常熟学校采购管理制度

常熟学校采购管理制度总则目的为规范常熟学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于常熟学校各部门、各年级在教学、科研、行政、后勤等活动中所需物资、服务的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：追求采购资金使用效益最大化，确保所采购的物资和服务符合学校实际需求，性价比高。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门采购职责，避免多头采购、重复采购。采购组织与职责采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校采购工作的统筹规划、制度制定、流程指导、监督检查等工作。其主要职责包括：1.研究制定学校采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.审核各部门采购计划，汇总编制学校年度采购预算。3.建立和管理学校供应商库，组织供应商的考察、评估和选择。4.负责采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的组织和协调。5.监督采购合同的签订、履行和验收，处理采购过程中的投诉和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。使用部门各使用部门负责本部门采购需求的提出、采购项目的前期调研、采购合同的执行和验收等工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。2.对采购项目进行前期调研，提供技术参数、规格型号、质量标准等详细要求。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，协助采购管理部门确定供应商。4.负责采购合同的执行，及时与供应商沟通协调，确保采购物资和服务按时、按质、按量供应。5.组织对采购物资和服务进行验收，填写验收报告。6.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进意见。财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核、账务处理等工作。其主要职责包括：1.参与学校年度采购预算的编制，审核采购资金预算安排的合理性。2.按照采购合同和相关规定，审核采购付款申请，办理采购资金支付手续。3.对采购项目的费用支出进行账务处理，定期与采购管理部门和使用部门核对账目。4.配合采购管理部门做好采购项目的成本核算和效益分析工作。采购预算管理预算编制1.各使用部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前提出下一年度采购需求，填写采购申请表，报采购管理部门。2.采购管理部门对各使用部门提交的采购申请表进行审核汇总，结合学校财力状况和事业发展规划，编制学校年度采购预算草案，报学校领导审批。3.学校年度采购预算经批准后，由采购管理部门下达给各使用部门执行。各使用部门应严格按照预算控制采购支出，不得超预算采购。预算调整1.在预算执行过程中，因特殊原因需要调整采购预算的，使用部门应填写采购预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容和调整金额，报采购管理部门审核。2.采购管理部门对采购预算调整申请表进行审核后，报学校领导审批。经批准的采购预算调整事项，由采购管理部门下达给各相关部门执行。采购流程采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，报采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门准确了解采购需求。采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学校根据实际情况确定），采购管理部门审核后直接办理采购手续；对于金额较大的采购项目，采购管理部门审核后报学校领导审批。3.学校领导根据采购管理部门的审核意见，对采购项目进行审批。审批通过的采购项目进入采购实施环节。采购实施1.招标采购对于达到公开招标限额标准的采购项目，采购管理部门应按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定，委托具有相应资质的招标代理机构组织公开招标。招标代理机构应在规定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。采购管理部门和使用部门应组成评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。2.竞争性谈判采购对于符合竞争性谈判采购条件的采购项目，采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同条款等要求。在谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，确定成交供应商。3.询价采购对于采购金额较小、规格型号单一、市场货源充足的采购项目，采购管理部门可以采用询价采购方式。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。4.单一来源采购符合单一来源采购条件的采购项目，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并填写单一来源采购审批表，报学校领导审批。经批准后，采购管理部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送学校法律顾问进行合法性审查。经审查无异议后，采购管理部门与供应商签订合同，并加盖学校公章。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。合同履行与验收1.合同履行采购合同签订后，供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购物资和服务。使用部门应积极配合供应商，做好合同履行过程中的协调和沟通工作。采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.验收采购物资和服务到货后，使用部门应按照合同约定和相关验收标准组织验收。验收人员应包括使用部门的专业技术人员、采购管理部门的人员等。验收人员应认真核对采购物资的名称、规格型号、数量、质量等是否与合同约定一致，对验收合格的采购物资和服务填写验收报告，并签字确认。对于验收不合格的采购物资和服务，使用部门应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货。如供应商拒绝履行义务，使用部门应及时向采购管理部门报告，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。付款1.采购物资和服务验收合格后，使用部门应填写付款申请表，附上采购合同、验收报告等相关资料，报采购管理部门审核。2.采购管理部门对付款申请表进行审核后，报财务部门。财务部门按照采购合同和相关规定，审核付款申请，办理采购资金支付手续。3.对于金额较大的采购项目，财务部门可以根据合同约定和实际到货情况，分期支付采购资金。供应商管理供应商选择1.采购管理部门应建立学校供应商库，通过公开征集、推荐、邀请等方式，收集供应商信息。2.对申请进入供应商库的供应商，采购管理部门应组织相关人员进行考察和评估，主要考察供应商的资质信誉、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据考察和评估结果，采购管理部门确定合格供应商名单，纳入学校供应商库管理，并定期对供应商库进行更新和维护。供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货情况进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.使用部门应及时反馈供应商在合同履行过程中的表现，提供相关的评价意见。采购管理部门根据使用部门的反馈意见和采购合同的履行情况，对供应商进行综合评价和考核。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应暂停或取消其在学校的供货资格，并及时将相关情况通知供应商。采购监督与审计内部监督1.学校设立采购监督小组，负责对采购工作进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购项目的采购程序、采购合同、采购资金使用等情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改。3.采购管理部门应主动接受采购监督小组的监督检查，积极配合采购监督小组开展工作，及时向采购监督小组报告采购工作中的重大事项。审计监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用效益等方面。2.采购管理部门和使用部门应积极配