部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，负责采购货物或服务的验收工作。3.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。二、验收实施1.验收小组应按照验收方案的要求，对采购货物或服务进行验收，验收内容包括货物或服务的数量、质量、规格、技术参数等方面。2.验收小组应填写《采购验收报告》，详细记录验收过程和验收结果，验收报告应由验收小组成员签字确认。3.如验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改，整改完成后重新进行验收。如整改后仍不合格，应按照合同约定处理。三、验收归档1.验收完成后，验收小组应将《采购验收报告》等相关资料整理归档，并存入公司档案管理部门。2.档案管理部门应按照公司档案管理规定，对采购验收资料进行妥善保管，以备查阅。监督检查与责任追究一、监督检查1.公司审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和公正性，发现问题及时提出整改意见。2.公司纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪检监察，查处采购活动中的违法违纪行为，维护公司的利益和形象。3.公司各部门应加强对