乙供材料管理制度

乙供材料管理制度一、总则（一）目的为加强公司乙供材料管理，规范乙供材料采购、供应、使用及结算等环节的工作流程，确保工程质量，控制成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及乙供材料采购、供应及使用的项目。（三）定义1.乙供材料：指由乙方负责采购供应的用于工程项目的各类材料、设备等物资。2.乙方：指与公司签订相关合同，负责乙供材料采购、供应及相关服务的供应商或合作方。二、职责分工（一）采购部门1.负责乙供材料供应商的开发、选择、评估及管理。2.根据项目需求，编制乙供材料采购计划，并组织实施采购工作。3.负责与供应商签订采购合同，明确采购材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保材料按时、按质、按量供应。（二）项目部门1.根据项目施工进度，提前向采购部门提交乙供材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、使用时间等要求。2.负责对进场的乙供材料进行验收，检查材料的质量、规格、数量等是否符合要求，并填写验收记录。3.负责乙供材料在施工现场的保管、使用及管理，确保材料安全、合理使用，避免浪费和丢失。4.协助采购部门处理与乙供材料相关的其他事宜。（三）质量部门1.参与乙供材料供应商的评估工作，对供应商提供的材料质量保证文件进行审核。2.负责对进场乙供材料的质量进行抽检和检验，确保材料质量符合相关标准和要求。3.对不合格乙供材料的处理情况进行跟踪和监督，防止不合格材料用于工程项目。（四）财务部门1.负责审核乙供材料采购合同的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定。2.根据采购合同和验收记录，办理乙供材料的付款手续，对付款情况进行记录和核算。3.参与乙供材料成本分析和控制工作，提供相关财务数据和建议。三、采购管理（一）供应商管理1.供应商开发采购部门应通过多种渠道收集乙供材料供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面的情况。根据评估结果，选择合格的供应商纳入公司供应商名录。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.供应商考核建立供应商考核制度，明确考核指标和考核周期。采购部门每月对供应商的供货情况进行考核，考核结果与供应商的合作份额、付款方式等挂钩。对于连续考核不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并重新选择供应商。（二）采购计划1.需求预测项目部门应根据项目施工进度计划，提前对乙供材料的需求进行预测，填写乙供材料需求预测表。需求预测应包括材料的规格、型号、数量、使用时间等信息，并考虑一定的安全库存。2.采购计划编制采购部门根据项目部门提交的乙供材料需求预测表，结合库存情况，编制乙供材料采购计划。采购计划应明确采购材料的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等内容，并经相关部门审核批准。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整等原因导致乙供材料需求发生变化，项目部门应及时通知采购部门。采购部门根据实际情况对采购计划进行调整，并重新办理相关审批手续。（三）采购合同1.合同签订采购部门根据采购计划，选择合适的供应商进行谈判，签订乙供材料采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给项目部门、质量部门、财务部门等相关部门。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。项目部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时提供材料使用计划和验收信息。质量部门应按照合同约定的质量标准对进场材料进行检验，确保材料质量符合要求。3.合同变更在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并经相关部门审核批准。四、供应管理（一）材料供应1.供应商送货供应商应按照采购合同约定的交货时间、交货地点将乙供材料送达施工现场。供应商送货时应提供材料的质量证明文件、送货清单等资料，并配合项目部门做好材料验收工作。2.自提材料对于一些特殊情况需要项目部门自提的乙供材料，采购部门应提前通知项目部门，并提供相关的提货信息。项目部门应按照采购部门的通知要求，按时到指定地点提货，并做好材料的运输和保管工作。（二）运输管理1.运输方式选择采购部门应根据乙供材料的性质、数量、运输距离等因素，选择合适的运输方式，确保材料安全、及时送达施工现场。对于一些贵重、易损的材料，应选择专业的运输公司进行运输，并采取相应的防护措施。2.运输过程控制在材料运输过程中，应做好运输过程的控制工作，确保材料不受损坏、丢失。如因运输原因导致材料损坏或丢失，采购部门应及时与运输公司协商解决，并采取相应的补救措施。（三）交货验收1.验收准备项目部门在乙供材料到货前，应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。验收人员应熟悉材料的质量标准和验收要求，掌握验收方法和技巧。2.验收程序乙供材料到货后，项目部门应按照合同约定的质量标准和验收要求进行验收。验收内容包括材料的规格、型号、数量、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员应填写验收记录，并签字确认。3.不合格材料处理如发现乙供材料存在质量问题或不符合合同约定的要求，项目部门应及时通知采购部门，并拒绝接收。采购部门应与供应商协商解决不合格材料的处理问题，如退货、换货、补货等。对于不合格材料的处理情况，采购部门应做好记录，并跟踪处理结果。五、使用管理（一）材料保管1.仓库管理项目部门应设立专门的乙供材料仓库，对进场的乙供材料进行分类存放，并做好标识。仓库应保持通风、干燥、整洁，确保材料不受潮、生锈、变质等。仓库管理人员应定期对材料进行盘点，确保账物相符。2.现场保管在施工现场，项目部门应根据材料的性质和使用情况，采取相应的保管措施，确保材料安全、合理使用。对于一些易燃易爆、有毒有害的材料，应设置专门的存放区域，并采取相应的防护措施。（二）材料领用1.领用计划项目部门应根据施工进度计划，提前编制乙供材料领用计划，明确领用材料的名称、规格、型号、数量等信息。领用计划应经相关部门审核批准后，方可实施。2.领用手续施工班组或个人领用乙供材料时，应填写材料领用单，并经项目负责人签字批准。仓库管理人员应根据材料领用单发放材料，并做好记录。3.余料管理施工过程中产生的余料，项目部门应及时清理回收，并办理退库手续。仓库管理人员应对余料进行妥善保管，以便下次使用。（三）材料使用监督1.现场监督项目部门应安排专人对施工现场的乙供材料使用情况进行监督，确保材料按照规定的用途和用量使用。监督人员应及时发现和纠正材料使用过程中的浪费、违规等行为。2.成本控制项目部门应加强对乙供材料成本的控制，合理安排材料使用，降低材料损耗，提高材料利用率。财务部门应定期对乙供材料成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。六、结算管理（一）结算依据1.乙供材料采购结算应以采购合同、验收记录、发票等相关资料为依据。2.采购合同应明确结算方式、结算时间、付款条件等条款。（二）结算流程1.供应商申请供应商在完成乙供材料供应后，应按照合同约定的时间向采购部门提交结算申请，包括结算清单、发票等资料。2.采购部门审核采购部门收到供应商的结算申请后，应及时进行审核，核对结算清单与采购合同、验收记录等资料是否一致。审核内容包括材料的规格、数量、价格、质量等方面。3.项目部门确认采购部门审核通过后，将结算申请提交给项目部门进行确认。项目部门应根据现场实际使用情况，对结算申请进行确认，并签字盖章。4.财务部门审核付款财务部门收到采购部门提交的结算申请和项目部门的确认意见后，应进行审核。审核内容包括合同付款条款、发票真实性、金额准确性等方面。审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。（三）结算争议处理1.如供应商与公司在乙供材料结算方面存在争议，双方应首先通过协商解决。2.协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、监督检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对乙供材料管理情况进行审计，检查采购、供应、使用及结算等环节的工作是否符合本制度的规定。2.审计内容包括采购合同的签订与执行、材料验收、保管、使用、结算等方面。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）定期