建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司建设工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、改造及公司管理决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设工程项目档案的管理，包括新建、改建、扩建等各类工程项目从项目前期准备到竣工验收全过程形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则建设工程档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.同步管理原则档案管理工作应与工程建设进度同步，做到工程建设到哪里，档案收集、整理、归档工作就跟进到哪里。3.真实性原则归档的文件材料必须真实反映工程建设实际情况，不得伪造、篡改。4.完整性原则全面收集工程建设各阶段形成的各类文件材料，确保档案内容完整，不遗漏重要信息。5.规范性原则档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准及公司规定，保证档案管理的规范化和标准化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定建设工程档案管理实施细则并组织实施。2.负责建设工程档案的接收、整理、分类、编号、装订、保管、统计和提供利用等工作。3.指导、监督和检查各工程项目部及相关部门的档案收集、整理工作，确保档案质量。4.参与工程竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核，出具档案验收意见。5.定期对建设工程档案进行鉴定，对已超过保管期限的档案提出处置意见，报公司领导批准后实施。6.负责建设工程档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。（二）工程项目部职责1.负责本工程项目各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目档案管理的日常工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理要求，对项目文件材料进行分类整理，编制档案目录，定期向公司档案管理部门移交档案。4.在工程建设过程中，及时将项目进展情况、重要会议纪要、工程变更等文件材料整理归档，确保档案与工程进度同步。5.协助公司档案管理部门做好工程档案的验收工作，对验收提出的问题及时整改。（三）相关部门职责1.工程技术部门：负责提供工程技术文件、图纸、勘察报告、设计变更等资料，并确保其准确性和完整性。2.物资设备部门：负责提供物资采购合同、设备清单、质量证明文件等资料。3.财务部门：负责提供工程费用支付凭证、财务决算报告等资料。4.质量管理部门：负责提供工程质量检验报告、质量验收记录等资料。5.安全管理部门：负责提供工程安全检查记录、事故处理报告等资料。各相关部门应明确专人负责本部门与工程建设有关文件材料的收集、整理，并及时移交工程项目部或公司档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件项目建议书、可行性研究报告及批复文件。环境影响评价报告及批复文件。项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程设计文件初步设计文件、施工图设计文件及设计变更文件。设计交底记录、图纸会审记录。3.工程施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底记录。工程定位测量、放线记录。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。工程质量检验批、分项分部工程验收资料。施工日志、工程大事记。工程变更通知单、工程洽商记录。工程质量问题处理记录。施工过程中的影像资料。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则。监理月报、监理季报、监理总结。监理通知单、监理工作联系单。工程质量评估报告、工程竣工预验收报告。5.工程竣工验收文件工程竣工验收报告。工程竣工备案表。工程质量保修书。工程决算报告。工程声像档案，包括工程建设全过程的照片、录像等。（二）收集要求1.各部门和工程项目部应按照档案收集范围，及时收集本部门和本项目形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式，并确保其真实性和可读性。3.对收集到的文件材料应进行分类整理，按照一定的逻辑顺序排列，便于后续的整理和归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）分类方法建设工程档案按照工程项目进行分类，每个工程项目下再按照文件材料的性质分为项目前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。（三）编号规则1.工程项目编号采用“工程名称缩写+年份+序号”的方式进行编号，例如：XX大厦202301。2.档案类别编号在工程项目编号后，按照档案类别顺序依次编号，如项目前期文件编为1，工程设计文件编为2，以此类推。3.案卷编号每个类别下的案卷按照顺序依次编号，如101、102……（四）装订要求1.归档文件材料应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。2.采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.案卷封面、卷内目录、备考表等应使用统一格式的纸张，填写清晰、准确。（五）编目要求1.编制卷内目录卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等项目，序号应按照文件排列顺序编写，文件编号应填写文件的原编号，责任者应填写文件的形成单位或个人，文件题名应填写文件的标题，日期应填写文件的形成日期，页次应填写文件在卷内的起止页码，备注应填写需要说明的事项。2.编制备考表备考表应置于卷尾，主要内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。本卷情况说明应填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，立卷人应填写负责立卷的人员姓名，检查人应填写对立卷质量进行检查的人员姓名，立卷时间应填写完成立卷的日期。五、档案归档（一）归档时间1.工程项目部应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案移交公司档案管理部门。2.对于分阶段竣工验收的工程项目，应在每个阶段竣工验收后[X]个月内，将该阶段形成的档案移交公司档案管理部门。（二）归档手续1.工程项目部向公司档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括工程项目名称、档案类别、案卷数量、移交日期等内容，并由双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与工程项目部沟通，要求其补充或更正。六、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的建设工程档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。3.对重要的纸质档案可进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享和远程利用。（三）保管期限建设工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、工程决算报告等。涉及工程安全、质量、环保等重要事项的文件材料。2.长期保管的档案工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件等。对工程建设有重要参考价值的文件材料，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案一般性的文件材料，保管期限为[X]年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对建设工程档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工程建设、维护、改造、管理决策等工作需要，可查阅建设工程档案。外部单位因工作需要查阅档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及卷号、查阅内容、归还日期等，确保档案利用过程可追溯。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、工程技术部门、质量管理部门等相关人员组成，负责建设工程档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司档案保管期限的要求，结合工程实际情况，对档案进行鉴定。鉴定档案是否仍有保存价值，对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册，清册应包括档案名称、