建材公司合同管理制度

建材公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同法律行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应当公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。4.诚实守信原则：合同双方当事人应当诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，挂靠在法务部门，负责公司合同的统一管理工作。（二）职责分工1.合同管理办公室负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。参与重大合同的谈判、起草、审核、签订等工作。对公司签订的合同进行统一登记、编号、归档和保管。定期对公司合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。负责合同纠纷的处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼等活动。定期对公司合同管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。2.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本提交合同管理办公室审核。负责本部门合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，并将有关情况反馈给合同管理办公室。协助合同管理办公室处理本部门合同纠纷的相关事宜。3.法务部门负责对公司合同进行法律审核，提出法律意见和建议，防范法律风险。参与重大合同的谈判、起草等工作，为合同签订提供法律支持。负责处理公司合同纠纷的法律事务，代表公司参与诉讼、仲裁等活动。4.财务部门负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务收支符合公司财务制度和相关法律法规的规定。负责监督合同款项的收付情况，及时与业务部门沟通协调，确保合同款项的及时足额收回。协助合同管理办公室对合同履行情况进行财务审计。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同立项：业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并提交相关背景资料。2.合同起草：合同立项申请经批准后，业务部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规的规定，内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现歧义或漏洞。3.合同审核业务部门审核：业务部门负责人对合同文本进行审核，重点审核合同条款是否符合业务需求，合同内容是否完整、准确，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。审核通过后，在合同文本上签署审核意见并签字。法务部门审核：合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，是否存在法律风险，合同条款是否符合法律法规的规定等。审核通过后，出具法律意见书。财务部门审核：财务部门对合同中的财务条款进行审核，重点审核合同价款的支付方式、支付时间、结算方式等是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定，是否存在财务风险等。审核通过后，在合同文本上签署审核意见并签字。其他相关部门审核：根据合同的性质和内容，涉及其他相关部门的，由其他相关部门进行审核，并签署审核意见。4.合同审批：经业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门审核通过的合同文本，提交公司领导进行审批。公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批，并签署审批意见。5.合同签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力。合同签订时，应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同一式多份，由合同管理办公室统一编号、登记后，分发给相关部门存档。（二）合同签订注意事项1.合同对方当事人的主体资格审查：业务部门在签订合同前，应认真审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关资料，确保对方当事人具有合法的主体资格。同时，要了解对方当事人的履约能力、商业信誉等情况，避免与不具备履约能力或信誉不佳的单位签订合同。2.合同条款的审查：合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊不清、容易引起歧义的语言。合同中应明确约定双方的权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款。同时，要根据合同的性质和特点，合理约定争议解决方式、保密条款、不可抗力条款等其他条款。3.合同签订的授权委托：签订合同必须由公司法定代表人或其授权的代理人进行。授权代理人签订合同的，应出具公司法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围、授权期限等内容。授权委托书应与合同一并存档。4.合同的盖章：合同签订后，应加盖公司合同专用章或公章。盖章时，应确保印章清晰、完整，符合公司印章管理规定。严禁在空白合同文本上加盖印章。四、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则：合同双方当事人应当按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式等全面履行自己的义务。2.协作履行原则：合同双方当事人应当相互协作，共同完成合同约定的义务。在合同履行过程中，一方当事人需要对方当事人协助的，对方当事人应当给予必要的协助。3.经济合理原则：合同双方当事人应当在履行合同过程中，遵循经济合理的原则，选择适当的履行方式和履行期限，降低履行成本，提高经济效益。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门负责对本部门签订的合同履行情况进行跟踪和监督，及时了解合同履行进度，发现问题及时解决。业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况等。2.合同管理办公室定期对公司合同的履行情况进行检查和监督，发现问题及时向业务部门反馈，并督促业务部门采取措施解决。合同管理办公室应定期对合同履行台账进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的风险，并提出防范措施和建议。3.财务部门负责监督合同款项的收付情况，确保合同款项的及时足额收回。财务部门应定期与业务部门核对合同款项的收付情况，发现问题及时沟通协调，确保合同款项的安全。（三）合同履行中的变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同双方当事人应协商一致，并签订书面协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，合同双方当事人应及时通知对方，并协商解决办法。如需解除合同，合同双方当事人应签订书面协议，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。3.合同变更或解除后，合同管理办公室应及时对合同档案进行更新和调整，并将相关情况通知财务部门等相关部门。五、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理办公室进行归档。合同管理办公室应按照合同的类别、编号等进行分类整理，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本、合同立项申请表、合同审批表、法律意见书、财务审核意见、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、履行记录等相关资料。（二）合同保管1.合同管理办公室应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的要求进行分类存放。合同档案应建立索引目录，便于查找和查阅。3.合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可以按照档案管理的规定进行销毁。六、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款明确、具体、完整，避免出现歧义或漏洞。2.加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，避免纠纷的发生。3.加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因员工的疏忽或失误导致合同纠纷的发生。（二）合同纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关资料。合同管理办公室应立即组织相关人员进行调查和分析，了解纠纷的原因、经过和现状，提出初步处理意见。2.根据合同纠纷的性质和情况，合同管理办公室可以组织业务部门、法务部门等相关人员进行协商解决。协商解决合同纠纷时，应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，充分听取双方当事人的意见，寻求双方都能接受的解决方案。3.如协商解决不成，合同管理办公室应及时向公司领导报告，并根据公司领导的指示，决定是否通过调解、仲裁或诉讼等方式解决合