单位用印章管理制度

单位用印章管理制度一、总则（一）目的为加强单位印章管理，维护单位合法权益，规范印章使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及全体员工在公务活动中使用印章的管理。（三）印章种类及定义1.单位公章：代表单位对外行使权力、承担责任的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定文件或业务，代表法定代表人行使职权的印章。3.财务专用章：专门用于财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。4.合同专用章：用于签订各类合同的印章，明确合同的法律效力。5.部门章：各部门为开展特定业务范围内工作而使用的印章，仅在本部门业务范围内有效。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由使用部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、使用范围等内容。2.申请经单位负责人审批同意后，由行政管理部门统一办理刻制手续。行政管理部门应选择具有资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章领取并进行登记备案，记录印章的名称、规格、材质、领取时间、领取人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、使用范围等内容，并报单位负责人审批。2.经审批同意后，行政管理部门应发布印章启用通知，明确印章正式启用时间、使用范围、使用流程等事项。通知应发送至单位内部各部门及相关外部单位。3.印章启用时，应在印章启用申请表上加盖启用章，并留存一份复印件归档。同时，应将印章启用情况记录在印章使用登记簿上。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。每枚印章应指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等品质。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过单位负责人书面批准，并办理相关交接手续。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。如发现印章异常，应及时报告单位负责人，并采取相应措施。（二）保管地点1.单位公章、法定代表人章、财务专用章应存放在单位保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管，密码由保管人员设定并严格保密。2.合同专用章应存放在合同管理部门的保险柜内，由合同管理人员负责保管。3.部门章应存放在各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人保管。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全、完好。2.严格按照印章使用规定审核用印申请，对不符合规定的用印申请有权拒绝盖章。3.认真登记印章使用情况，详细记录用印日期、用印部门、用印内容、批准人等信息，做到账目清晰、有据可查。4.定期对印章进行检查，如发现印章磨损、损坏等情况，应及时报告单位负责人，并按照规定进行更换。5.在印章保管期间，如因保管不善导致印章丢失、被盗等情况，应立即向单位负责人报告，并承担相应责任。四、印章的使用（一）使用范围1.单位公章：用于以单位名义对外发布的公文、函件、证明、合同协议等文件；代表单位签署的各类法律文件、重要合同等；其他需要加盖单位公章的事项。2.法定代表人章：用于特定文件或业务，如法定代表人授权书、财务报表签字等。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。5.部门章：用于本部门业务范围内的文件、报表、通知等内部资料的盖章，不得用于对外签订合同或具有法律效力的文件。（二）使用流程1.用印申请用印部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印日期、用印部门、用印内容、文件名称、份数、批准人等信息。用印申请应根据印章使用范围，由相应的负责人进行审批。审批流程如下：一般文件用印：由部门负责人审核签字后，报行政管理部门负责人审批。重要文件、合同协议用印：由部门负责人审核签字后，报单位负责人审批。涉及财务、法律等重要事项用印：由相关业务部门负责人审核签字后，报财务负责人、法务负责人及单位负责人审批。2.用印审核印章保管人员收到用印申请后，应认真审核申请内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。对于不符合规定的用印申请，印章保管人员有权拒绝盖章，并说明理由。3.用印盖章经审核同意的用印申请，印章保管人员应在用印申请表上加盖“已用章”戳记，并按照规定的用印位置进行盖章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.用印登记印章保管人员应在用印完成后，及时将用印情况记录在《印章使用登记簿》上，详细记录用印日期、用印部门、用印内容、文件名称、份数、批准人、盖章人等信息。《印章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如文件时效性要求高、突发事件处理等），无法按照正常流程进行审批的，用印部门或个人应电话请示单位负责人同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.因出差、外出办公等原因无法在单位现场用印的，可采用传真、扫描等方式将用印申请表及相关文件发送回单位，经审批同意后，由印章保管人员在传真件或扫描件上加盖印章，并注明“此件与原件相符”字样。同时，应在收到原件后及时补盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因单位名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等内容，并报单位负责人审批。2.经审批同意后，行政管理部门应发布印章停用通知，明确印章停用时间、停用原因等事项。通知应发送至单位内部各部门及相关外部单位。3.印章停用后，保管人员应将印章及时交回行政管理部门，并办理交接手续。行政管理部门应对停用印章进行封存保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，由行政管理部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、数量、销毁原因等内容，并报单位负责人审批。2.经审批同意后，行政管理部门应组织专人对印章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁人员在《印章销毁登记表》上签字确认。3.销毁后的印章应妥善处理，防止印章流出造成不良影响。同时，应将印章销毁情况记录在单位档案中，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门单位设立印章管理监督小组，由行政管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行保管职责，是否存在擅自将印章交予他人保管或使用的情况。2.印章使用情况：检查用印申请是否规范，审批手续是否齐全，用印登记是否完整准确，是否存在违规用印的情况。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用与销毁手续是否齐全，是否按照规定进行封存保管和销毁处理。（三）检查频率印章管理监督小组应定期对印章管理情况进行检查，每季度至少进行一次全面检查，并形成检查报告。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章的。2.超越印章使用范围使用印章的。3.用印申请审批手续不全或未按规定流程用印的。4.印章保管不善导致印章丢失、被盗、损坏或擅自交予他人保管的。5.伪造、变造印章或使用伪造、变造印章的。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，一经发现，应立即停止违规行为，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.因违规使用印章给单位造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.对于印章保管不善导致印章丢失、被盗、损坏等情况，保管人员应承担相应责任，并视情节轻重给予相应的