上汽档案管理制度

上汽档案管理制度一、总则（一）目的为加强上汽档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上汽集团总部及各子公司、分公司、事业部等所属单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）定义1.档案：是指各单位在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案等。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（四）基本原则1.集中统一管理原则：各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映本单位各项工作活动的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案信息的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管等工作。3.负责建立和维护本单位档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责本单位档案的查阅、利用服务工作，按照规定提供档案资料。5.负责组织本单位档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.负责对本单位各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门在各项工作活动中形成的档案的收集、整理、立卷工作，并定期移交本单位档案管理部门。2.负责指定专人负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.配合本单位档案管理部门做好档案的查阅、利用、鉴定、销毁等工作。4.按照本单位档案管理部门的要求，及时报送档案管理工作相关材料。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本单位档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管等具体工作，确保档案的质量和安全。3.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。4.负责档案的查阅、利用服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供准确、快捷的档案资料。5.负责档案的鉴定、销毁工作，提出档案鉴定和销毁意见，经批准后组织实施。6.负责对档案管理工作中发现的问题及时进行处理，并向上级领导汇报。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各类文件、报告、计划、总结、合同、协议、会议记录、纪要、报表、图纸、信函、声像资料等。3.本单位下属部门及分支机构报送的各类文件、资料、报表等。4.与本单位业务相关的其他单位或个人提供的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保材料的真实性、准确性和完整性。3.对重要的档案材料，应及时进行备份，防止档案信息的丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、存储和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.年度分类法：根据档案形成的年度进行分类，将同一年度形成的档案归为一类。2.组织机构分类法：按照本单位的组织机构设置进行分类，将各部门形成的档案归为一类。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题进行分类，将同一问题的档案归为一类。（二）编号规则1.档案编号由全宗号、年度号、类别号、保管期限号、件号或卷号等组成。2.全宗号：由上级档案管理部门统一编制，代表本单位档案全宗的编号。3.年度号：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.类别号：根据档案分类方法，用大写字母或数字表示，如“A”表示党群工作类，“B”表示行政管理类等。5.保管期限号：用阿拉伯数字表示，如“1”表示永久保管，“2”表示长期保管，“3”表示短期保管。6.件号或卷号：按照档案整理顺序依次编号，件号用阿拉伯数字表示，卷号用罗马数字表示。（三）编号示例例如：某单位一份党群工作类文件，形成于2023年，保管期限为长期，其档案编号为：全宗号2023A21五、档案的编目与装订（一）编目要求1.档案编目应准确、完整、清晰，便于档案的查阅和利用。2.档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3.档案题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了。4.日期应填写档案形成的具体年月日。5.责任者应填写档案的形成部门或个人。6.保管期限应按照档案保管期限表的规定填写。（二）装订要求1.纸质档案应进行装订，确保档案的整齐、牢固。2.装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。3.装订时应注意保持档案的原貌，不得对档案内容进行裁剪、涂改等处理。4.对破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制后再进行装订。六、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。3.电子档案应存储在服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存储。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管三种。2.永久保管的档案包括本单位的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，包括本单位的一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，包括本单位的临时性文件、资料等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对珍贵或易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本单位员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅本单位档案的，应持单位介绍信或工作证，填写《档案查阅申请表》，经本单位分管领导批准后，到档案管理部门查阅。3.涉及国家机密或本单位商业秘密的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行，经本单位保密部门批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或本单位分管领导对《档案查阅申请表》进行审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用要求1.档案利用应遵循保密、安全、合法的原则，不得利用档案从事违法违规活动。2.档案管理人员应积极为档案利用者提供优质服务，及时、准确地提供档案资料。3.对档案利用过程中发现的问题，应及时向档案管理部门负责人汇报，并采取相应的措施进行处理。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、价值大小等因素进行综合评估。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷、逐件审查，根据档案的保管期限、价值大小等因素，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3.《档案销毁清册》应经档案鉴定工作小组组长审核签字，并报本单位分管领导批准。（四）销毁程序1.档案管理部门根据批准的《档案销毁清册》，组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范。4.档案销毁工作完成后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由档案管理人员、监督人员签字确认。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.电子文件的整理应包括文件的分类、编号、编目、存储等内容，确保电子文件的完整性和系统性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存储。2.电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保电子档案的安全。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。（三）电子档案的查阅与利用1.本单位员工因工作需要查阅电子档案的，应通过档案管理信息系统进行查阅，并按照规定办理相关手续。2.外单位人员因工作需要查阅本单位电子档案的，应持单位介绍信或工作证，通过档案管理信息系统进行查阅，并按照规定