建筑类合同管理制度

建筑类合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑类合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类建筑工程合同、建筑材料采购合同、建筑设备租赁合同等与建筑业务相关的合同管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。3.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更等情况进行登记和管理。4.监督检查合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.负责合同档案的整理、归档和保管。（二）业务部门业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关合同管理工作，主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.负责与合同对方进行谈判，争取有利的合同条款。3.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。4.定期向合同管理部门汇报合同履行情况。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，主要职责包括：1.审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。2.对重大合同出具法律意见书，协助业务部门和合同管理部门防范法律风险。3.参与合同纠纷的处理，提供法律支持。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，主要职责包括：1.审核合同付款条款是否合理，付款方式是否符合公司财务规定。2.监督合同款项的收付情况，确保资金安全。3.配合合同管理部门做好合同执行情况的财务分析。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、合同期限等基本情况，并附上相关背景资料。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）合同起草1.合同原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请及相关法律法规、公司制度，结合实际情况起草合同文本。2.合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。3.合同文本应语言规范、表述准确、逻辑严谨，避免出现歧义或模糊不清的条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行初审。合同管理部门主要从合同格式、条款完整性、文字表述等方面进行审核，并提出修改意见。2.合同管理部门初审通过后，将合同文本送法务部门进行法律审核。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，并出具法律审核意见。3.合同文本经法务部门审核通过后，送财务部门进行财务审核。财务部门主要审核合同付款条款是否合理，付款方式是否符合公司财务规定，并提出财务审核意见。4.业务部门根据合同管理部门、法务部门和财务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，修改后的合同文本再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.合同审核通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人具备相应的主体资格和履约能力。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并由法定代表人或其授权代表签字（或盖章），同时加盖公司合同专用章。3.合同签订过程中，业务部门应严格按照合同条款进行协商，确保合同内容符合双方意愿。如对方提出修改合同条款，业务部门应及时与合同管理部门、法务部门沟通，重新进行审核。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，使参与合同履行的人员熟悉合同条款，明确各自的权利和义务。2.合同交底内容包括合同的主要条款、履行要求、注意事项、风险防范措施等。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，并及时向对方当事人提供相关的履行凭证。3.如合同履行过程中出现对方当事人违约或其他影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如发函催告、追究违约责任等，并向合同管理部门报告。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订程序与合同签订程序相同，即先由业务部门起草，经合同管理部门初审、法务部门法律审核、财务部门财务审核后，报分管领导审批，最后由双方当事人签字（或盖章）。3.合同变更后，业务部门应及时将变更协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案，并对合同履行情况进行相应调整。（四）终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同即行终止。业务部门应及时通知合同对方当事人，并办理相关终止手续。2.合同终止后，业务部门应组织对合同履行情况进行总结和评价，分析合同履行过程中的经验教训，为今后的合同管理工作提供参考。3.合同管理部门应将合同终止情况及时登记在合同台账中，并对合同档案进行整理归档。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门、业务部门、法务部门等应加强沟通协作，在合同签订、履行过程中及时发现并解决可能引发纠纷的问题，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同履行过程中应严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因导致合同纠纷。如发现对方当事人存在违约或其他可能引发纠纷的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷原因，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案经分管领导审批后，业务部门应根据方案与合同对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，避免情绪化行为，争取通过友好协商达成一致意见。3.如协商不成，业务部门应及时将纠纷情况告知法务部门，由法务部门根据具体情况决定是否通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，法务部门应提供专业的法律支持和指导。4.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果向合同管理部门报告，并对纠纷处理过程中涉及的相关资料进行整理归档。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、合同变更协议、合同履行过程中的相关文件等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，建立合同档案目录。2.对合同档案资料中的文件进行排序、装订，确保档案资料的整齐、规范。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行存放，确保档案资料的安全、完整，防止档案资料的损坏、丢失或泄露。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出档案室，不得对合同档案进行涂改、损毁等行为。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应按照公司相关规定办理审批手续，并提供有效的证明文件。经公司领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理部门应按照档案管理的相关规定，对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.如需销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，由合同管理部门会同相关部门进行销毁。3.合同档案销毁过程应进行记录，确保销毁工作的合规、彻底。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可采取查阅合同档案、实地走访、问卷调查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对业务部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价